Bénévoles : mise en place

[austen]

Bonjour matinal,

 

Nouvellement arrivée sur un poste de responsable de médiathèque dans un commune de 1600 habitants, je cherche des ressources extérieures pour m'aider à remplir au mieux mes missions. Et là je pense à B. Majour si tu a des conseils je suis preneuse. En effet, la commune où je travaille a un lourd passif avec des bénévoles et donc j'hérite de cette histoire et il est préférable que je parte sur des particuliers. Je me suis renseignée et j'ai déjà une charte des droits et devoirs des bénévoles pour rassurer les élus et une charte de coopération à faire signer entre le maire et le bénévole. C'est plus clair ainsi. J'ai l'accord pour des bénévoles pour le côté technique mais j'ai demandé aussi pour des permanences (là à suivre).

 

Mais moi-même je réfléchis à ce que je souhaite, comment me positionner... Poser les choses sérieusement et tranquillement.

 

Mes questions concernent la prise de contact, la rencontre avec un(e) futur(e) bénévole :  vous en tant que pro quel est votre positionnement durant un "entretien" avec la personne, comment menez-vous cet "entretien", comment jugez-vous la motivation ... ? Bref comment menez-vous cette rencontre?

 

Merci de me donner des pistes.

 

Belle journée,

 

Austen (jane) et je tiens à remercier encore les soutiens et les conseils que j'ai eus pour m'aider à mettre en place un fonctionnement

[B. Majour]

Bonjour Jane

 

Alors d'abord, tu as plusieurs choses à connaître avant d'accueillir des bénévoles :

 

- Savoir ce qu'ils vont faire ?

- Savoir si ces activités sont couvertes par la mairie ? (Assurance)

- Savoir combien de temps le bénévole est disponible ?

 

 

Ce qui implique, en premier lieu de savoir :

- Le "Quand" tu vas regrouper les bénévoles autour de toi ?

- Combien de temps ?

- Avec quel accueil ? (ce que tu vas offrir : gâteaux ? Café ? chocolat ? Thé ?)

 

Chez nous, les bénévoles viennent tous les mardis matins, c'est un horaire fixe indéboulonable. (quelle que soit la demande)

Ce temps est exclusif "travail interne".

 

1h00 à 1h30 de couverture, puis café, vers 10h30-11h00 suivant l'avancée de la couverture.

 

1) Certaines bénévoles ne viennent que sur ces horaires du mardi.

 

2) D'autres qui ont/qui ont eu leurs petits-enfants sur des horaires de classe ont souhaité être là pour accueillir ces classes précisément. Donc, avec un changement de créneaux classes suivant les années.

 

3) Deux autres encore, comme la présidente (qui est là depuis le début & qui a suivi la formation BDP)  qui a poursuivi son créneau du lundi après-midi. Mais qui sont capables de gérer le logiciel de prêt. La présidente sait chercher des documents pour les gens, et elle sait bien ranger les rayonnages.

 

Tu as donc trois niveaux de compétences.

 

La plupart ont commencé au niveau "1)". Petite implication à la couverture le mardi matin. Puis, si le goût et l'intérêt sont là, elles ont accepté (après deux ou trois mois) de s'occuper d'un créneau scolaire/TAP, en plus de la couverture.

 

Cependant, attention, ce sont des bénévoles. Parfois elles ont d'autres obligations :

 

- Chercher du boulot

- S'occuper de leur enfant ou de leurs parents (parfois malades)

- Prendre des congés avec le conjoint

- S'occuper des petits-enfants lors des vacances scolaires.

- S'occuper des bébés de leurs filles

- Aller chez le médecin,

- Etc.

 

Tu ne peux pas demander à un bénévole d'être là sans aucune interruption et d'assurer son service comme un fonctionnaire.

Le tout est d'avoir une bonne équipe de bénévoles (6-8), qui aussitôt se remplace l'une ou l'autre en cas d'absence ou d'impératif.

 

C'est pourquoi, confier un créneau à des bénévoles suppose une équipe qui fonctionne bien, qui est bien soudée.

