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michmaa

Bibliothèque et décideurs : le temps de travail ... et son usage

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michmaa

Bonjour,


 


Voici en gros le contexte dans lequel je me trouve mais je pense que les réponses à mes questions en aideront plus d'un :


J'ai un temps partiel très insuffisant pour gérer la bibliothèque dont j'ai la responsabilité. Dans un premier temps, j'ai fait un maximum de chose (= montré ce qu'il était possible de faire) et proposé des projets (montré ce qu'il serait possible de faire). Sans effet.


Mais voilà que 2 gros projets me tombent sur le coin du nez et pour pouvoir les mener à bien, il va falloir élaguer quelque part.


 


La question c'est comment argumenter auprès de la tutelle le temps nécessaire pour faire l'ensemble de nos tâches et ou bien une réduction des tâches ou bien une augmentation du temps de travail ?


 


En matière de temps de travail, d'horaires d'ouverture, de temps à consacrer certaines tâches, nous savons ceci :


- compter 1h de travail par document de la veille au pilon. donc, sur une collection de 10 000 documents, à peu près 1000 par an (dont 10 minutes pour le choix d'acquisition, 20 minutes pour l'équipement)


- compter 1h de préparation pour 1h d'accueil de groupe (parfois plus, parfois moins en fonction de l'accueil)


- compter 50% du temps en accueil et le reste en interne. je sais que ce dernier point est remis en cause et, dans mon cas, si on est plus proche du 70% au public, je n'essaierai pas forcément de réduire car la bibliothèque est peu fréquentée et c'est sur ces moments là que je fais tout ce qui est lié aux collections (réparation, désherbage, saisie ...).


Et tout le reste ?


Combien de temps en réunion ? à travailler sur un projet ? à former une nouvelle bénévole ?


Comment prendre on compte le travail qui se fait parfois en situation d'accueil mais pas complètement ?


 


Comment évaluez-vous le temps passé sur chaque type d'activité ? Comment regrouper, qualifier ces activités pour qu'elles aient un sens aux yeux de la tutelle ?


 


je suis sûre que nombre d'entre vous ont eu à argumenter auprès de leur tutelle. je suis donc preneuse de tous les trucs et astuces, outils, méthodes, arguments phares voire exemple de note à l'attention du maire.


 


Merci à vous !

Modifié par michmaa

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Chloé

Ouhlà, Beaucoup de question ! :)


Mais du coup je comprends mieux ton point de vue sur le sujet des heures d'ouverture !


Bon, je suis à peu près dan ton même cas : travail à temps partiel (sauf que je n'ai plus d'aide ) et de temps à autre des missions plus ou moins importante qui me tombe dessus ...


J'ai fait comme toi : proposée et fait plein de chose dès le début , les effets escomptés n'ont pas tous été à la hauteur de ce que j'espérais mais....j'ai laissé courir.


 


D'abord fait toi une fiche qui récapitule toutes tes missions, le temps que tu y passe et met les par ordre d'importance.


Fait une moyenne au niveau des réunions, fait un planning type de l'élaboration d'un projet, fait un "support de cours" où tu résume les points abordés et le temps qu'il faut pour chacun d'eux pour la formation d'un bénévole.


Ces documents garde les et met les régulièrement à jour, car ils te seront utiles lors de tes rencontres avec tes supérieurs, tu pourra leur dire comment tu travail et qu'elles sont tes contraintes...


 


Sort les statistiques de ta bib tous les 6 mois et envois les à tes élus, ça baisse? alors dit pourquoi, selon ton expertise, (plus d'animation? Un accueil bâclé par manque de temps).


 


Pour l'évaluation sur chaque type d'activité c'est difficile, c'est pour cela que je préfère un "planning type" (Par exemple : de Juin à septembre : première ébauches des animations de l'année suivante, octobre : rencontre et /ou prise de contact avec les organisme qui peuvent subventionner ou participer, novembre : élaboration du budget, .... avec une évaluation de temps de travail pour chaque étape : pas facile mais une moyenne peut déjà donner une idée)


Tu qualifie tes activités comme tu en a l'habitude mais tu explique, un des secrets c'est la pédagogie.


 


Pédagogie et Diplomatie.


Ensuite sert toi des animations passés : on a eu x personnes à cette manifestation ça a bien marché les gens étaient content ce serait bien que nous puissions faire mieux...


Rencontre régulièrement tes responsables et explique tes attentes , tes besoins....de manière simple .


 


Là c'était pour la partie disons "quotidienne".


Après il te demande 2 missions importantes, et tu ne sais où les inclure dans ton emploi du temps déjà plein à craquer, alors tu as deux solutions :


-tu demande à avoir plus d'heure pour faire tout ça


-tu leur explique que si tu fait ceci tu ne pourras pas faire cela


Et tu argumente....


Mais tu peux aussi compter sur les lecteurs, car les élus et les collègues rencontrent les gens dans la rue qui leurs font part de leurs contentements ou leurs mécontentements, donc si il parle en bien de la bibliothèque ça joue dans leur décision sans que tu le sache même parfois.


