Equipement des livres sur un seul site, pour un réseau de médiathèques

[Bibliophage]

Du très pratique ! 

Je travaille dans un réseau de 5 médiathèques. Nous avons depuis quelques mois une personne dédiée à l'équipement des livres (suite à un reclassement dans la collectivité). Nous avons donc réorganisé notre fonctionnement pour que tous nos achats arrivent sur 1 seul site, celui où cette personne travaille (auparavant les achats arrivaient et étaient traités sur chaque site). Les livres sont équipés, puis partent sur chaque site pour catalogage et mise en rayon.

Sauf que, maintenant que les budgets sont votés et que les achats se succèdent, on a des cartons partout !! 4 cartons par site en moyenne, avec les achats adulte à couvrir / couverts, et pareil pour les achats jeunesse...

D'où ma question pratique à ceux qui fonctionnent de cette façon : comment est-ce que vous organisez cet espace ? Des étagères à couvrir/couverts par site ? Une étagère à couvrir, une étagère couverts ? Des caisses ? 

 

Merci beaucoup pour tous les retours d'expérience que vous pourrez me faire !

[B. Majour]

Bonjour

 

Si je devais organiser cet espace, j'utiliserais 5 étagères (1 par médiathèque), avec en haut les livres à couvrir. Et en bas, les bacs de transport.

Tout dépend de la quantité de livres dans les cartons. Mais 4 cartons, c'est dans les 100-125 livres, il te faut donc 5 rayons par étagère. Soit 3 à 4 rayons pour les livres et le dernier pour les bacs de transport.

 

Au déballage des cartons, j'utiliserais un crayon à papier et je marquerais discrètement le chiffre correspondant à la médiathèque cible sur chaque document. (emplacement à déterminer)

Trop facile de se tromper et de poser, par mégarde, un livre préparé dans un mauvais bac de transport.

Celui qui transportera les livres pourra également contrôler (si nécessaire) qu'il amène bien les bons livres à la bonne médiathèque. Idem à la réception, le contrôle sera facilité.

Surtout si le code-barre est commun à tout le réseau.

 

L'avantage des étagères, c'est que l'on peut voir l'avancée du travail de couverture. (et l'éventuel besoin de renfort)

On peut également décider de préparer tous les premiers rayonnages afin que chaque médiathèque reçoive son lot de nouveautés, avant de passer au deuxième rayonnage. Etc.

 

Le fait d'avoir les bacs de transports sous l'étagère permet à celui qui vient les récupérer de ne pas se tromper non plus.

Et de voir au passage combien il reste de documents à couvrir/préparer pour "sa" médiathèque. (et que le traitement est identique pour toutes les médiathèques)

Donc dans combien de temps, il disposera des prochaines nouveautés.

 

Idem pour celui qui couvre. On prend en haut, on couvre, on range dans les bacs de transports en bas. Et l'avancée est visible par tous, chef compris.

S'il y a une médiathèque tête de réseau, donc avec plus de documents que les autres, on peut lui réserver deux travées plutôt qu'une seule.

 

Si possible, je séparerais aussi les étagères sur des murs opposés pour permettre à deux ou plus de couvreurs de travailler de concert, sans se gêner.

 

Pour la disposition des étagères et donc la numérotation des médiathèques, c'est à réfléchir avec celui qui va faire le transport.

Première médiathèque desservie = n°1, deuxième = N°2, etc.

S'il en dessert trois dans une matinée, alors il lui sera facile de prendre et charger les bacs  3, 2, puis 1 (dans une fourgonnette) pour les avoir directement à portée lorsqu'il arrivera sur les lieux.

 

Si on utilise un diable pour le transport, il faudra prévoir l'espace suffisant pour récupérer les bacs entre les étagères et les tables de couverture. (Normalement, la loi Handicap s'applique aussi dans les bureaux)

 

Maintenant, il reste à étudier la profondeur et la hauteur optimales pour les étagères (profondeur et hauteur qui peuvent dépendre de la taille du couvreur et de sa musculature : certains documents encyclopédiques sont particulièrement lourds. Donc à régler suivant la personne qui couvre).

Et à regarder si le système fonctionne de manière satisfaisante.

 

Dernier point, on veillera à ce que la pièce de couverture accepte un fond sonore musical ou autre (radio). Surtout si la ou les personnes pratiquent la couverture toute la journée.

Parce que couvrir en silence, entre quatre murs, c'est vite... hum pénible, surtout en solo.

