Durée d'un récolement

[DocV]

Bonjour,

 

Je m'en viens de nouveau profiter de vos lumières (siouplaît ?).

 

La bibliothèque où je travaille actuellement doit déménager prochainement, et je suis chargée d'effectuer le récolement avant septembre 2017. N'ayant encore jamais organisé d'inventaire, j'ignore combien de temps sera nécessaire. Voilà les données avec lesquelles nous devons composer :

 

- La bibliothèque compte environ 14000 ouvrages (livres et périodiques), sur 160 m² (pas d'étage).

- Une douchette mobile nous sera prêtée du 15 juin à la mi-août.

- Sur cette période, nous serons, suivant les moments, 2 ou 3 (à voir s'il est possible de travailler aussi avec la douchette filaire en parallèle).

- Le temps dont nous disposons (les périodes sans public) est réduit : une matinée de 3h, plus 4 créneaux d'1h (soit 7h en tout) par semaine. Cela nous ferait 56h, auxquelles on envisage de rajouter une autre matinée par semaine (donc 80h en tout sur les deux mois).

 

Après cet étalage de chiffres, ma question est : est-ce que cela vous semble faisable ? Les élus souhaitent que la bibliothèque reste ouverte, mais seraient éventuellement d'accord pour fermer une heure de plus durant les vacances d'été. Nous allons de toute façon procéder de manière méthodique, rayon par rayon, mais je n'ai aucune idée du temps que tout cela peut prendre...

 

Merci beaucoup d'avance !

[B. Majour]

Bonjour DocV

 

Alors récapitulons :

7 heures par semaine = 28 heures sur un mois, ça donne 56 heures.

On peut passer à 80 heures.

 

Donc, par 80 heures personne.

A deux personnes, c'est 160 heures potentielles.

 

Soit : 14 000 / 160 = 87,5 documents bipés à l'heure.

Tout seul : 175 documents bipés à l'heure.

 

D'après mon propre récolement, par 35°C, avec obligation d'utiliser le chariot pour amener les documents jusqu'à la douchette puis de les remettre en rayon, j'ai une statistique de 12,08 documents... à la minute.  (720 documents à l'heure)

 

C'est plus rapide avec les magazines de même format, c'est en dessous de cette moyenne avec les encyclopédies et documentaires (pour cause de formats disparates), beaucoup plus difficiles à mettre en escalier.

Avec un fonds de 7 915 documents, avec une vitesse de 8,89 documents par minute (vitesse calculée sur un premier test), j'ai compté qu'il me faudrait environ 14 heures pour mener à bien cette mission. Soit 21 heures, parce que trimballer plus de 4 tonnes, ça fatigue quand même un peu, et on est moins vaillant en fin de journée.

 

Avec cette donnée, 14 000 documents, tu en auras globalement pour 19-20 heures (en solo).

En supposant que tu ne puisses pas scanner plus de 500 documents à l'heure, c'est fait en 28 heures.

Tu rajoutes 20 % par mesure de sécurité (douchette qui part en vrille, douleur musculaire, autre), tu en auras pour 34 heures. Même si tu as terminé plus tôt, tu auras des livres non récolés, il faudra sans doute vérifier que tu ne les as pas loupés.

Vu que tu restes ouvert au public, tu devras aussi vérifier qu'ils n'ont pas été prêtés entre temps à un lecteur, ou déplacés. Un bon récolement se fait toujours sans public. Donc, là, tu peux procéder à un récolement par tranches : tous les romans jeunes, tous les magazines, tous les Romans policiers...sur une matinée.

 

Est-ce que tu pourras avoir la même cadence de 12 code-barres par minute ?

Pas d'autre choix, pour toi, que d'effectuer un test.

Tu prends une travée de 4 rayons, tu lances le chrono, tu douches... et tu as une valeur temps par document.

Si tu as pris une travée de documentaires, tu as la valeur basse.

Règle de trois et tu sais combien de temps ça va te prendre.

 

Ah oui, dernier truc... tu consulteras régulièrement ton SIGB (surtout avec une douchette mobile)... parce qu'un document "inconnu" (pilon revenu en rayon par exemple) risque bien de te bloquer la saisie du récolement sur une erreur.