 


Donc je résume :


-Avoir prêt à prendre :


Les statistiques de l'année passée


Les statisques du semestre passé


Un planning type d'organisation des manifestations


Une fiche récapitulant les budgets


Une fiche récapitulant les animations des 6 derniers mois et le public touché


Le planning des animations à venir


Un "support de cours" formation de bénévole


Une fiche avec les grands projets de la bibliothèque (tes idées validées ou non) sur le long terme


 


-Tous les 6 mois


Envoi à ton élu référent et au DRH un bilan de l'activité de la Bib en soulignant les points positifs et les points négatifs


 


Lors d'un rendez vous :


Ne pas foncer dans le lard


Pédagogie


Diplomatie


Ecoute


Argumentaire soigneusement préparer à l'avance (selon la mission demandée : les arguments porteront sur tel ou tel aspect de la vie de la bibliothèque qui fonctionne à merveille mais qui se retrouveront impactés par les nouvelles décisions)


 


Je ne sais pas si ça va t'aider ....

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Valeryella Ella

Soeur chloé c'est net précis , et ça ne peut qu'être clair , bravo! j'aime beaucoup le" ne pas foncer dans le lard "!!!


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Chloé

Merci Barberylane ! J'ai surement oublié deux ou trois trucs mais l'essentiel y est je pense, c'est déjà ça. J'ajouterais cependant qu'il ne faut pas dire un "non" ferme d'emblée , il faut écouter le / la supérieur(e) développer son argumentaire (voir même lorsqu'on se prépare à une réunion : anticiper l'argumentaire de l'autre pour préparer ses propres arguments) , ensuite poser la situation actuelle de la bib, puis dire ce qu'il faudrait faire pour intégrer la nouvelle mission à celles déjà existantes et ce que ça aurait comme conséquence. 


Dire "non" d'emblée c'est braquer son interlocuteur du coup vous camperez sur vos positions tous les 2 et cela induira un état de souffrance. Par contre être dans une attitude d'écoute et de discussion ça peut aider. Mais ça ne marche pas à tous les coups on ne vas pas se le cacher (disons que ça sauve au moins les relations humaines)


Expérience personnelle : Un jour on m'a demandé une mission qui ne me plaisait pas du tout, j'ai écouté, argumenté et j'ai bien vu que cela n'y changerai rien. Du coup j'ai dit O.K. je le fait mais ça ne me plait pas (c'est important de dire si ça nous plait ou pas, si on se sent à l'aise ou pas!) . Je l'ai fait sur une période donné, mais passé cette durée ils ne m'ont plus redemander de le faire.


Proposer aussi des contreparties qui peuvent être acceptable : je ne veux pas faire ça, mais je peux faire telle autre chose ....


Voilà ce que je peux ajouter (j'y ai repensé ce matin à tes questions c'est pour cela que je rajoute ça) .

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Ferris

Du coup j'ai dit O.K. je le fait mais ça ne me plait pas (c'est important de dire si ça nous plait ou pas, si on se sent à l'aise ou pas!) . Je l'ai fait sur une période donné, mais passé cette durée ils ne m'ont plus redemander de le faire.


 


Attention ça s'apparente à une sorte de chantage : je le fais parce que je suis obligée, mais si ça marche pas, venez pas me chercher par la suite, j'avais prévenu. Quand on prévient qu'on fait un truc sans plaisir on donne le fouet pour se faire battre si ça foire. Effectivement ils ne sont pas revenus....


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Valeryella Ella

Vous avez raison tous les deux , il faut dire si effectivement on se sent à l'aise avec une mission ou pas , en même temps si on le fait à contre pied ça se voit vite , difficile de trouver le juste milieu des fois ce que l'on penser être nul peut devenir quand même intéressant , mais ça dépend beaucoup de la personnalité de chacun , l'histoire de celui qui voit le verre d'eau moitié plein ou moitié vide !! 


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Chloé

@Ferris : disons que j'ai fait ça avec diplomatie, c'était une mission qui sortait du cadre d'adjoint du patrimoine et j'ai effectivement prévenue que je n'était pas professionnelle pour ça  donc j'ai peut être donné le fouet mais à la limite si je me fait battre parceque ça a foiré au moins j'ai la conscience tranquille. Et tant mieux s'ils sont pas revenus !


 


@Barberylane : on est d'accord, il faut un juste milieu !

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Ferris

Dans la fonction publique avoir la conscience tranquille n'a aucune valeur. Ce n'est mentionné dans aucun critère d'évaluation.


 


Et quand une collègue ou sous-cheffe quelconque dira, peut-être dans ton dos et à propos d'autres types de tâches, "de toutes façons on a bien vu qu'elle y allait à reculons", une autre ajoutera "Et en plus, elle l'avait dit dans une réunion, que ça lui plaisait pas", et qu'enfin la dernière ajoutera, vacharde : "C'est un peu trop commode comme système, tu fais mal un truc que t'aime pas, comme ça on te demandera pas de la faire la prochaine fois".