 

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[Caramel]

Il y a 7 heures, Ferris a dit :

 Or tu me dis que dans ta chronologie, l'équipement ( pose des codes, pose de la cote, plastification, renfort) a lieu AVANT le catalogage, ce qui est tout bonnement impossible : comment poser une cote sur un ouvrage non catalogué ? Est--ce à dire que tu poses cotes et codes après plastification, ce qui t'oblige à plastifier à part ces éléments, qui ne peuvent être posés qu'après l'exemplarisation, derniere phase du catalogage ? J

 

Pourquoi c'est impossible ?
Moi j'ai travaillé dans des bibliothèques où dès les paniers electre on cotait les documents, on avait un système de cotes validées très efficace qui simplifait le travail de cotation et la gestion des collections.

 

Pour répondre à Bibliophage, effectivement, c'est une question de place. Dans le cas d'un réseau, des étagères identifiées, des bacs identifiées facilite la vie de ceux qui font les navettes.

 

Par contre au moment des livraisons, il faudrait demander qu'il y ait sur le bon de livraison une mention de la bibliothèque pour qui est la commande. A ce moment là, on peut mettre les initiales au marqueur sur le carton, à charge pour la personne équipe de traiter les cartons un par un pour ne pas s'emmeler les pinceaux.

 

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[Caramel]

il y a 19 minutes, Ferris a dit :

 

Si on pratique le 100% Electre les yeux fermés, c'est ok. Nous on préfère avoir le livre en mains et nous pratiquons un système de Dewey simplifiée et des cotes partiellement regroupées.

 

quand les cotes validées sont bien faites, sur la base du panier et des différentes sources, ça marche très bien, et s'il y a une recotation à faire de temps en temps, ça ne justifie de changer un circuit du document qui marche bien en fonction d'un contexte.

 

Tout peut bien marcher si c'est bien pensé, c'est plus le côté péremptoire de ton propos qui me faisait réagir

 

@tous : un bon après-midi

[Bibliophage]

Merci pour vos réponses !

Même si pour l'instant personne n'est dans mon cas, ça me conforte dans ce qu'on avait envisagé, à savoir des étagères par site et des caisses pour la navette. En sachant que la navette prend aussi les retours/réservations pour les autres sites, et la com à diffuser, il reste à voir si on met tout au même endroit ou si on multiplie les caisses...

Merci @B. Majour pour toutes ces petites astuces, j'apprécie particulièrement le principe de voir l'avancée du travail par site ! Comme ça pas de jaloux ;-)

 

Pour aller un peu plus dans le détail (peut-être que ça servira à un autre réseau) : 

 

- Jusqu'à présent on utilisait l'indication du site au marqueur sur le carton concerné, mais l'objectif étant de couvrir de façon équitable pour tous les sites (et pas toutes les nouveautés pour un site, puis un autre... et tant pis pour le dernier), on a trop de risques de s'emmêler. On va essayer de codebarriser (oui j'aime beaucoup ce verbe) en même temps que le pointage de la livraison et la préparation de la cote (qui se fait, oui, avant le catalogage ! on utilise la Dewey assez simplifiée et dans la grande majorité des cas ça fonctionne - sinon, comme le dit Caramel, pour une petite dizaine d'ouvrages dans l'année qui sont à changer, pour l'instant ça nous compliquerait trop la tâche de changer tout le circuit !). Pas de code-barres réseau (du moins, la mention réseau est encore accompagnée de la mention du site, pour que les retours d'autres sites soient plus faciles à réorienter - et, il faut l'avouer, dans l'espoir que les lecteurs qui circulent fassent l'effort de ramener le document dans le site d'origine...), ça nous permettra donc de ne pas mélanger les acquisitions d'un site à l'autre.

 

- la navette se fait une fois par semaine, par un membre de l'équipe, au volontariat. On dessert les 5 sites, aller-retour. On fera donc probablement dans l'ordre alphabétique pour la répartition des étagères !

 

- notre "couvreur/plastifieur à vie" (@Ferris) le vit très bien pour l'instant, mais comme dit ça ne fait que quelques mois qu'il est parmi nous. On essaye de diversifier de temps en temps, mais les restrictions sont nombreuses (aucune pratique de l'informatique, motricité réduite). Reprenant le travail après un arrêt de 4 ans, pour l'instant le fait de voir du monde et de se sentir de nouveau utile à quelque chose lui est très important ! Et c'est aussi le résultat d'un accompagnement/encadrement/formation par une responsable qui n'a pas compté ses heures... (ça c'est les fleurs pour ma collègue qui l'a accueilli en mon absence ;-). Maintenant, à voir sur la durée... 

