Temps de travail pour conduite de projet?

[sachem]

Bonjour

Je vais devoir m'atteler sérieusement au projet de construction d'une mediatheque. Youpi et surtout enfin!

Le problème est comment y consacrer du temps? Nous ne sommes que 2 Etp + 12 bénévoles pour une commune de 6300 habitants. Ce n'est pourtant pas faute de les avoir prévenu...

J'ai un rdv demain avec mon élu avant de voir le maire à ce sujet: ce que l'on souhaite l'un comme l'autre, c'est un recrutement mais comment convaincre le décideur qui vient juste de comprendre qu'il faudra plus de personnel pour le futur établissement

[B. Majour]

Bonjour Sachem

 

Déjà, tu peux dire qu'il faut 1 ETP par 2000 habitants.

 

Ton cas dépend aussi de la surface et de la collection en nombre de documents.

 

Après, tu devrais jeter un coup d'oeil au document de Ferris, sur le temps de travail en bibliothèque.

Afin de montrer quand tu auras le temps de monter le projet d'une nouvelle médiathèque.

 

Sinon tu as des livres qui parlent de ce sujet :

2765405018 : "Un espace pour le livre de Jacqueline Gascuel", Cercle de La librairie 1993, collection Bibliothèques
2765406561 : Concevoir, réaliser et organiser une bibliothèque (Mémento pratique) Broché – 1 avril 1997 de Danielle Taesch-Wahlen

 

Sans doute seront-ils difficiles à trouver, sauf BDP et grosse ville avec fonds professionnels.

 

Je pense qu'il en existe des plus récents (et des versions plus récentes).

2765409323 pour celui de Danielle Taesch

2281115011

 

Bien sûr, tu trouveras des infos en cherchant :

 

comment construire une médiathèque

 

http://mediatheque.cg27.fr/index.php?option=com_content&view=article&id=321%3Aaide-a-la-construction-et-a-lamenagement-dune-bibliotheque&catid=69%3Aboite-a-outilsaccompagner-un-projet&Itemid=54

http://lafeuille.blog.lemonde.fr/2013/02/20/construire-la-mediatheque-avec-les-habitants/

 

Aménager une bibliothèque en milieu rural. Pdf

 

 

Pour le temps, ça dépend des projets. Souvent entre un et deux an à partir du début jusqu'à la livraison des murs.

S'il n'y a pas de problème entre temps. Mais d'autres te donneront sans doute des chiffres plus précis.

 

Bon courage

  Bernard
 

Modifié le 23 mars 2015 par B. Majour

[Ferris]

Les conseils de Bernard partent du fait que tout est à faire. Mais il me semble que tu en es déja assez loin.

 

Si je comprends bien le projet de médiatheque est fait et validé , c'est "juste" l'argumentaire pour un recrutement qui te manque, c'est ça ? Ou c'est seulement une valuation du temps de travail à consacrer à construire cet argumentaire ?

Parce qu'au niveau du temps nécessaire (a argumenter puis à convaincre), c'est impossible de répondre, ça peut mettre deux semaines comme deux ans. Tout dépend des conditions locales. Déja, toi tu as un élu qui te suit, c'est déja bonus.

 

Niveau argumentaire, je commencerais par les trucs bateau (effectivement 1 agent pour 2000 habitants desservis, donc pour toi 3.15 ETP etc.... Ou plus si ta structure a une vocation intercommunale (administrative ou de fait). Bref, premier point, on dessert quelle population et est-ce que ce critère va rester stable ou évoluer dans le temps (les temps sont aux réseaux et aux intercos ne l'oublions pas) ? Question incontournable qui arrive en corollaire de la première : que fait-on des bénévoles ? Est-ce que 12 bénévoles valent x equivalent plein temps ?

 

A cette question il ne faut surtout pas répondre en direct. La question sous-jacente, c'est : quel niveau de professionnalisme veut-on atteindre, quelles sont les missions (anciennes et nouvelles, car qui dit nouvelle structure dit souvent nouvelles missions) et les objectifs ? Il est clair que de nouvelles missions peuvent nécessiter de nouvelles compétences, aux quelles la "solution benevoles" ne suffira pas à répondre.