 


J'en ai entendu des collègues se débiner les unes les autres de cette façon, si vous saviez....


Ça donne pas envie de manager les gens, soit dit au passage.


 


Oh, les filles, vous êtes nées quand et où ? Au pays de Candy ou chez les Bisounours ? Il serait temps de vous réveiller. Je sais que vos équipes sont pleines de gens formidables qui s'adorent et tout et tout, de chefs compréhensifs et intelligents etc...J'en ai d'ailleurs aussi un peu marre d'entendre ce discours à longueur de forum en général (ce n'est pas spécifique à vos réponses). Il y a une collègue qui vient d'ouvrir un topic sur les violences, y compris internes, vous ne voulez pas y participer, rien à dire ? C'est là : http://www.agorabib.fr/index.php/topic/2018-violence-en-biblioth%C3%A8que-appel-%C3%A0-t%C3%A9moignages/


 


PS;Chloé : "c'était une mission qui sortait du cadre d'adjoint du patrimoine" Quoi ????


 


Une adjointe du patrimoine peut se voir confier à peu près n'importe quelle mission, en mission principale ou en mission annexe ou dite "secondaire" pour parler comme une fiche de poste. Il existe même une "clause de polyvalence" qui permet en cas de "besoins du service" de le rajouter en bas de la fiche. Et c'est même préconisé par D. Lahary :


 


 La fiche de poste peut être utile en cas de conflit. Mais elle peut à l’inverse être source de conflits. On peut craindre une lecture restrictive des définitions fonctionnelles statutaires ou de la fiche de poste : " je ne fais pas ce qui n’est pas écrit ", avec parfois un appui syndical à ces démarches. Une clause générale peut être insérée dans chaque fiche de poste pour contribuer à prévenir ces réactions [4]


 



[4] Chaque fiche de poste du personnel de la Bibliothèque départementale du Val d’Oise comporte ainsi la phrase suivante : " Participation ponctuelle ou périodique à une tâche concernant l’ensemble du service en raison de son urgence, de la nécessité de recourir à un grand nombre de personnes ou des compétences personnelles de l’agent ". http://www.adbdp.asso.fr/spip.php?page=imprimer&id_article=454

 

Avec cette phrase, on peut te faire ou participer à a peu près tout ce qui rentre dans l'activité du service, que tu sois ou t'estimes "compétente" ou pas, que tu aimes ou pas...

 


Bref, Chloé, dans ce métier dis-toi qu'il y aura TOUJOURS quelqu'un pour douter ou faire douter de tes compétences, de ton enthousiasme, de ta disponibilité. Alors, d'une façon générale, en dehors de ton anecdote particulière, ne le montre pas, ou le moins possible.


 


Et pour une fois écoute les conseil d'un vieux con qui tourne ses bottes dans le monastère de la FPT depuis très longtemps. Et qui en a assez vu, en tous cas suffisamment pour avoir un jour eu envie de se syndiquer et de défendre les novices...


Modifié par Ferris

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Valeryella Ella

Candy , c ki celle là, non je rigole , j'étais née , tout ça pour dire , que je comprends Ferris ton point de vue , je bosse avec des gens qui arrêtent pas de se tirer dans le dos , et de cancanner , cancanner ....mais bon tu as peut être raison j'hésite entre nous qualifier d'idéalistes ou de naïves , n'empêche que toutes missions doivent être faites tu as raison , et si dans une bibliothèques il n'y a que des cadre b et des a et que tout ce beau monde ne veut plus couvrir , accueillir voire recevoir des classes si s isi!!, on va dans le mur . Moi en tout cas je le fais et j'aime le faire , et ce que j'aime moins je le fais aussi ( tu me diras en réunion avec moi même vue que je suis seule je suis vite désignée volontaire!!), 


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Ferris

Merci Valérie. Depuis la fin de tous ces posts sur l'oral de concours, les retours sur les vécus des uns et des autres, les beaux discours sur les motivations et tout, certains posts sur tous sujets, j'ai l'impression qu'on a un discours ambiant qui se cache un peu la vérité. On embellit un peu trop les choses parfois. Ou alors on tape un peu sur les chefs, ça soulage, ou on se plaint des temps de travail, de la non-reconnaissance, de son statut, mais on ne va pas au fond des choses. Globalement le discours ambiant reste gentillet ou simplement gémissant. Alors ça finit par me foutre en rogne. Je ne sais pas si tu vois ce que je veux dire, ce n'est que du ressenti bien sûr... :ermm:


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Valeryella Ella

J'avais bien cerné ton point de vue ne t'inquiètes pas , après les nouveaux venus apparemment se restreignent au post oral assistant et c'est pas plus mal tu coup tu vois nous aussi on est allé voir un peu ailleurs ... :angel: dans d'autres post un peu moins intéressés mais bon c'est comme ça , bon dimanche et bonne tarte aux pommes!!