C'est vraiment très con de s'apercevoir que tu viens de récoler toute une travée... et que ce fucking message de m... meuhh a tout bloqué à partir du deuxième code-barre. 

C'est compris dans les +20% de sécurité, mais quand même.

 

Concernant la douchette mobile, il y a certainement une façon de faire optimale pour scanner une travée. J'espère que d'autres pourront t'expliquer comment ils pratiquent. Il me semble avoir vu que certains couchaient les documents sur la tranche de gouttière et faisaient déborder légèrement les livres du plateau. Avec un code-barre en bas au centre, il suffit alors de repousser le livre au fond du rayon pour accéder direct au deuxième code-barre, et ainsi de suite.

 

Tout dépend de l'emplacement de tes code-barres.

 

Bon courage. 

  Bernard

 

 

[Ferris]

A peu près pareil mais en moins rapide. En filaire on fait 8.33 par minute pour des romans. Je procède par tablette (donc compter environ 25 docs par tablette ou bac) d'un même genre (Romans adultes etc...), commençant à A pour finir à Z, pour mettre un peu d'ordre dans les paniers de CB générés. Un truc important c'est de bien reclasser les ouvrages préalablement, même si ça peut paraître fastidieux. Ensuite, il faut ajouter, en filaire, le temps de déplacement/transport du contenu de la tablette vers le bureau (temps qui augmente avec la distance), temps doublé bien sur, qui est au moins équivalent. Tout ça en manuel sans chariot. 25 romans c'est ce que je peux prendre dans mes petits bras musclés en un seul voyage, déposer sur le bureau (et les passer à la douchette en pile alphabetiquement inversée, attention, sinon tu te payes le reclassement au retour). En dessous de 20/25, c'est pas rentable, il faut passer au chariot. Quand j'ai fini les "A" je bois un coup pour fêter ça.

 

Pour les documentaires, plus lourds et aux formats trop variés, les collections de BD etc...on passe au chariot. A deux avec une filaire et une mémoire, réserve en priorité la douchette mémoire aux CD, BD, revues, et tout ce qui est rangé en "facing", c'est très rapide. Mais là encore gros problèmes de classement préalable (albums jeunesse par exemple mais aussi CD). Attention aux douchettes à mémoire, elles sont source de nombreux problèmes, t'obligeant à des parametrages préalables assez tordus, se déchargeant sans prévenir, ou ne "passant" pas des dizaines de documents d'affilée, sans raison connue, tout en bippant joyeusement. Moi j'aime pas. Il faut être très rigoureux dans ses classements (respectant les données d'exemplaire). Par exemple une BD ado classée en BD jeunesse, et c'est fichu..ou alors il faut modifier ton parametrage BD. Par ailleurs la vitesse est bien entendu supérieure parce qu'il y a moins de manips, mais le temps de lecture du CB reste quand même ce qu'il est. Attention à ne pas bipper un ISBN aussi. En filaire tu as un oeil sur l'écran. En "mémoire" tu constates les dégâts après...

 

Pour les ouvrages disposés sur grille thématique ou présentoirs, attention à les redisposer à leur place avant. Ne pas oublier les ouvrages en réparation dans le bureau, ou "en attente" dans l'armoire pour des raisons diverses, les bouquins mis de côté dans le tiroir du bas pour le centre aéré, et j'en passe...Les ouvrages en réserve : c'est un choix, tu peux ne pas les intégrer dans ton récolement, ou réserver ça pour plus tard dans la mesure où cela peut être fait en étant ouvert au public.

 

En fait il y a un gros travail de préparation si on veut aller vite ensuite. Fermeture au public indispensable. Et ne pas oublier que pendant un certain temps après, on va voir apparaitre au moment du prêt la mention "ouvrage en récolement". Un oublié. Le fait de le prêter suffit à le réintégrer. Donc, avant de sortir (fièrement) ta stat., attends un peu que les fantômes réapparaissent. Sur la stat, voir le sujet sur Agorabib http://www.agorabib.fr/topic/2141-statistiques-après-récollement-quelle-est-la-norme/

 

 

Se contenter du chiffrage "tant de docs à la minute" serait donc illusoire, les temps de préparation, reclassement, transport etc...etant au total aussi importants, voire davantage. Tout dépend de l'état de tes fonds, de la dexterité des personnels... Physiquement c'est usant. Et il faut le prendre en compte.