 

Autre aspect en rapport avec les missions : les locaux. Et leurs différents espaces. Cloisonnés ou pas. Davantage de secteurs, si on veut une bonne médiation dans chaque secteur, c'est davantage de professionnels.Et là tu ne nous donnes pas les éléments. Les normes d'agents par metres carrés on n'en a pas. On a juste une moyenne nationale, evoquée je ne sais où, qui est, de mémoire, 1 agent pour 253 m2. Mais c'est une moyenne, même pas érigée en norme par la profession.

 

Enfin aspect important : les horaires d'ouverture. Souvent après un déménagement on les élargit. Donc besoins nouveaux. A évaluer...

 

Tu dis que tu as déja un "projet d'établissement", qui dépend du projet de service. Or dans ce cas tous ces aspects (missions, espaces, plan de développement des collections, accueil, j'en passe et des meilleures) sont contenus dans ton projet. Il y a un sujet forum la-dessus :http://www.agorabib.fr/index.php/topic/115-projets-de-service/

 

"un projet de service est un document de bilan et d'orientation présenté aux élus et validé par eux qui permet, à partir d'un état des lieux de tout ce qui est fait ou a été réalisé par une équipe (horaires d'ouverture au public, services offerts, partenariats développés, animations, formations, état du personnel, etc) depuis les 3 ou 5 dernières années, de pointer les manques pour remplir les missions courantes, atteindre les objectifs qui avaient été fixés précédemment, en fixer de nouveaux ou les actualiser, d'évaluer les moyens matériels et humains nécessaires pour les atteindre et les budgets de fonctionnement et d'investissement nécessaires pour les 3 ou 5 prochaines années.

C'est un document d'orientation, de stratégie qui permet à toute l'équipe, en le construisant, en relation généralement avec sa hiérarchie directe, d'évaluer son travail en le comparant à des établissements de même importance, de réfléchir et de revenir aux fondamentaux du métier, de se projeter un peu dans l'avenir en se responsabilisant et de permettre aux élus de statuer en connaissance de cause sur les choix budgétaires.

Si les missions des bibliothèques sont communes, chaque projet de service est unique puisque chaque établissement a sa propre histoire et sa propre inscription dans le territoire." (Marie-pascale Bonnal)

 

Tu peux évidemment te reporter à mon tableau des tâches, mais il s'agit d'un tableau des tâches déjà existantes, donc à structure et missions constantes, établi pour justifier du remplacement d'un agent. Ce type de tableau, tu ne pourras l'établir efficacement que sur du vécu. que lorsque ton projet aura démarré. Un an ou deux après par exemple.

 

Donc, sois plus précis sur ta demande 

 

En retour vécu,  Il;y a plus de 10 ans, un an après l'ouverture de ma structure, j'ai demandé un poste supplémentaire, donc peu de temps après l'ouverture : argumentaire unique : les missions intercommunales, qui avaient été oubliées. Donc, on se basait uniquement sur un ratio agents/population desservie "de fait". Le maire est tombé d'accord avec le fait qu'on desservait en fait la population du canton, y compris les écoles et autres partenaires. Il nous manquait donc un poste. Lequel a été créé en quelques semaines, co-financé par le canton en proportion du nombre d'inscrits actifs extérieurs à la commune. Donc chiffre revisable chaque année. Signature de la convention et hop. Et on a fonctionné comme ça pendant des années, sans problèmes, tout en restant officiellement "communaux". Facile donc. Mais je suppose qu'il y a des situations bien plus ardues...

 

Sinon tu as ça, mais en 10 lignes : http://www.agorabib.fr/index.php/topic/2330-le-programme/#entry15994

Modifié le 23 mars 2015 par Ferris

[sachem]

Je précise ma demande que j'ai sûrement mal formulée :

- quand je suis arrivée sur mon poste en 2013, j'ai repris un projet d'agrandissement déjà bien avancé: état des lieux, proposition d'espaces, missions/servives/actions. Le diagnostic de territoire est à refaire ainsi que le projet d'établissement en fonction du projet politique qui est à définir.