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Ferris

Tarte aux pommes ? J'ai du flan aux pruneaux parce que les fraises étaient trop chères. Y  a un jeu de mot sur la tarte aux pommes ?


Décidement, je fatigue... :blink:


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Valeryella Ella

je cherche désespéramment ce que tu bien avoir vu dans ma tarte aux pommes , je trouve pas ,c'est comme si je faisais des blagues sur ton flan aux pruneaux , allez une bonne sieste et reviens nous en cannes !!


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Ferris

M'enfin, on dit pas aux gens Bon dimanche et tarte aux pommes, ou bonjour et bon café serré, ou salut et bon film, ou bonsoir et bon pyjama froissé. Tu viens d'inventer un truc, c'est pas mal remarque, ça enrichit beaucoup le relationnel classique finalement. Bon, ben je vais me regarder un film de zombies, là au moins on sait ou on est. :D


Salut Valérie et bons châteaux de sable.

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Ysé

j'ajouterais à la liste de Chloé, que c'est bien aussi de connaitre ce qui se passe alentour dans les autres bibliothèques.


 


Pour ne pas être trop pris au dépourvu quand un élu vient de parler des animations de la ville de Trifouillis les coins-coins - qui fait 5 fois la taille de la commune pour laquelle tu travailles, qui comptes plus d'une dizaines de personnes et dont le bugdet acquisiton est celui d'une Aston Martin....


 


Personnellement j'aime bien mettre aussi les demandes et propositions par écrit et les faire valider, pour pas que deux mois plus tard, on viennes me dire 'Oh mais pourquoi telel chose n'a pas été faite ! Parce qu'après discussion, il a été décidé de le faire l'année prochaine avec le budget pour." Si c'est mis par écrit, ça évite des malentendus.


 


Il y a aussi des taches sur lequels je refuse de négocier - le rangement par exemple - Non je ne ranges pas qu'une fois par mois, à moins que l'on me fournisse le nombre de chariots ad hoc et une salle pour les entreposer :ermm:

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Caramel

M'enfin, on dit pas aux gens Bon dimanche et tarte aux pommes, ou bonjour et bon café serré, ou salut et bon film, ou bonsoir et bon pyjama froissé. Tu viens d'inventer un truc, c'est pas mal remarque, ça enrichit beaucoup le relationnel classique finalement. Bon, ben je vais me regarder un film de zombies, là au moins on sait ou on est. :D

Salut Valérie et bons châteaux de sable.

 

Inventé je sais pas, y a un petit côté zeugma des temps modernes quand même :) Bonne journée et tarte aux pommes ^^

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Ferris

Caramel, tu m'as fichu mal à la tête, j'ai été obligé de chercher zeugma sur wiki, et je ne vois toujours par le rapport.


 


Le zeugma (du grec ancien ζεῦγμα / zeûgma, « joug, lien ») est une figure de style qui consiste à faire dépendre d'un même mot deux termes disparates qui entretiennent avec lui des rapports différents, en sous-entendant un adjectif ou un verbe déjà exprimé. Il s'agit donc d'une forme d'ellipse. On distingue le zeugma syntaxique, quand le terme non répété est utilisé dans le même sens que déjà exprimé, du zeugme sémantique, où le terme occulté est utilisé dans un sens différent de celui déjà exprimé. Cette dernière figure, appelée également attelage, associe le plus souvent deux compléments d'objet, l'un de sens concret et l'autre de sens abstrait, pour un effet humoristique voire ironique. Il est proche de la syllepse de sens, de l'hendiadys, de la concaténation et de l'anacoluthe.


 


Un attelage alors ? Valérie, tu peux expliquer au monsieur ?


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michmaa

Bonjour,


 


Merci pour vos réponses. Il faut que je relise tout cela à tête reposée et que je réponde.

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Ferris

C'est vrai qu'on avait un peu oublié ta question de base... :blush:


 


Sur un mi-temps, ta problematique est très compliquée. Etant donné qu'on n'a pas ton timing de mise en rayon des nouveautés, le nombre de documents concernés est assez elevé (1000 par an, hors Bdp je suppose), donc les temps d'équipement etc...mais surtout qu'on ne sait pas quelles tâches ne sont pas effectuées par les bénévoles, on n'a pas beaucoup d'infos. Et tout est là.


 


Perso, en l'absence d'autres éléments, je tenterais de jouer d'abord sur trois points :


1) conserver des heures d'accueil public en suffisance pour toi-même, pour ne pas perdre le contact.


2) réduire ou déplacer certains créneaux d'ouverture en se basant sur la statistique matin/apres-midi et argumenter dans le sens : ouvrir moins mais ouvrir mieux.


3) Prévoir officiellement dans le listing des tâches internes un temps de formation/mise à jour des bénévoles + réunions de fonctionnement où elles pourront aussi échanger librement.


 


Et je ferais valoir le cas échéant que les tâches d'accueils de groupes et de classes restent des missions annexes des bibliothèques. Donc si pas assez de bénévoles pour s'en occuper, on diminue les passages. Il est anormal de diminuer les temps internes du "coeur de métier"" (choisir, acquerir, desherber, accueillir) au profit de missions annexes et ponctuelles  (animations...)