 

En pratique beaucoup de collègues essaient de rester ouverts au public et procèdent par section tout au long de l'année. On peut très bien faire les CD ou les revues à un autre moment de l'année. Il faut savoir aussi qu'un récolement chaque année est inutile. Beaucoup de bibliothèques n'en font même plus. On le fait encore préalablement à un désherbage prévu, mais plus vraiment pour comptabiliser les pertes.

[B. Majour]

@Ferris

Je pense qu'on est à égalité. Mon premier test, 8,89 c'est comme toi : déplacement à la main.

Même si la distance est petite (120 mètres carrés de surface) j'ai testé au chariot, chaque rayonnage découpé en quatre piles à peu près de même hauteur. (4 rayonnages par chariot)

Etalage en escalier des code-barres sur le bureau d'accueil, scannage, remise en rayon des piles. A l'arrêt du chrono : 12 par minute. J'ai poursuivi au chariot. Le temps de déplacement à la main est trop coûteux.

 

C'est vrai, on avait lancé un désherbage avant, donc avec un gros reclassement.

En même temps, mon logiciel est assez simple, il ne bascule pas les documents en récolement. Il engrange les code-barres et c'est tout.

 

Par contre, quand l'habitude s'installe et que les gestes s'automatisent, on va un peu plus vite. Mais la fatigue intervient en retour. Si je regarde la médiane sur 22 mesures, j'étais à 10,53.

  Bernard
 

[Blandine]

Bonjour,

 

Je n'en rajoute pas en terme de chiffres, je pense que Ferris et Bernard ont déjà donné pas mal d'éléments, mais j'insiste sur le fait que le récolement, ce n'est pas que biper les documents, c'est aussi ensuite établir la liste des manquants, en retrouver un certain nombre et piéger les autres pour les retrouver plus tard (ou pas). Et tout ça doit être fait avant l'ouverture du public pour que ton fonds ne bouge pas dans ce laps de temps. (si on ne prend pas ce temps de recherche, cela ne sert au final pas à grand chose ...)

 

Pour éclater ça en plein de créneaux, il va falloir être méthodique et ne rien oublier. Et trouver comment bien scinder ton fonds : il faut que cela corresponde à une recherche faisable dans ton sigb pour que tu puisse éditer des listings propres, ...

 

Peut-être prioriser, si tu penses que tu ne pourras pas tout faire ? (nous, on ne récole pas les revues par exemple)

 

bon courage !

 

Blandine

 

 

 

 

 

[B. Majour]

Bien sûr Blandine.

Il faut exploiter.

Sauf que la liste des manquants, on peut la distribuer à toute l'équipe... ou comme tu l'as dit, ne pas les rechercher. On peut attendre que certains titres ressortent tout seuls.

 

Exploiter, ça veut aussi dire rédiger le rapport pour les élus.

Et leur expliquer si les chiffres sont cohérents par rapport aux autres récolements de la profession. Au passage, on met le récolement en parallèle des pilons annuels.

Perso, j'avais rajouté le tonnage déplacé, et ma vitesse de récolement, histoire de montrer qu'il y a du boulot, et qu'on ne fera pas ça tous les jours.

Reste que rédiger, ça prend du temps. A ne pas oublier non plus, même si ça fait partie du travail interne.

  Bernard

[Ferris]

" établir la liste des manquants, en retrouver un certain nombre et piéger les autres pour les retrouver plus tard (ou pas). Et tout ça doit être fait avant l'ouverture du public pour que ton fonds ne bouge pas dans ce laps de temps." 