- ce projet n'a pas été mis en chantier à temps et, après les élections municipales, la nouvelle équipe communale, à priori d'accord pour une nouvelle médiathèque (l'actuelle a des gros problèmes d'accessibilité et est sous-dimensionnée, 250 m2), n'a pas souhaité donné suite au projet prévu.

- les élus me demandent maintenant de commencer à revoir le projet

 

Ma question est donc plutôt d'ordre organisationnel (pour l'instant!):

-si vous avez bossé sur une projet de construction/agrandissement, vous souvenez-vous combien de temps  vous y avez consacré (par jour ou par semaine)?

Moi, cela m'a pris pas mal de temps rien que pour la fin du projet et j'ai dû me décharger d'une grande partie de mes tâches sur ma collègue... Pas top! Je ne veux pas me retrouver à nouveau dans cette situation et j'aimerais avoir du renfort dès maintenant.

 

Voilà, voilà!

mais je garde vos conseils pour la suite!

[michmaa]

Sachem,

Pour toi le temps à évaluer pour le projet c'est uniquement la rédaction du PSCES (et j'y inclus points réguliers avec au choix avec DGS / élu / commission / maire / BDP, les visites de bib, etc ...) ?

ou cela comprend aussi le temps nécessaire à la mise en marche concrète du projet : des acquisitions rétrospectives, montage d'un fonds inexistant, cahier des charges et installation du mobilier, etc... ?

[sachem]

Oui, seulement le PSCES pour l'instant michmaa

[Ferris]

Là c'est plus simple : pour moi, 850 m2, réhabilitation d'un ancien bâtiment, 1 an et demi tout compris jusqu'à l'inauguration (tous les cahiers des charges, dossiers de subventions, informatique, mobilier, réunions de chantier, recrutement de toute l'équipe, réunions diverses avec Drac, Bdp, élus, directeur des ST, architecte, constitution du fonds de départ jusqu'à l'équipement - on a demarré avec 10 000 documents dont 2500 cd -). Impossible de calculer ça à la semaine. Le chantier (bâtiment) a pris 5 mois de retard sur le prévisionnel. Normalement c'était calculé sur un an. La différence avec toi, c'est qu'il n'y avait pas de bibliothèque préexistante,donc pas de fonctionnement à assurer en parallèle. Sur une année, après expérience, je refuserais un chantier pareil avec fonctionnement d'une structure à assurer en même temps. D'un autre côté, si tu n'as que le PSCES, c'est différent...

[B. Majour]

@Sachem

Je précise ma demande que j'ai sûrement mal formulée

 

Pas mal formulée, mais on ne savait pas vraiment où tu en étais dans ce projet.

 

Tu n'as pas à créer un fonds ex-nihilo, donc tu as ça de gagné... sauf si tu dois compléter les collections.

Mais ce qui est sûr, c'est que tu vas devoir être remplacé pendant que tu bosses sur ce projet à long terme. Il faut que tu regardes derrière la rédaction du PSCES.

 

C'est là où le tableau de Ferris peut apporter du vent à ton moulin pour demander une embauche supplémentaire.

Tu ne peux pas tout faire en même temps.

 

Et un projet sur deux ans, il faut prendre le temps de bien l'éplucher pour qu'il n'en dure pas trois.

En comptant les retards de construction, il y en a toujours.

  Bernard

[sachem]

1 an et demi tout compris jusqu'à l'inauguration

Ce délai très court est surprenant!! Habituellement, j'entends plutôt parler de 2 à 4 ans.

[sachem]

 

C'est là où le tableau de Ferris peut apporter du vent à ton moulin pour demander une embauche supplémentaire.

Tu ne peux pas tout faire en même temps.

Oui, Bernard, ça fait un moment que je lorgne sur ce tableau: je ne vais pas pouvoir y échapper...

Merci pour vos retours

[Ferris]

@sachem.