 


Toujours bien preciser en préambule qu'il y a deux sortes de services en bibliothèques : les missions pérennes, qui ont lieu tous les jours et les missions événementielles. La priorité est a donner aux missions pérennes, sinon, ce n'est plus un service de lecture publique.


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michmaa

Merci Ferris,


 


il y a beaucoup de choses intéressantes dans ce que vous dites. par contre, on s'est un peu éloigné de la question "gestion du temps" vers la question "communication et argumentation auprès des élus". Je reconnais que c'est proche et que même parfois on peut se retrouver avec du temps parce qu'on a un projet qui fait mouche plus qu'avec un beau tableau de chiffres rationnels ^-^.


 


Je retiens :


- avoir un planning type pour une semaine


- avoir un planning type à l'année


- différencier événementielle ponctuel et le travail de fonds.


 


je ne souhaite pas forcément donner plus de détails sur ma situation car, plus qu'une réponse adaptée pile-poil à mon problème, je souhaiterais des exemples de ce qui se passe ailleurs, y compris dans de grosses équipes dirigée par des conservateurs. 


- comment argumentez vous si dans une équipe on ne remplace pas une personne partie à la retraite ?


- comment argumentez vous l'augmentation du personnel dans une équipe ?


- Comment argumentez-vous si on vous demande d'augmenter les horaires d'ouverture ?


- Comment présentez-vous ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec les ETP dont vous disposez ?

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B. Majour

Bonjour Michmaa

Il y a quelques temps, on m'a demandé un récapitulatif des horaires de travail à la bibliothèque pour pouvoir en discuter avec les élus, afin d'augmenter mes heures de travail.

C'est mon élu culture qui me l'a demandé.

Mais s'il le faut, je le tiens à disposition de ma DGS, et je suis prêt à demander : où va-t-on caler le nouveau projet des élus ? Avec quels moyens ? Et quels personnels ? :-)


Voici les informations que j'ai fournies.

Temps de travail (présence) à la bibliothèque.

- Durée des ouvertures aux classes + rangement
- Durée des ouvertures au public + rangement
- Le reste en travail interne.


Soit, travaillant sur 30 heures à l'époque : 21 heures d'ouverture au public.
Restait pour le temps de travail interne : 9 heures


Bien sûr, j'ai fait la remarque suivante :
En bibliothèque, une bonne répartition du temps de travail devrait être : moitié d'ouverture au public, moitié au travail interne.
 

 

Après, j'ai calculé le temps de travail des bénévoles à la bibliothèque. (21,5 heures de temps de présence, toute l'équipe confondue sur tous les horaires + 12,5 heures de couverture.
Histoire de montrer que leur absence, c'est obligatoirement l'ouverture d'un nouveau poste.

Les bénévoles couvrent les livres et mettent les tampons. (Tampon Bibliothèque & Date du jour)

Sur l'année, les bénévoles ont couvert 32,55 livres en moyenne le mardi matin.
32,55 = nombre de livres couverts dans l'année / nb de semaines de couverture. (donc, hors vacances)

En comptant 12,5 heures de couverture par mardi (5 personnes * 2,5 heures), cela donne une cadence de 23,04 minutes par livre couvert.

Ce calcul représente une moyenne.
Parfois les bénévoles sont appelées à d'autres tâches (comptes de l'Association, rangement, sortis des livres pour pilonnage, préparation d'expositions, etc.), c'est pourquoi elles ne sont souvent que 5 à la couverture... en moyenne.


Oui, mes bénévoles sont efficaces, et surtout elles m'enlèvent 12,5 heures de boulot de couverture. En réalité, elles vont certainement plus vite que 23,04 minutes, car il y a aussi la pause café/thé compris dans les 2,5 heures. (cependant comme elles m'aident aussi au rangement, les 12,5 heures y sont largement)

 

Ce sera vrai pour les agents, ou pour l'agent tout court qui serait en charge de la couverture.
La fatigue aidant, je doute que la cadence soit toujours au rendez-vous, en particulier pour le collant.

Après, puisqu'on était dans la préparation des livres, j'ai continué :

Mon travail gestion des "livres" se répartit comme suit.

Préparation des livres (en moyenne sur 30 livres)

Action :                              En minutes
Mise en place de la lie + coupe :     45
Mise en place des étiquettes :        15
Mise en place des Codes Barres :      15
Saisie/bip Code Barre

pour importation Notices BNF :        15
Bip Code Barre dans SIGB :            20
Saisie Informatique livres

inconnus BNF  + correction des données Moccam/BNF :     30
Elimination des bulles :     60
 
Total :    200



200 / 30 = 6,67 minutes par livre.

