Organiser une exposition itinérante

[Galapia]

Bonjour à tous,

 

Je suis en train d'organiser une exposition itinérante de gravures, en lien avec la vie dans les bibliothèques, non pas concentrée sur les documents, le bâtiments, mais les usagers. Je travaille directement avec l'artiste. Cette exposition est itinérante : elle tournera donc dans plusieurs bibliothèques du réseau. Ces dernières ne sont pas intercommunales : elles restent municipales. Le réseau par contre, est intercommunal.

 

J'ai une question au niveau de l'assurance : qui doit faire les démarches et payer l'assurance? L'interco? Les communes? Les deux? Est-ce une extension de l'assurance qui couvre déjà les bibliothèques?

 

Auriez-vous des conseils à me donner?

Merci!

 

 

[Ferris]

Sur le plan général, tu as une réponse enssib : il faut prendre une assurance particulière qui sera fonctio de la valeur de l'expo etc...Voir sur http://www.enssib.fr/content/bonjour-quelles-sont-les-etapes-en-quelques-lignes-pour-preparer-la-venue-dune-exposition

 

Par contre, tout dépend ensuite de l'organisation du Réseau et des compétences qui ont été déléguées par les communes à l'interco. En principe, si les communes n'ont délégué que quelques aspects, je suppose que chaque commune verse une part qui permet d'établir le budget de fonctionnement interco du réseau. Donc, en théorie c'est à l'interco de payer, quitte à se faire rembourser ensuite par les communes. A moins que toutes les communes ne fassent pas partie du réseau etc...les situations actuelles sont assez complexes. Parfois la gestion des personnels reste communale mais pas le fonctionnement, ou alors les bâtiments restent communaux mais pas le reste. C'est vraiment difficile de s'y retrouver.

 

En tous cas je vois mal chaque commune concernée par l'expo payer en direct une quote-part de l'assurance...

[Galapia]

Merci Ferris !

 

Pour te donner plus d'informations, l'interco a uniquement la compétence réseau. La compétence "Lecture Publique" reste celle des communes. Cette expo est une action que nous souhaitons leur proposer.

 

Il s'agirait donc d'appeler l'assurance de l'interco, et de prendre une extension d'assurance avec la valeur de l'expo et ce serait bon? Car l'emprunteur est l'interco, qui choisit comme lieu d'expo, des bibliothèques.

 

Le projet a un peu changé : l'exposition se tiendrait dans toutes les bibliothèques en même temps. C'est l'usager qui serait itinérant. On créerait donc une sorte de parcours à travers les bibliothèques participantes.

[Ferris]

C'est bien ça. Si l'emprunteur est l'interco et que l'expo tourne dans le réseau, et que l'interco a la compétence réseau, c'est à l'interco d'assumer le tout.

Rendre l'expo fixe et l'usager itinérant c'est autre chose. Personnellementt ce n'est pas le choix que j'aurais fait, mais après tout...Et tout dépend de la mobilité de tes publics réseau, des distances etc..

Ou alors, quand tu dis "en même temps", ça suppose que tu as plusieurs exemplaires de l'expo complète, ou que tu l'éclates sur plusieurs lieux, mais incomplète ?

[Galapia]

Il s'agit d'éclater l'exposition sur plusieurs lieux, en l’occurrence des bibliothèques municipales.

 

Je me pose une question en terme d'organisation, ou plutôt en termes de gestion des équipes. Je souhaite leur proposer ce projet, sachant qu'il ne sera pas complètement ficelé. En effet, j'ai besoin de savoir combien d'entre elles seraient motivées, donc l'espace que nous aurons pour cette exposition (si sur les 14, 6 sont motivées, cela change la donne), et combien de membres de l'équipe souhaite s'investir. Ce projet devra ensuite être présenté aux élus et le budget validé.

 

En d'autres termes, elles participent à l'élaboration finale du projet. Je souhaite leur en parler en réunion de réseau : avez-vous des conseils à me donner, des écueils à éviter?