[B. Majour]

Pour la question du couvreur "à vie", lors d'une visite ABF j'ai vu une collègue qui - suite à des problèmes personnels - ne pouvait plus être face au public.

 

Elle avait donc été déléguée à la couverture, et elle écoutait la radio en couvrant. (ce qui est assez rare en bibliothèque)

Par contre, la directrice avait tenu à ce qu'elle ne retrouve pas seule tout le temps. Donc elle avait souvent un/une collègue qui venait couvrir avec elle sur des plages de deux heures.

Pour deux raisons : elle fait partie de l'équipe ; et si elle vient à prendre des congés, il faut bien que quelqu'un la remplace.

Parfois, il y avait aussi de gros arrivage à traiter.

 

A la réflexion, les astuces que je t'ai données viennent probablement de chez elle.  Autres médiathèques ou différents secteurs, c'est du pareil au même.

Elle avait développé ce système d'étagères, mais par secteur. Et, comme tu l'as dit, pas de jaloux ! Et pas de remarques, ni de passe-droit.

 

Elle était assez fière de son organisation et de son travail. Avec raison.

[Ferris]

Non, ces personnes ne font pas partie d'une équipe, même si ça nous arrange de le croire. Une équipe ce n'est pas cela.

 

Le taylorisme est une méthode de travail dans l'industrie mise au point par Frederick Winslow Taylor (1856-1915). Elle consiste en une organisation rationnelle du travail qui est divisé en tâches élémentaires, simples et répétitives, confiées à des travailleurs spécialisés. 
L'objectif du taylorisme est d'obtenir la meilleure productivité possible des agents au travail et une moindre fatigue. Son organisation est confiée à un Bureau des Méthodes qui décompose le travail en opérations élémentaires qui sont étudiées, mesurées et chronométrées.
Le taylorisme est l'une des composantes du travail à la chaîne qui a été mis en place dans l'industrie automobile par Henry Ford (fordisme).Le taylorisme est aussi appelé organisation scientifique du travail (OST).
Taylor a montré la grande efficacité de sa méthode dans la sidérurgie et l'a formalisée dans son livre intitulé "The Principles of Scientific Management" (1911). Elle est cependant critiquée comme étant éprouvante et démotivante.

 

Qu''il s'agisse de faire du copié-collé Electre ou de pratiquer ce type de division extrême du travail sous prétexte d’efficacité au détriment de l'individu., le raisonnement est le même. Et la démotivation des agents aussi. Y compris d'agents chargés de l'accueil et autres tâches. Et qu'on remplace actuellement par des automates de prêt, ce qui sous-entend une dévalorisation immédiate du travail qu'ils faisaient jusqu'alors. Même si on les rassure a bon compte en leur disant que désormais ils feront de la "médiation" dans les rayonnages.

 

On trouvera toujours quelques exemples de personnes en handicap et autres cas particuliers pour généraliser le propos, et se gargariser d'un humanisme facile, tout en continuant à centraliser et uniformiser les tâches. La tentation de ces méthodes de travail est de plus en plus évidente dans les réseaux intercommunaux.

 

Que direz-vous a votre couvreur lorsque vous lui annoncerez que cette tâche vient d'être externalisée sur un prestataire extérieur ? Car ça aussi, ça se developpe.

 

J'ai lu les propos d'une coach et "consultante en plaisir au travail" (si, si, ça existe). Son conseil : Tâches ingrates au travail : déléguer pour gagner en efficacité

 

Je n'ai jamais accepté de telles façons de considérer les choses et de traiter les gens de cette façon, et je reste fier de continuer à couvrir, equiper et renforcer des ouvrages en sus d'autres tâches. Car une équipe c'est cela. J'ai le droit de la dire et de le penser. Car je le vis depuis 38 ans.

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[saida]

Bonjour

 

je me questionne s'il n'y a qu'une personée qui équipe l'ensemble des collections pour cinq établissements les commandes arrivent en permanence comment fait votre réseau si cet agent prend des vacances ou autre?. Les bibliothèques n'ont plus de nouveautés et quand elle revient il y a des cartons partout.

 

de plus la tu dis qu'il y a des cartons partout en début d'année budgétaire à quoi ressemblera le bureau lors du bouclage de budget ?