Soit 217 minutes pour les 32,55 livres hebdomadaires.  (3h37 minutes)

Le temps estimé est aussi fonction d'un déroulement normal.
Il peut y avoir des cas où ça se passe "mal" :

- Une mauvaise notice correspondant à un ISBN différent : très rare.
- Une notice est très incomplète.
     - pas d'indice Dewey pour la cote d'un documentaire, par exemple. (La cote est l'adresse de rangement du livre.) : fréquent.
     - l'indice de la BNF ne concerne qu'une grosse bibliothèque, et il faut prendre en compte l'endroit précis où le livre sera lu dans notre bibliothèque : fréquent.
- La notice n'existe pas (ce qui oblige une saisie complète)

- Certains livres peuvent être particulièrement bulleux, suivant la température ambiante, la qualité du couvrant, etc.


Grâce aux bénévoles, le temps de préparation des livres est ramené à 6-7 minutes.
Lorsqu'il serait de 30 minute par livre sans.

Soit un total de 16h30 rien que pour la préparation des 32,55 livres.


Cependant, je ne m'arrête pas là. J'ai aussi des dons. Ce qui demande du temps pour les traiter. :wink:

Tri et intégration des dons. (en moyenne sur 100 livres d'aspect correct, pour 15 retenus)

Tri des dons (100 livres) :    En minutes
Tri des livres suivant leur état :    25
Vérification Etat physique  :    
intérieur du livre retenu, en état correct :    30
Vérification qualité du livre retenu  :    
(Amazon, Babelio, autres) :    30
Vérification livre retenu absent du fond,  :    
pour éviter les doublons :    5
 
Total :    90


90 / 15 = 6 minutes par livre retenu

Soit 195,30 minutes pour les 32,55 livres hebdomadaires lorsqu'il s'agit de dons (3h15 minutes)

Ce temps est aussi réparti sur les permanences au public.
Lorsqu'il y a un creux dans la fréquentation.

Dans le tri des livres, je tiens aussi compte des livres qui ne rentreront pas en bibliothèque.

Pour ceux-là, il y a trois cas possibles :
- poubelle pour ceux qui sont très abîmés.
- don à l'association qui les récupère
- don/échange avec d'autres bibliothèques, CDI du collège de la commune, lecteurs intéressés par certains ouvrages précis (polars).

J'ai rappelé à mes élus
Dons lecteurs dans l'année en cours    8000 dons    Retenus : 564 livres pour une valeur de 6 719,87 €

Le temps de déplacement jusqu'à l'association est globalement de 1h30 + 1h00 de chargement de mon véhicule tous les deux à trois mois, suivant l'afflux des dons.

Soit 2h30. Parfois 2h10 si la circulation s'y prête et si les bénévoles de l'autre association m'aident à décharger les cartons, ce qui est assez fréquent.


Les dons, c'est bien, ça représente une bonne aide budgétaire indirecte, mais j'ai aussi un budget d'acquisition :

Achat de livres. (en moyenne sur 100 livres consultés, 10 retenus)

Achat de livres                    En minutes    Livres retenus    En minutes
Recherche de livres intéressants             
en correspondance avec le fonds  : 90            10                9,00
Vérification qualité du livre retenu             
(Amazon, Babelio, autres)        : 20            10                2,00
Vérification livre retenu absent du fond,             
pour éviter les doublons         :  3            10                0,33
Achat chez revendeur             : 480           344               1,40

(2/3 achats par an)

            
Total :            12,73 mn par livre acheté chez le revendeur

Soit 73h00 pour les 344 documents annuels.

Environ 1h40 par semaine de travail  (= 73h / 44 semaines de travail)

Une partie du temps de recherche se déroule pendant les permanences au public.
Lorsqu'il y a un creux dans la fréquentation.

Une partie se déroule également chez moi, lorsque je glane des ouvrages intéressants au cours de mes consultations Internet.

Les déplacements chez les revendeurs ont souvent lieu le vendredi (jour où je ne travaille pas), ou durant les vacances scolaires.

Malgré nos recherches chez les revendeurs, nous ne trouvons pas tous les ouvrages sélectionnés ou demandés par le public. Il faut aussi vérifier la "qualité" des livres sélectionnés sur Internet.


Récapitulatif du travail sur les "livres".

3h37 de préparation
3h15 de tri des dons
1h40 de recherche de livres à acquérir.

Total : 8h32

Dont une partie (10-15 % ?) se déroule sur les heures d'ouverture au public, ou chez moi.

Comme une partie des dons et des achats composent les 32,55 livres, le traitement des livres prend globalement 7h00 de temps. Si les usagers me laissent un peu de temps, je peux grappiller environ une heure de temps publics pour poser la lie + code barre.
En sachant que je jongle déjà avec les pauses entre les venues des classes et qu'il faut débarrasser la banque d'accueil à chaque fois.

Durant les deux à trois heures restantes sur les 9 heures, je dois gérer :

* Le petit travail interne
- courrier,
- mails,
- coups de téléphone (rappels),
- réception des fournisseurs
- gestion des stocks pour les couvertures et des cartes pour les abonnés.
- sauvegarde des données sur CDRW et clés USB.
- etc.