J'ai l'expérience d'une bénévole qui s'était engagée mais qui ne venait pas et qui ne prévenait pas lorsqu'elle ne venait pas.

Plutôt gênant... si on lui avait confié un créneau seule. 

 

De toute façon, un créneau bénévole, c'est obligatoirement à deux.

Dans mon cas, j'ai prévu le coup : je suis là sur les créneaux avec les bénévoles (Sauf pour la présidente qui s'y connaît très bien et qui ouvre le lundi, toute seule, ou est parfois remplacée par notre autre bénévole capable de faire tourner le logiciel.)

 

Pourquoi à deux ?

Parce que ça sécurise les bénévoles timides et aussi parce que le professionnel connaît très bien la manipulation du logiciel et du fonds. L'avantage du bénévole est qu'il peut effectuer le prêt (après une petite formation) pendant que le professionnel aide les enfants à choisir. On peut aussi avoir des bénévoles sur un temps public pour les mêmes raisons. Le professionnel est en rayon, le prêt se poursuit. En cas d'incident, le bénévole appelle le professionnel, et ça repart très vite.

 

Le tout, c'est que les bénévoles soient libres et volontaires pour assurer ces créneaux

(et en acceptant qu'ils soient parfois absents, comme tout collègue professionnel qui prendrait ses congés ou des heures, ou qui a des enfants ou parents malades). Avec le nombre, on peut assurer des rotations, exemple une fois par mois sur le samedi.

 

 

La convention

 

Dans ta convention à signer avec le maire, il faut qu'il y ait la contrepartie où "on rembourse le bénévole de ses frais de déplacement", en particulier s'il va se former à la BDP, ou même si on l'envoie "en mission" (pour aller chercher des documents par exemple, ou pour d'autres activités)

 

Dans ta convention, il faudra aussi prévoir, comme toujours les cas où on cesse d'utiliser les services du bénévole. Pour des raisons sérieuses, ou parce qu'il est décidé de ne pas renouveler le bénévolat au bout de la durée d'engagement. Sur l'initiative du bénévole ou sur décision du maire. La charte du bénévole peut (doit ?) aider à réaliser cette convention entre bénévoles et bibliothèque (service de la mairie).

 

Bien sûr, le bénévole peut dénoncer cette convention pour des raisons de cas de forces majeures (départ, mutation du conjoint, etc.), mais aussi par sa simple décision. Même s'il est de bon ton de demander une durée d'engagement sur une année scolaire (avec tacite reconduction d'année en année, pour ne pas avoir à signer sans arrêt), il ne faut pas se leurrer, le bénévole peut tirer sa révérence du jour au lendemain.

 

C'est pourquoi, le professionnel doit toujours envisager une éventuelle défaillance de ses bénévoles, et considérer les bénévoles comme une aide d'appoint. Une super aide d'appoint ! Non négligeable ! 

 

 

Comment mène-t-on un entretien ?

"Vous êtes disponible (le mardi matin), eh bien venez rejoindre notre équipe de bénévoles à la couverture. On travaille 1h30 environ, puis après on partage un café et des petits gâteaux."

Ce qui n'empêche pas de discuter et blaguer durant le temps de couverture, hein.

 

Dans ton cas, ce sera plutôt : oui, j'ai besoin de bénévoles pour la couverture, ou pour lire des contes aux enfants si ça vous intéresse, ou pour m'aider durant les TAP.

Mais bien souvent, ce sont des lectrices ou un lecteur qui m'ont demandé si elles/il pouvaient aider.

 

Moi, je ne refuse jamais un coup de main. Même si c'est une heure tous les mois. Une heure de couverture, c'est trois ou quatre livres couverts, et ça fait pas loin de 30 livres couverts sur une année, rien qu'à une heure par mois.

 

En dehors de la couverture, il y a encore le rangement approfondi du fonds, et aussi le pilonnage avec chacun ses feuilles qui marchent bien. Petites tâches, mais petites tâches chronophages quand on est seul... mais ô combien plus faciles quand on est deux ou trois, voire plus.

