Elus et charte comment la lui présenter

[austen]

Bonjour,

 

Je prends la gestion d'une médiathèque dans une petite commune de 1600 habitants sous peu et déjà je note la présence très "présente" de mon élue. Elle souhaite avant chaque commande que je lui présente ma liste. pourquoi faire ? Je n'ai pas encore soulevé cette question. En revanche, je suis en train de rédiger une charte d'acquisition et la question est comment la lui présenter ? Je me sens un peu dépourvue là.

 

Merci de m'aider

 

Austen (Jane)

[B. Majour]

Que de questions, de si bon matin.  

 

Mais, comme on s'y reconnaît !

 

Une liste avant achat.

"Pourquoi ?"

Sous-entendu : mais pourquoi moi ?  

 

Tout simple, parce ton élue est dans son droit.

Peut-être que c'est une règle ou une habitude maison.

 

En tout cas, c'est une occasion, de plus, pour te montrer pro, montrer ton savoir faire, et ton savoir faire bibliothéconomique (comprendre dans ce cas : montrer le travail d'un bibliothécaire => un pro de l'information).

 

"Pour quoi faire ?" ou "Pourquoi ?"

 

C'est le genre de question que je posais quand j'étais débutant en informatique.

 

Sauf que la personne en face va répondre au choix :

- Parce que j'en ai besoin. (logique)

- Parce que je suis le chef. (logique, mais pas aidant )

- Ou d'autres variantes du même, avec parfois quelques détails.

 

Et que la bonne question n'est pas "pour quoi faire ?", mais "qu'est-ce que vous voulez, vous, en faire ?"

 

Avec l'expérience, on apprend que la bonne réponse à fournir ce type de demande est :

- Comment vous la voulez, votre liste... ou votre fichier ? Sous quelle forme ?

 

Sous-entendu : qu'est-ce qu'il vous faut ?

Quelles informations, pour quels usages ?

 

C'est la réponse du pro.

Parce qu'elle remet tout de suite la balle dans les mains du demandeur, sans qu'il soit besoin de s'inonder le cerveau de questions indigestes. (Mais qu'est-ce qu'il va en faire ?, pourquoi il veut me surveiller ?, il n'a pas confiance ?, il me prend pour un débutant ou quoi ?)

 

On le constate dans l'exemple suivant, quand on pose la question à un menuisier :

- Bonjour, je voudrais une étagère.

- Pour quoi faire ?...

- Pour mettre des livres ?

- Des livres de quelle taille ?

- Des Bandes-dessinées.

- Et vous voulez en mettre combien par rayon. Etc. Etc.

 

Rien à voir avec :

 

- Bonjour, je voudrais une étagère.

- Bien sûr, vous la voulez sous quelle forme ? Carrée, rectangulaire, triangulaire ? Avec combien de kilos par étagère ? Quelle hauteur, quelle profondeur, quelle largeur ? Avec des pieds ou sans ? On l'accrochera au mur ou pas ?

Venez, on va réfléchir à comment vous la voyez...

 

 

Dépourvue ?

 

Dépourvue, tu l'es parce que tu ne sais pas ce que veut ton élue.

Et parce que ça t'ennuie de lui fournir une liste, soyons honnête. 

Mauvais réflexe ! 

 

Tu dois savoir ce que veut ton élue. Tu es une pro !

 

- Comment vous la voulez votre liste ? Qu'est-ce qu'il vous faut comme information ? Vous voulez quoi dans les colonnes :

L'iSBN, le titre, le prix, le genre ? Je vous la fournis sur papier avec une marge de combien ? Vous la préférez au format Excel ? En fichier PDF ? Je peux la valider aussitôt après envoi, ou bien je dois attendre votre aval ? Au bout de combien de jours, je peux considérer que la validation est automatique ? (congés, absences) Au niveau de la fin de l'année

 

Là, tu joues du clair et net, tu es en train de mettre en place une procédure.

Et tu prends la mesure de la demande, et de ce qui se cache derrière.

 

Parce que n'oublie pas que, rien, mais absolument rien n'interdit à ton élu ou ton maire de partir faire du shopping culturel à ta place. A la rigueur, l'élu culture peut être recadré par le maire si les achats sont non conformes.

Et, là, ta charte ne va pas y changer grand chose.

 

Ce qui peut faire la différence ?

Une bonne grosse liste de 10-20 pages de long, (imprimée petit si tu veux être vraiment taquine économe en papier).

Cependant, une centaine de titres peut suffire. Surtout si ça revient tous les mois et s'il faut les contrôler un à un.

 

[Pas trop difficile à obtenir une telle longueur.

Au pire, je dis bien au pire, on sélectionne un titre, et on en rajoute deux presque identiques en cas de défaillance/absence du premier chez le fournisseur. Mais quel bibliothécaire n'a pas une liste plus conséquente que son budget d'acquisition ?

S'il le faut, rien n'empêche de mettre en parallèle, ta liste d'acquisition potentielle et ta liste des titres rejetés, de ceux que l'on n'a pas gardés. Histoire de montrer aux élus qu'il y a une véritable sélection. (Avec Moccam (exportation excel) et des listes d'ISBN, facile d'obtenir ce genre de listes en quelques minutes)]

 

Nous travaillons à l'ISBN, l'élu va travailler comment lui ?

Nous avons l'habitude et les connaissances pour exploiter rapidement ce genre de liste. L'élu, lui... ?