+ les rendez-vous avec les fournisseurs, la réception des commandes, les éventuelles réunions.

 

 

+ La suite du travail "livre"

- Le pilon. Nous en sommes rendus à un livre qui rentre égale un livre qui sort, pour un roulement de 10 % du fonds annuel. (gestion saine de la collection), et il faut prévoir/rechercher les pilons.

- Rangement et recherche de livres "disparus/mal re-rangés par les lecteurs"

- Retours BDP (1 fois tous les deux mois = rechercher les livres, nettoyer les livres, remettre leurs fiches, puis intégrer le nouveau dépôt lors du retour et ranger le dépôt dans les rayonnages)

- Mise en carton des dons et des pilons non abîmés.


* La partie recherche d'information.

- Les différentes recherches Internet demandées par les élus, ou par les lecteurs.
- Faire des recherches historiques et iconographiques sur ma commune.
- Préparer un déplacement aux Archives municipales du département (deux déplacements effectués)

* Lire/découvrir les informations et solutions de la profession (à 80-90 % chez moi, le reste durant les permanences publiques pour un premier repérage, dans les moments creux)

- Consulter les sites de la profession pour savoir ce qui se passe dans le monde des bibliothèques et les tendances à venir. (C'est de cette façon que j'ai trouvé Moccam et le téléchargement de notices, gain de temps plus qu'appréciable)

- Trouver ce que les autres bibliothécaires ou CDI achètent, pour mieux cibler les achats. (Merci pour les liens Agorabibiens)

- Se renseigner sur les fournisseurs de films, CD, VOD (Vidéo à la demande en bibliothèque), ebooks. (en prévision d'une offre médiathèque)
- Se renseigner sur les expériences en cours sur ces sujets.
- Se renseigner sur la législation en vigueur dans les bibliothèques.

- Trouver un lieu où mutualiser le travail des bibliothécaires.
- Discuter avec la BDP sur les prochains projets communs.

Etc.

En bref, prévoir l'avenir des bibliothèques.
Voir vers quoi tend l'avenir.


+ Les dossiers (90-95 % chez moi)
- Réaliser des dossiers à destination des élus, comme celui-ci
- Réaliser un dictionnaire des rues.
- Rédaction d'une fiche de poste.
Etc.

Et d'autres choses auxquelles je n'ai pas pensé.

Pour ces tâches, je n'ai pas de décomptes horaires précis.

Bien que, pour ce dossier, le temps est déjà de 4 heures, dont trois quarts chez moi. (j'ai finalisé l'impression sur mon lieu de travail)

*******************************************

 

Voilà Michmaa, avec ça tu as la preuve que tu fais des heures sup.
Là, ce n'est pas difficile de le démontrer.  :)

Si nécessaire, je peux les estimer ces heures supplémentaires.
Non seulement je peux les estimer, mais j'ai aussi un décompte de mes heures sur Excel.

(Vieux restes de mon métier d'informaticien : avec Ctrl+:, l'heure s'inscrit dans la cellule Excel. Avec  Ctrl+; et on a la date. Je débute une activité Ctrl+: , je termine l'activité Ctrl+: ... et j'ai une mesure de temps. Note : dans Ctrl+: le + est là pour dire, on garde la touche Ctrl appuyée avant de presser : ou ; ).

 

Exemple :

 

ctrl + ;            ctrl + :      ctrl + :
01/07/2014    22:07    22:57

 

Et comme je le fais chaque matin et chaque soir avant de partir, j'ai un décompte de mes heures sup !

Avec un décompte, on peut savoir combien de temps chaque activité prend, et surtout combien ça va prendre par la suite.

Ce qui me permet de dire (au besoin) : les dernières préparations/réunions ont pris tant de temps, vous m'en demandez deux fois plus... je les case où ?... En plus du reste ?

Et hop ! ce rapport avec ces décomptes horaires, tu l'adresses à ta/ton DGS (ou à ton élu culture, les deux ce n'est pas plus mal)

 

Plus de projets = plus de moyens.
Sinon, on arrête les frais.
 

Note : Si j'ai réalisé ces décomptes, c'était aussi pour savoir où passait mon temps.

Et encore pour savoir si je pouvais accélérer certains traitements en travaillant différemment d'une fois sur l'autre.

Parfois, on pense gagner du temps, lorsque la mesure indique que ce n'est pas le cas.

 

Bon courage et bon décompte de tes activités.

   Bernard

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michmaa

Bonjour Bernard,


 


Merci pour cette démonstration.


Personnellement, j'ai fait "à la louche" un décompte des mes activités sur mes 6 derniers mais en demi-journée :


- passés à la bibliothèque (accueil du public mais aussi une part de la gestion des collections)


- à l'organisation des animation


- au travail avec les partenaires


- en réunion mairie plus ou moins liées


- en relation avec la BDP


- travail administratif


...


j'ai fait le point sur les objectifs prioritaires en 2014 d'où il ressort qu'on est très en retard...


j'ai demandé un arbitrage


j'attends ....


