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Pigranelle

besoin d'aide pour un maire (urgent!): quelle ligne budgétaire pour la bibliothèque?

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Pigranelle

Bonjour,


J'ai un ami qui a été récemment élu maire d'un petit village, et il doit boucler son budget pour mardi prochain :hyper: .


Problème: la personne qui s'occupait de la comptabilité jusqu'à présent a l'air un peu à la ramasse, et la nouvelle équipe ne sait pas sur quel budget doit figurer la bibliothèque. Je m'explique, la (toute toute petite) bibliothèque est gérée par une association de bénévoles, il y a donc délégation de service public; mais le budget doit-il figurer en tant que subvention à l'association, ou en tant que budget municipal pour la culture? Je ne sais pas si ma question est très bien posée étant donné que je n'y connais pas grand chose, mais s'il y a des bonnes âmes pour bien vouloir me répondre quand même....


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Isalabib

Cas de figure 1 : subvention à l'association.

- Asso qui gère la bibliothèque mais ne peut être dite juridiquement en "délégation de service public" si les formes (juridiques donc) n'y ont pas été mises (il y a normalement mise en concurrence avant délégation d'un SP, ce qui ne se produit jamais pour l'asso qui s'occupe bénévolement de la bibli du village, c'était juste pour la précision des termes) -

La somme versée dans la subvention doit servir à quoi ? Acquisitions, fournitures, animations...? L'asso a fait une demande écrite ? Y a-t-il une convention entre la mairie et l'association qui précise qui fait quoi ? (sans doute pas si ce maire est aussi perdu).

D'un point de vue comptable, c'est une ligne dans les subventions aux assos.

Cas de figure 2 : budget municipal. Lignes budgétaires multiples (les acquisitions de docs c'est pas la même ligne que pour les anim par ex.). Ce sont les règles de la comptabilité publique qui s'appliquent.

Cas de figure 3 : un peu du 1 et du 2. Gestion municipale du bâtiment et des moyens de fonctionnement (l'informatique par ex.) et subvention asso pour certaines choses, acquisitions et/ou animations le + souvent.

Cas de figure 4 : c'est une toute toute petite bibli, qui ne vit que par l'apport de docs de la BDP et n'a quasi aucun budget...

Dans tous les cas : que dit l'asso ? Ils doivent quand même savoir s'ils payent habituellement les factures où si ça passe par la mairie.

Le maire peut contacter la BDP qui pourra le conseiller.

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Ferris

Deux cas de figure effectivement : un budget en régie ou une subvention (basée sur une convention definissant la delegation de service public). Si ta comptable est dans la melasse, tu lui faire lire ça :http://mediatheque.ladrome.fr/Documents/Services%20bib/Fiches/mode%20de%20gestion.pdf


 


Tu as également ce texte qui presente bien les deux options : 


http://www.yonne-biblio.fr/Ressources-numeriques/Wiki-outils/Le-statut-de-la-bibliotheque


 


Dans l'option associative, il est précisé : 


 


En matière d'assurance, les garanties doivent porter sur le local, les documents et les personnes :


Le local , qui est communal, doit être assuré par la commune.


Le mobilier et les documents , qu’ils appartiennent à la bibliothèque ou qu’ils soient prêtés par la Bibliothèque Départementale, doivent être assurés par la commune.


Les membres du personnel , salariés ou bénévoles (considérés comme collaborateurs occasionnels du service public) sont couverts en responsabilité civile :


  • par l’assurance de la commune s’il s’agit d’une bibliothèque en régie municipale directe,
  • par l’assurance de l’association s’il s’agit d’une bibliothèque gérée par une association.

Pour les déplacements (formation, échange de documents à la Bibliothèque départementale...), si c'est un véhicule personnel qui est utilisé, l’assurance personnelle du conducteur doit couvrir les déplacements administratifs.


Le public est pris en charge par l’assurance responsabilité civile de la commune car il s’agit d’un service municipal.


Edited by Ferris

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B. Majour

Bonjour Pigranelle


 


J'avoue ne pas bien comprendre.


 


La situation devrait être claire pour la réponse.


 


- Soit l'association émet des mandats mairie (pour ce qui concerne l'achat de documents ou pour les abonnements), et on doit en trouver des traces dans l'ancien budget.