Je sais. Normalement c'est trois ans sans pour une réhabilitation et cinq ans pour du neuf. Mais là on a été vite : délais fixés par le Maire (dépassés de 5 mois quand même) et surtout ça dépend du boulot de réhabilitation. Chez nous, anciennes halles second Empire, ils ont voulu conserver au maximum le "cachet" du bâtiment. La toiture avait deja été refaite. Et on a pris l'option menuiserie métallique pour l'intérieur.

Et pis on est des bons, et pis c'est tout

[michmaa]

Salut Sachem,

 

bon c'est un peu tard mais donc, juste pour la rédaction du projet je dirais que l'idéal ce serait une demi-journée par semaine sur un an.

Non pas que cela prennent tant de temps que ça de rédiger la chose en elle même mais je pense que c'est pas mal d'inclure au maximum les élus, l'équipe, éventuellement le public. Et d'emmener tout ce petit monde visiter des bibliothèques et d'avoir le temps de la réflexion... je voudrais bien savoir ce qu'en pensent d'autres qui seraient passés par là. Que dis ta BDP ?

Après, quand il faut aller plus vite, il y a des PSCES bateau ou sinon les visites et les débats passent à la trappe.

C'est parfois dur de faire comprendre aux élus que c'est leur projet et qu'ils ont des choix à faire, des priorités à donner, etc...  (les miens ne fréquentent pas la bibliothèque et parfois ils m'inventent l'eau froide).

 

Mais bon, en général il y a aussi d'autres parties du projet qui prennent du temps parallèllement (rencontres avec l'architecte, marchés,etc...)

 

Bon courage !

[Ferris]

Chez nous la BDP et la DRAC ont été des partenaires très présent tout au long du projet, des cahiers des charges aux recrutements. Et comme ils étaient en phase, ça a facilité les choses. Ils ont tout de même subventionné l'ensemble à plus de 25% (on pouvait espérer 40 mais les enveloppes de la DRAC sont ce qu'elles sont et dépendent du nombre de demandes de subventionnement déposées)

Par contre, vu la spécificité du bâtiment, les visites de bib n'ont pas eu lieu.

[sachem]

Michmaa: je pense idéalement à 1 jour par semaine

Ferris: je dois convaincre la BDP non pas de la nécessité du projet mais de l'orientation qu aimerait lui donner les élus. La Drac est aussi partie prenante du projet.

[B. Majour]

@Sachem

 

Oui, ça paraît une bonne base au moins pour bien rédiger et préparer les documents du projet.

 

Après, si tu as des rencontres avec différents intervenants au cours du temps, un jour sur la semaine, ça risque d'être court et difficile pour cadrer tous les rendez-vous. (Plus d'intervenants = plus de rendez-vous)

Ce qui donne parfois des semaines intensives et des semaines plus froides.

 

Sur la fin, achèvement des travaux + recherche du mobilier + déménagement + inauguration, ça risque d'être chaud.

 

Ici, je me base, non sur la construction d'une médiathèque, mais sur celle d'une salle culturelle, pour laquelle une de nos bénévoles retraitée a participé en tant qu'adjointe de l'élu culture. Périodes chaudes, très prenantes, où elle était indisponible pendant deux/trois semaines, puis des périodes de calme relatif où elle était disponible.

 

Donc, un jour en base de travail, oui pour le début, mais tu risques d'avoir besoin de plus sur des périodes chaudes.

Et il faudra en plus que tu jongles avec tes congés.

  Bernard

[Ferris]

C'est vrai que pour une commune de 6300 h, l'avis et les orientations de la Bdp sont déteminantes. Son projet de territoire passe en principe avant celui des élus. Il va falloir les mettre d'accord...pas facile. Si tu as le soutien de la DRAC ça peut aller mieux...

Sauf que ton partenaire essentiel par la suite, ça sera la Bdp, pas la Drac.

 

Et Bernard a raison à propos des congés, je me souviens que ça n'a pas été toujours facile. Deja avec une réunion de chantier par semaine, y compris pendant les périodes de vacances, c'est pas évident. Et puis, que tu sois cadre à IFTS ou pas, les réunions tardives de la Commission culture en Mairie, pas question de les sauter non plus.