 

Pas nécessaire. Ton SIGB va te sortir la liste des manquants et la conserver. Soit ils étaient mal rangés au départ et n'ont pas été placés dans le bon "panier" de recolement, soit ils n'ont pas été bippés. Donc autant attendre qu'ils sortent. Eventuellement les rechercher quand tu as un peu de temps, mais ça peut être fastidieux car le plus souvent le "perdu" est simplement rangé ailleurs, ce qui veut dire qu'il faut se payer toute la structure pour le retrouver ! Mais en aucun cas cela ne doit reporter l'ouverture au public, car cela peut prendre beaucoup de temps ! Quant au rapport, si tu fais ton récolement, en juillet, et que tu remets ton rapport annuel en février, car tu intégreras ces données dans ton rapport d'activité annuel, avec les pilons, mises en réserve etc...cela te laisse donc 4 ou 5 mois pour voir ton nombre de "récolés" diminuer naturellement, mais ne te fais pas d'illusions : le chiffre que tu donneras au final ne sera pas réel, surtout s'il s'agit d'estimer les "volés". Une simple estimation.

 

Beaucoup plus intéressant est de profiter du récolement pour mettre de côté des ouvrages (bippés) dont l'état laisse à désirer, qui nécessiteraient une réparation etc...Une fois de plus, comme préparation au désherbage c'est utile, mais comme estimation du taux de vols, c'est moins utile.

De toutes façons ce type de résultats n'a rien de scientifique. (Ni d'obligatoire, il faut le savoir). 

"Il vaut mieux avancer rapidement dans le récolement pour fermer la bibliothèque ou la section le moins longtemps possible pour les lecteurs (une semaine maximum) ; et donc le plus rapide est de mettre de côté toutes les anomalies, fiches ou livres et de les corriger ensuite. Si les documents ont été soigneusement reclassés avant d’entreprendre le récolement, ces cas particuliers “à traiter ultérieurement” sont peu fréquents " (Mediadix)

 

Quant à comparer ton taux de perte à celui de la profession, c'est impossible. Il n'existe aucune statistique à ce sujet. http://www.enssib.fr/content/statistiques-de-vols-de-documents-en-bibliotheque-municipale

Ta comparaison ne pourra donc porter que sur tes propres statistiques antérieures, de façon à signaler si la situation s'est dégradée ou non. Dans certains cas cela peut constituer le début d'un argumentaire pour investir dans un système antivol.

Modifié le 14 avril 2017 par Ferris

[Babarette]

Bonjour,

 

Je ne travaille pas encore en bibliothèque, je passe les concours de catégorie A cette année, et je sens que la question d'organiser un récolement pourrait tomber à l'oral. Je voudrais vous demander, si vous le voulez bien, comment savoir quels documents manquent et quelle est la différence entre un inventaire et un récolement.

Merci de vos réponses !

 

PS: j'ai quand même fait des stages en bibliothèque, mais je n'ai pas eu l'occasion de voir un récolement, d'où ma question, peut-être un peu bête. 

[Ferris]

Non ta question n'est pas bête car effectivement on a tendance à confondre les deux termes.

En bibliothéconomie le récolement c'est  : la « vérification périodique, à l’aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l’intégrité des collections d’un organisme. » (sur le site de l’ADBS, L’association des professionnels de l’information et de la documentation).

Donc, pour faire plus simple, c'est une vérification des documents qui sont censés être présents en bibliothèque, si on se fie à l’inventaire. En bibliothèque, le récolement ce n’est pas tout à fait l’inventaire… Sur l'inventaire tu as tout ce qui devrait être là. Après le récolement tu sais ce qui manque, et que du coup tu pourras supprimer de l'inventaire (de ton catalogue si tu veux).

Du coup tu pourras ensuite proposer un catalogue le plus à jour possible. Par la suite cela permettra aussi aux personnes responsables des collections de remplacer les ouvrages manquants si c’est nécessaire.

 

Pour le reste du peux voir sur le dico ENSSIB pour ce qui est de la définition http://www.enssib.fr/le-dictionnaire/recolement et pour les questions de methode http://www.enssib.fr/content/recolement.

Tu as un lien très intéressant sur le site de la BU de Toulon http://www.enssib.fr/content/recolement

 

 

Ils répondent bien à une chose fondamentale surtout pour une question concours: il est important de bien poser le sujet dans son environnement : le recolement, comme le desherbage, les acquisitions etc...fait partie de ce qu'on appelle le "circuit du document" Et c'est, à mon avis ce "circuit" là que tu dois bien avoir en tête.

 

 

[Babarette]

Merci beaucoup pour cette réponse, j'ai bien compris maintenant !