 


Bernard, dans ce que tu me dis, je retiens le truc du fichier excel (encore faut-il prendre le temps / avoir le réflexe car en bib, on passe si vite d'une activité à une autre !)


 


Mais je voudrais savoir,


le décompte que tu as donné à ton élu, il ressemblait vraiment à cela ?


Car dans ma collectivité, si ce que je leur écrit fait plus de 2 pages et comporte beaucoup de chiffres, je doute que cela fasse mouche...


Alors qu'est ce qu'on garde pour faire mouche ?

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Invité X'Cera

Bonjour,

 

Désolée je ne réponds pas beaucoup ces temps-ci mais boulot boulot boulot (y compris et surtout de chez moi parce que nos ordis sont des brêles ^^').

Notre DAC nous a demandé d'estimer le temps dédié aux grands ensembles de tâches selon nos spécialités, et pour le rendre plus lisible on a tout traduit en ETP *équivalent temps plein* (1 ETP = 35h, donc tu fais le pourcentage d'heures passées par rapport à ta semaine de 35h, et tu le rapportes à 1). C'est comme cela qu'on a argumenté la nécessité de pourvoir les postes non remplacés, parce que notre travail représente plus d'1 ETP pour beaucoup d'entre nous (moi j'en suis à 1,3 ETP sans compter le travail à la maison). 

 

Et ça nous a aussi permis de montrer qu'on passait beaucoup de temps par exemple sur des tâches de magasinage hors structure parce qu'on a pas de magasinier et que notre magasin est situé en bordure extérieure de la ville -> on perd du temps en déplacements et on dégage moins de temps pour les tâches de cadre (pour la mairie ça se traduit en "c'est cher payé l'heure de mise en boîte des périodiques" par exemple.

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Ferris

Chez nous c'est un peu ça : deux colonnes : les tâches compressibles et les non-compressibles. On porte l'effort de l'argumentaire sur les non-compressibles. Si sur simplement celles-ci, après compression des autres, on démontre qu'on a toujours un déficit horaire équivalent à au moins un mi-temps, on est dans le cœur du sujet.


Avez-vous besoin d'une réunion de groupe hebdo suivie de 3 réunions de sous-groupes ? Non, on peut compresser


Pouvez-vous reduire les 6 minutes necessaires pour équiper un manga ? Non, impossible.


Gros boulot de préparation parce qu'il faut lister toutes les tâches à l'unité.


Mais pas question de présenter çà tel quel aux élus, evidemment.


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B. Majour

@Michmaa


Mais je voudrais savoir,


le décompte que tu as donné à ton élu, il ressemblait vraiment à cela ?


Car dans ma collectivité, si ce que je leur écrit fait plus de 2 pages et comporte beaucoup de chiffres, je doute que cela fasse mouche...


 


Si, si, c'est bien ça que j'ai donné.


 


Mais la première page mentionnait, en gras, le temps qu'il me restait pour le travail interne. A peine 9h00 et tout ce que je devais faire durant ce temps (chaque grande ligne de mon travail avec les heures +total final)


 


Ce qui montrait aux élus ce qu'est le travail d'un bibliothécaire... hors réception du public. La partie invisible.


 


Après, c'est l'élu culture qui a présenté le rapport au conseil municipal.


Il n'a sans doute pas utilisé tous les chiffres, mais je sais qu'il a repris tous les grands points (avec les quantités), plus tout le travail que je faisais à la maison.


 


Donc, tu as raison, un élu, le maire en particulier ne va pas dépasser la première page. (Ton DGS, probablement que oui)


D'où, ta première page peut résumer les points suivants


 


- passés à la bibliothèque (accueil du public mais aussi une part de la gestion des collections)


- à l'organisation des animation


- au travail avec les partenaires


- en réunion mairie plus ou moins liées


- en relation avec la BDP


- travail administratif


 


+ travail à la maison


 


Sur chaque bout de ligne, les heures par semaine.


Et en bas, tu donnes le total.


Comme il va dépasser ton nombre d'heures, et pas qu'un peu, tu le mets en gras + souligné.


 


En ETP, c'est bien aussi, quand on est à temps plein... et quand on parle à un administratif.


Mais ça ne vaut pas (à mon avis), je fais 45,5 heures au lieu de 35h00. soit +10,5 heures. (Là, on parle de quasi +1,5 jour de boulot, énorme ! sauf quand on est cadre)


 


Il faut se dire aussi que ce décompte est encore utile pour soi (et pour la structure) : on sait où passe son temps.


Parce que des fois, on finit par se poser la question. :wink:


 


 


Pour le truc Excel, il suffit d'y penser de temps à autre, pour mesurer le temps des tâches courantes.


Combien de temps je mets pour ranger 50 bouquins, pour en couvrir 10... afin d'avoir quelques mesures.


Je ne le fais pas tous les jours... sauf pour la pointeuse. Là, c'est juste une habitude, comme celui de noter le nombre de personnes qui passent à la bibliothèque. (heure d'arrivée, heure de départ)


  Bernard

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