[Ferris]

Ce système de partage de compétences entre l'interco et les communes montre tout de suite ses limites quand il y a un projet tel que tu le décris. En plus, hiérarchiquement c'est totalement flou. Chaque équipe de bib peut ou non s'investir dans le projet, reste libre de ses motivations etc...Résultat, tu ne sais pas, au moment où tu montes le projet, sur qui tu peux compter et tu as du mal à le finaliser. Si je comprends bien tu es une force de proposition "réseau" mais tu dois ensuite tout négocier avec 14 équipes "communales" ...? 

 

Désolé, mais là, perso, je retire mes billes tout de suite. Pour moi, ton réseau n'a qu'une existence virtuelle. Bonjour la gestion d'équipes et de projets. En fait, c'est ingérable. Tu dois passer le plus clair de ton temps dans des discussions à n'en plus finir.

 

Enfin ce n'est que mon point de vue...

[Galapia]

Ok, merci en tout cas.

Ce n'est pas ingérable. Je verrai dans le temps. Je dépends en effet beaucoup de la volonté des équipes.

[Epsy]

Bonjour Galapia,

 

Ce que je vais dire va sûrement être banal convenu, mais je tente le coup quand même =)

 

9 hours ago, Galapia said:

En d'autres termes, elles participent à l'élaboration finale du projet. Je souhaite leur en parler en réunion de réseau : avez-vous des conseils à me donner, des écueils à éviter?

 

Des conseils, eh bien d'abord leur donner un délai (pas excessif mais raisonnable) pour qu'elles puissent prendre le temps d'évaluer les choses, voir comment elles peuvent intégrer la partie de l'exposition à leurs animations/présentations de documents etc. : certaines équipes se projettent facilement, d'autres ont besoin de temps pour digérer l'information, discuter entre membres d'une même équipe "en privé", etc. Ensuite, j'essaierais de prévoir les freins, (pourquoi ne pas s'engager sur cette expo), et d'y mettre en face ce que j’appellerais des motivateurs (en gros, les points positifs, ce qu'elles y gagnent, ce que leurs usagers "à elles" y gagnent). Bien préparer aussi les questions techniques, de type comment mettre en place l'expo concrètement : avec quel matériel, sur quelle surface minimum, etc. Et quelle communication, (sous-entend : comment sera représenté "ma" bibliothèque, quelle image va-t-on en donner ? Les logos de chaque commune devront-ils être tous présents sur un même support ?) ?

 

Pour les écueils à éviter, j'avoue que je sèche un peu... Peut-être éviter de leur mettre trop la pression d'emblée c'est-à-dire ne pas être trop insistant et aussi ne pas cacher la masse de travail que cela va représenter (vendre le projet tout en restant objectif). Mais ce n'est pas évident de trouver l'équilibre.

 

Bon courage et tiens-nous au courant !

 

Epsy.

 

[B. Majour]

"qui doit faire les démarches et payer l'assurance?"

J'avoue avoir un peu de mal à comprendre ce problème.

Quand la BDP me prête une exposition, elle est couverte par l'assurance de la Mairie... comme tout bien présent à la bibliothèque utilisés dans le cadre bibliothèque. (enfin, il me semble *)

Pourquoi faudrait-il, en plus, prendre une assurance spécifique ?
Pour couvrir le vol ou une dégradation possible ?

Autre question : cette exposition est-elle si précieuse qu'elle nécessite de prendre une sur-assurance ?
Y aura-t-il des photos en or, ou avec des pièces d'orfèvreries qui ne sont pas couvertes par l'assurance normale de chaque bibliothèque ? (Là, je comprendrais la nécessité d'une sur-assurance et de mesures de protection spécifique).

Mais s'il s'agit de photos classiques ou de gravures, c'est peut-être aller chercher la petite bête très loin.

Parce que dans ce cas, il faudra surtout prendre une assurance pour le transport ! Où les risques sont bien plus importants ! Et l'assurance pourra exiger des conditions de transports aussi drastiques que celles pour les oeuvres d'art : en coffrets protégés, avec une entreprise spécialisée, dans un véhicule spécifique, à température correcte, etc.

(enfin, il me semble *) = il va falloir que je me renseigne plus avant sur cette problématique et de savoir comment c'est traité par les autres services Mairie. Parce que, sur la commune, je ne suis pas le seul à emprunter des expositions et des objets.