 

Et tant pis pour les bulles, ou les erreurs. Seul, avec la fatigue, on en serait rendu aux mêmes problèmes.

 

Conclusion : l'entretien, c'est plus facile autour d'un café et de petits gâteaux, sans passer tout de suite : "signez là" et le gars derrière vous va vous passer une courte chaîne, avec un énorme boulet !   

 

Invite-les à venir voir. 

Et resterons ceux qui en auront envie.

 

En sachant bien qu'un bénévole en attire un autre, et que nous avons accueilli une maman et sa fille handicapée. Fille qui a voulu aider à son tour... eh bien, il y avait le tampon à sa portée. Et cette jeune fille était fière de tamponner les livres : elles pouvaient en parler aux autres handicapés du centre où elle allait. Elles ont fini par déménager.

 

 

Donc 

Etape 1 : savoir où tu vas mettre les bénévoles (ce qu'ils vont faire), quand ils vont le faire.

Etape 2 : au bout d'un mois (signe de motivation), si ça les intéresse, tu peux envisager de leur faire signer la convention avec le maire (ou plus tôt s'il faut les couvrir à cause d'une assurance, mais normalement celle de la mairie prend en charge les activités à l'intérieur de la bibliothèque)

Etape 3 : tu pourras peut-être leur demander après deux ou trois mois de t'aider sur des créneaux (sauf s'ils sont demandeurs plus tôt). S'ils en ont envie, bien sûr.

 

Chacun fait à sa mesure, et pour certains il faut du temps au niveau de la couverture... pas bien grave, il n'y a pas que la couverture : poser les étiquettes, tamponner, mettre en rayon, etc. c'est toujours ça de pris !

 

Le tout, c'est de rire des premières erreurs, et même des suivantes ! 

Et accepter que certains livres soient mal couverts (ou pas aussi bien qu'on le voudrait). Parce qu'à la fin, même un livre perdu, irrécupérable, tu vas le retrouver en temps économisé. Le temps, c'est de l'argent. 

 

En plus, si tu acceptes les dons, le livre perdu, c'est rien du tout. Et moins que rien quand on considère les livres pilonnés sur une année.

 

Après, on intervient si la couverture part en vrille et que le/la bénévole appelle au secours.

On garde un oeil sur les difficultés, et surtout on garde pour soi les ouvrages vraiment difficiles à couvrir (type manga avec leurs rabats).

En fin de travail, on inspecte les livres couverts pour rectifier ce qu'il faut rectifier. (petites bulles, scotch mal mis)

 

Attention, je répète le credo avec les bénévoles : chacun fait à sa mesure.

 

On ne demande pas la même chose à tout le monde. Et il y a des timides qu'il faut apprivoiser, des compétences à acquérir.

Chaque petit geste compte. C'est comme les petites rivières, elles forment les grands fleuves.

 

Sans compter l'idée que bénévole un jour, élu un autre.

 

Voilà ce que je peux en dire.

  Bernard

[Ferris]

Tout est là : http://www.agorabib.fr/index.php/topic/336-des-b%C3%A9n%C3%A9voles-en-biblioth%C3%A8que/

 

Plus quelques liens : 

 

Manager et animer une équipe de bénévoles en bibliothèque (inter)communale, 

http://www.adbdp.ass...s-des-benevoles.

[austen]

Bonjour,

 

Merci pour ces retours. Je réfléchis à mon positionnement.

 

Belle journée

[austen]

Bonjour,

 

J'ai eu déjà une bénévole qui vient le vendredi m'aider et elle peut le faire jusqu'en mars. J'ai demandé à une autre personne et j'attends qu'elle rencontre l'élue à la culture pour commencer. Elle elle peut2*3 fois par semaine jusqu'en avril et même pour du prêt pour des accueils. L'élue m'a soulignée qu'elle m'avait proposée sa meilleure amie je n'ai rien dit. Je réfléchis...

 

Merci

 

Austen