 


- Soit la municipalité lui octroie une subvention. Et on doit aussi en trouver une trace dans le budget de l'année dernière.


 


Ce qui est aussi étonnant c'est qu'il n'y ait personne de l'ancienne municipalité pour répondre à cette question.


Encore plus étonnant que l'association ne soit pas consultée pour répondre à la question et confirmer subvention ou budget mairie.


 


Maintenant, c'est peut-être l'occasion de remettre les choses à plat.


Et tu as les réponses d'Isa et de Ferris pour confirmer que les deux cas sont possibles.


Voire un mixte des deux.


 


Dans mon cas, nous avons une ligne budget municipal en mairie (pour les acquisitions), et nous avons aussi les cotisations des lecteurs que nous mettons sur le compte de l'association pour régler les dépenses de petits matériels (ciseaux, timbres, etc.), assurance et aussi des acquisitions complémentaires.


 


Bon week-end


  B. Majour

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Ferris

Tu sais Bernard, il y a des petits villages, j'en connais dans mon secteur, où le seul administratif c'est une secrétaire de Mairie qui s'occupe de plusieurs mairies (dans mon bled elle tient une permanence le jeudi matin seulement), souvent C faisant des tâches de B, et ce genre de dossier est en général monté de toutes pièces par la BDP, parfois avec l'aide d'une bib interco. Quant aux délibérations et aux traces administratives (quand c'est informatisé depuis un petit moment), faut pas demander la lune.


 


Chez nous on a ouvert une bib rurale il y a deux ans, c'est la BDP qui a tout fait, fourni les modèles de deliberation etc...y avait plus qu'à remplir les cases en quelque sorte. Et le cas d'une association passant en régie directe est assez rare. Quant à la délégation de service public, comme le signale Isa, c'est pas du tout une évidence au départ, c'est même parfois assez coton sur le plan juridique.


 


Ceci dit, tu as raison, c'est vrai qu'il nous manque l'historique de base : y avait-il subvention ou non, ça clarifierait les choses tout de suite.


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B. Majour

Quant aux délibérations et aux traces administratives (quand c'est informatisé depuis un petit moment), faut pas demander la lune.


 


Eh bien, quand même ça doit être trouvable, puisque le budget est consultable par tout citoyen qui le demande.


 


Et c'est d'autant plus trouvable que la présidente ou la trésorière de l'association doit obligatoirement le savoir. Pour dépenser des sous, il faut les tirer de quelque part ! :D


 


A moins que ce ne soit une commune miraculeuse, où l'argent tombe du ciel.


(Si on me confirme cette hypothèse, merci de m'en indiquer l'emplacement. Je suis prêt à écarter les bras vers le ciel ! :angel:)


 


Bref, si la mairie ne sait pas. Les gens qui dépensent les sous savent.


Ou alors, ils ont tous démissionnés. Ce qui fait qu'une tornade révolutionnaire est passée dans le village.


Et le maire peut donc soit faire table neuve du passé, soit prendre son téléphone et voir avec la présidente de l'association (ou avec l'ex-présidente de l'association) pour assurer la bonne marche du service bibliothèque.


 


Sinon, c'est l'occasion pour le maire de se rendre dans sa bibliothèque et d'en parler de vive voix avec les bénévoles.


A défaut, il doit bien y avoir un garde-champêtre ou un élu qui peut y faire un tour.


 


Comme il y a aussi l'option, pas de budget bibliothèque cette année si personne ne donne la réponse.


Ladite réponse, on la trouve même un week-end. 100 % no problem.  :thumbsup:


 


Quand un bout de la chaîne ne sait pas, l'autre bout qui utilise la chaîne sait.


C'est toujours ce que je me dis quand je cherche une info.


  Bernard

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Ferris

Tu as raison, dans l'absolu. Les dossiers de subvention, perçues ou versées, sont à conserver 10 ans par les communes, idem pour les factures. Maintenant, avec l'informatisation progressive de ces données (par qui et dans quelles conditions...), voire pour certaines leur transfert aux Communautés de communes, difficile parfois pour des nouveaux venus de s'u retrouver. Pour les déliberations la conservation n'est que de 2 ans par exemple...


http://www.archives.manche.fr/archives-garde.asp#I00001eea


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