Question sans doute idiote : le faites-vous déjà, Ferris, Galapia, Epsy ? Et si oui sous quelles formes ? Coup de fil à l'assurance ? Envoi de documents ? Déclarations sur Internet ?
Moi, on ne m'en a jamais parlé !
J'ai un document qui est signé par le maire, et c'est tout.


Sinon, pour le projet lui-même. Perso, tout ce qui m'arrive clef en main, je prends.

Les écueils ?
Ne pas prévoir les dates d'exposition dans chaque bibliothèque => avoir un planning de l'exposition sur la totalité de sa durée.
Ceci :
- Afin de ne pas télescoper d'autres activités dans chaque structure, ou d'autres expositions.
- Afin de prévoir le transport d'un lieu à l'autre (s'il y a location d'un véhicule, payer la journée c'est moins cher).
- Afin de prévoir une publicité groupée pour les plaquettes à distribuer.

Ne pas en parler à sa BDP, qui pourrait :
- aider à la réalisation de ce genre d'action (conseils, préparation)
- soutenir / se joindre au projet, surtout si la BDP complète l'offre par... des documents, des intervenants, d'autres artistes (ça reste possible)
- lui permettre un meilleur rayonnement sur tout le département, une fois qu'elle aura fait le tour des 14 bibliothèques.

Rester toute seule à gérer le projet.
Ne prévoir que le seul artiste... sans que les collègues bibliothécaires puissent ajouter un petit quelque chose personnel, voire de leurs propres lecteurs. (dessins, lettres/mots de lecteurs, autres ?)
Ne pas utiliser les lecteurs ou les lieux de l'interco. (si tu me mets des lecteurs parisiens, ou de la grande ville d'à côté, bof ! bof !... Quel intérêt pour le réseau. "Ce n'est pas nous ! Ce n'est pas notre bibliothèque", c'est ce que diront les élus.)

Ne pas utiliser tout ce qui fait l'âme de chaque structure, tout le charme qu'un artiste devrait relever au premier coup d'oeil pour mieux le retranscrire. (et qui sait, la commune pourrait acquérir l'oeuvre une fois l'exposition terminée)

 

Clef en main, peut-être, mais si on peut y ajouter son grain de sel, s'emparer du sujet, c'est mieux.

Pour ceux et celles qui le souhaitent évidemment.

  Bernard

[Ferris]

Bernard, si tu as un Picasso authentique chez toi, il y a intérêt à ce que ton assurance le sache avant de calculer le montant de ta prime. Sinon tu seras remboursé au prix d'une croûte.

 

Bon, toutes les collectivités locales passent des marchés d'assurance et en choisissent une qui propose telle couverture pour tel risque etc...Pour ce qui est des expositions et autres manifestations ponctuelles où la responsabilité de la Mairie, en tant qu'organisateur du truc, est engagée, il faut déclarer à son assurance la valeur du bien en question. Et un surcoût pourra être appliqué selon le cas, à la prime que la collectivité paie chaque année.

Les expos des BDP ont une valeur déclarée, en général assez faible, et leur prêt (avec le transport, l'emballage etc...et les risques liés à tout ça) est couvert par l'assurance. En principe c'est spécifié dans les conventions qui lient la BDP et une Mairie.

Exemples pris au hasard : http://bdp.marne.fr/index.php?option=com_content&view=article&id=429:grilles-dexposition&catid=51:autres-materiels&Itemid=110

 

 

ou : 

Modalités de prêt

L'emprunt de l'exposition est gratuit, non limité en quantité, pour une durée de 3 mois maximum. La commune d'accueil est responsable du matériel pendant le transport, l'installation et le rangement. Elle doit déclarer la valeur d'assurance de l'exposition. Elle remplacera les documents dégradés ou perdus. L'acheminement de l'exposition est pris en charge par la commune d'accueil mais le bibliobus ou une navette BDP peut prendre le relais sous réserve de place dans les véhicules.

Les livres de l'exposition sont consultables pendant la durée de l'exposition. Ils ne sont donc pas empruntables par le public. http://bdp.marne.fr/index.php?option=com_content&view=article&id=119:les-heros-de-la-bd&catid=11:expositions&Itemid=40

 

 

Un excellent guide des animations de la BDP de la Sarthe donne en bas de chaque présentation de ses expos et malles thematiques la valeur d'assurance : http://www.bds.cg72.fr/iso_upload/guide-animation.pdf. Certaines vont jusqu'à 1700 euros, d'autres quasiment rien.