Bref, pas grand chose à craindre de ce genre de liste. Et plus elle sera touffue, plus l'élu va y passer du temps... ou abandonner vite.

 

D'après les statistiques, 99 % des gens ne passent pas la première page Gooogle !

Une page google = 10 réponses. 10 petites réponses.

De ça, on peut tirer pas mal d'enseignement sur l'art de composer une liste, et de l'endroit où placer d'éventuels titres litigieux s'il en est besoin.

Pas à la fin, certains aiment bien partir de la fin.  Mais chuuut ! 

 

Pour ta charte ?

 

Pas trop difficile à placer lors de l'envoi de ta liste.

 

En page de garde de ton document liste :

- Suivant la charte d'acquisition (en cours d'écriture, ou en date du), voici la liste des documents que j'ai sélectionnés pour l'acquisition de ce mois.

 

Pour marquer le coup (le coût ?). Tu notes aussi au tout début, en gras : "temps de rédaction de ce document : X heures". (oui, ça prend du temps, et le temps, c'est de l'argent, tu peux tout à fait mettre X heures, Y euros - basés sur ton salaire horaire, charge patronale comprise, histoire de faire réfléchir l'élu à se demande, en coût annuel ça chiffre vite.)

 

Car, si jamais on te dit, un jour, de réduire certaines activités pour dégager du temps, tu sais où taper et tu sauras quoi suggérer à ton élu culture, pour lui laisser le choix de ce qu'il faut supprimer. Fin de ton obligation à produire des listes ??? 

 

Le professionnel met tous les éléments dans les mains du client.

Et si ton menuisier commence à mettre les prix derrière chaque colonne, tu vas sans doute lui dire : hou là, le merisier, on va peut-être éviter sur l'étagère pyramide. (à 600-1500 euros le mètre cube, c'est compréhensible)

 

Tu n'es pas dépourvue, tu es une pro.

Montre-le : à toi de renvoyer la balle.  

  Bernard

[Ferris]

C'est une très bonne chose tout ça. Tu vas être obligée de préparer une charte très précise et surtout pas un ramassis de généralités, genre recommandations de l'UNESCO et phraséologies déontologiques à deux balles comme on en voit trop.

Faire un état des lieux de tes fonds, préciser le sens général de ta politique d'acquisition en fiction comme en documentaires, en t'appuyant sur des stats de sorties par exemple, préciser l'adéquation de tes choix avec le niveau socio culturel de la population, la cohérence de tes nouvelles acquisitions avec celle des fonds existants, préciser tes exclusions, ta répartition budgétaire par support et secteurs, ton mode d'acquisition (marchés...), ton planning d'achats, les outils bibliothéconomiques qui te servent à déterminer tes choix etc...bref je suppose que tu connais le topo.

Et surtout : tu vas faire une place importante aux demandes du public : comment tu les recenses, quelle part budgétaire tu y accorderas. C'est un point important car il est difficile à un élu de réfuter les choix du public.

 

Bref tu vas faire avec cette charte la plus brillante démonstration de ton professionnalisme. Montrer que tu n'acquiers pas "au pif" ou au "coup de cœur" le nez au vent dans les librairies comme j'en connais.

 

Et puis c'est un document contractuel. Tu passes un contrat avec ton élue. Si ta charte est hyper-précise et qu'elle la signe (c'est le maire qui signe en fait), tu réduis de fait son interventionnisme. Si c'est une passoire généraliste, elle pourra toujours en jouer. Ceci dit, il n'est pas anormal du tout qu'elle demande, même après, à voir ta liste de commandes. Là où ça n'irait plus c'est si elle commence à biffer des livres ou à en ajouter. Mais on en est pas là.

 

Le maire est responsable de la politique d'acquisition. Il ne fait que te la déléguer. C'est la loi. De même que si tu achètes un pamphlet antisémite ou une cochonnerie porno, (ou les deux en un, ça doit exister   ) c'est lui qui se retrouvera au tribunal s'il y a plainte.

 

Donc, là encore, construis ton partenariat et ta relation de confiance. La charte peut être ton plus bel outil pour ça et pour démontrer ton professionnalisme. Soigne-là bien, c'est fondamental.

Modifié le 2 septembre 2015 par Ferris

[austen]

Merci il est vrai que quand elle parlait de lui remettre la liste ,  je ne sais pas s'il s'agit de toutes les acquisitions ou d'une partie seulement. Pour mes animations, je vais commander beaucoup de documents jeunesse de tout support (là aussi cela veut-il dire qu'elle contrôle le contenu de mes séances ?) Il y a des limites quand même. Je trouve lourd d'avoir cet aval mais je vais jouer le jeu et voir avec le temps.

 

Là où est la contradiction de cette chère élue elle m'a dit qu'elle me fait confiance pour acheter des jeux pour la future ludothèque et là aucun contrôle. Quelle incohérence, n'est-ce pas ?

 

 

Merci

 

Austen(Jane)

[Ferris]

Là où est la contradiction de cette chère élue elle m'a dit qu'elle me fait confiance pour acheter des jeux pour la future ludothèque et là aucun contrôle. Quelle incohérence, n'est-ce pas ?

 

Non, mais ça peut vouloir dire qu'elle considère ça comme totalement mineur, voire sans intérêt, assez bas dans son échelle des valeurs. Et peut-être que le budget est faible ? Nous sommes tous sur la même échelle, mais pas sur le même barreau. A surveiller effectivement..

[Awwavez]

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Modifié le 6 juin 2016 par AwwA