 

Et il appartient à la collectivité emprunteuse de déclarer ces valeurs d'assurance (qui sont définies par le prêteur, donc la BDP) à sa propre assurance.

Modifié le 2 août 2019 par Ferris

[B. Majour]

Bien sûr Ferris, si j'ai un Picasso, j'ai intérêt à avoir la facture qui le prouve et à déclarer à l'assurance que j'ai des oeuvres d'art chez moi, pour que la prime de remboursement soit à la hauteur.

 

Et ma BDP indique aussi la valeur de ses expositions/Kamishibaïs/Raconte Tapis, je remplis les fiches et les fais passer en mairie pour signature au maire... sans que ça éveille la moindre question.

 

A aucun moment, on ne m'a dit : ce serait bien de téléphoner à l'assurance pour assurer le montant indiqué.

Comme j'ai une salle culturelle sur ma commune, qui reçoit elle aussi des expositions, et les structures petites enfances qui font de même, je vais me renseigner pour savoir si on n'a pas un forfait qui couvre ce genre d'éventuelles pertes, ou bien si eux téléphonent et à quel numéro.

 

Comme tu reçois sans doute des expositions, j'aimerais savoir si toi tu le fais pour chaque exposition.

 

Il faudra aussi que je pose la question pour les documents prêtés par la BDP, dont le montant global est souvent quatre-cinq fois supérieurs aux expositions empruntées. Chez moi, avec 800-1000 documents BDP à 10 euros pièces en moyenne, ça fait du 8 000-10 000 euros, et là, il n'y a pas de déclarations de valeurs à fournir à l'assurance ? Va comprendre Ferris, c'est un tantinet illogique. Ou alors on a un forfait de remboursement qui couvre la structure ou la commune dans ses activités.

 

J'avoue, je ne sais pas. Les assurances, ce n'est pas mon domaine.

Comme je ne sais pas non plus si ma collectivité est vraiment assurée pour couvrir mes 9 000 documents => 90 000 euros de fonds quand même, ce qui rend la valeur de 2 000 euros d'une expo assez ridicule pour le coup.

 

D'où mon questionnement sur la nécessité de déclarer ce genre de valeurs ou de sur-assurer une exposition, et pour quels risques (vol, incendie, inondation, dégradation, accident de transport ?).

 

Si certains ont ces renseignements sur leur propre commune, ça m'intéresse, pour mieux aborder la question dans la mienne. Histoire qu'on ne me rétorque pas : ce n'est pas de votre domaine de compétence.

 

Pas simple la vie de bibliothécaire.

  Bernard

[Ferris]

Ne jouons pas sur les mots quant à nos responsabilités. Quand on dit : il faut (telephoner, appeler, prévenir etc...), il ne s'agit pas d'autre chose que ce que tu fais déja quand tu dis : je remplis les fiches et les fais passer en mairie pour signature au maire... sans que ça éveille la moindre question.

Le reste se passe en back office, c'est ta collectivité qui voit ça avec l'assurance. On peut aller plus loin en termes de contacts avec les élus, notamment quand on sort du cadre conventionné Mairie/BDP, car la commission culture peut avoir son mot à dire sur le surcoût éventuel que la venue d'une expo de valeur peut induire. Mais ce n'est évidemment pas à nous de bosser en direct avec un assureur....

[Galapia]

Merci pour toutes ces réponses! Je vous tiens au courant de la suite des événements.

[Epsy]

Bonjour,

 

Je reviens vers vous pour partager une information qui peut être intéressante, même si elle n'a pas l'air d'être axée sur l'aspect itinérant abordé ici (mais je n'ai fait que parcourir le vademecum) : Organiser une exposition en bibliothèque : le vademecum indispensable

 

Sinon, je n'ai pas davantage répondu sur les questions d'assurance abordées précédemment, pour la bonne raison que je ne m'en occupe pas du tout au quotidien ! Je suis plutôt du côté de l'équipe à qui on dit "les expositions cette année seront x, y et z", même si je peux proposer des thématiques ou faire suivre des pistes intéressantes.

 

Epsy.