 

je pense que mes questions ont été prises en compte lors de votre choix de fonctionner de cette façon. Et que si vous travaillez selon ce mode c'est que vous ne pouvez peut être pas faire différemment( les contraintes)...

 

et sinon pour la question initiale je pense que les étagères et bac de transport semblent être une bonne solution.

 

voila en vous souhaitant un bon équipement:)

Modifié le 6 mai 2019 par saida

[Ferris]

 

supprimé

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[B. Majour]

Le 06/05/2019 à 05:29, saida a dit :

je me questionne s'il n'y a qu'une personne qui équipe l'ensemble des collections pour cinq établissements les commandes arrivent en permanence comment fait votre réseau si cet agent prend des vacances ou autre?. Les bibliothèques n'ont plus de nouveautés et quand elle revient il y a des cartons partout.

 

Oui, c'est pour cette raison que la directrice de l'établissement visité avait mis en place un renfort permanent et qui tournait.

De même, l'agent était tenue d'être présent au réunion hebdomadaire... parce qu'elle était membre de l'équipe à part entière. Avec ses difficultés à exprimer (sur son service de couverture), et aussi ses idées.

 

C'est là où on reconnaît un bon chef d'établissement.

On ne laisse jamais un agent fragile tout seul, quitte à aller couvrir avec lui/elle lorsqu'il n'y a personne de disponible sur le créneau de renfort.

[Bibliophage]

Bonjour saida,

 

Comme tu le dis, on ne peut pas faire autrement... Ce n'est pas le choix qu'on aurait fait si le contexte nous l'avait permis ! Et c'est bien pour ça que je cherche comment faciliter au maximum ce fonctionnement pour l'équipe, et pour la personne en question. Bien entendu, toute l'équipe continue à couvrir ponctuellement et est en capacité de prendre le relais si notre couvreur venait à être absent. On est un réseau de taille moyenne (voire petit), donc on n'a pas des arrivages trop fréquents. D'où d'ailleurs le fait qu'on évite de couvrir avec lui, sinon il ne resterait pas de quoi occuper son mi-temps ! Par contre, l'espace où il est basé servant aussi de bureau, de réserve (et d'un peu tout, étant la seule salle de travail en interne dans la bib...), il n'est quasiment jamais seul.

Et on a des cartons partout parce qu'on est pas encore bien organisé ;-)  

[Pigranelle]

Du coup je comprends mieux votre organisation. Ici nous fonctionnons par secteur disciplinaire (BU) et nous avons des étagères d'équipement par secteur, vous pouvez très bien faire des étagères par bib.

Par contre j'avoue que je suis aussi perturbée par le fait que vous équipiez avant de cataloguer: moi ça m'arrive très souvent de mettre une cote différente de celle à laquelle j'avais pensé au moment de l'acquisition, même avec des cotes validées, parce que le contenu est souvent différent de ce que laissait présager le résumé ou autre source internet. Et c'est aussi le risque que le livre ne passe jamais dans les mains du catalogueur, soit que celui-ci se contente des données prises sur internent (et dans ce cas là c'est quand même triste qu'il ne feuillète même pas le livre qu'il a commandé), soit que par erreur et parce qu'il est déjà tout équipé certains livres se retrouvent en rayon avant d'avoir été rentrés dans le catalogue... (mais bon pour ces cas j'imagine que vous avez mis en place des garde-fous).

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[B. Majour]

Le 10/05/2019 à 14:59, Pigranelle a dit :

Et c'est aussi le risque que le livre ne passe jamais dans les mains du catalogueur

 

La catalogueur peut intervenir à trois moments

 

- lorsqu'il commande. Normalement, il doit savoir ce qu'il veut et quel document pour quel secteur de sa bibliothèque. Certes, il y a des documents qui peuvent aller en plusieurs endroits. (combien ça en représente en pourcentage, c'est à déterminer)

 

- lors de la réception de la commande, il peut venir contrôler les quelques documents litigieux (il peut aussi indiquer au couvreur de faire attention à ces documents particuliers et les mettre de côté le temps qu'il passe)

 

[période de couverture]

 

- lorsqu'il recevra les livres couverts afin de vérifier que tout est bien conforme à son choix d'acquisition. (et là il peut changer la cote au besoin, comme il le fera plus tard si le document ne sort pas à sa cote initiale)

 

Perso, je ne vois pas de différence entre cet agent et un atelier de reliure dans le parcours du document chez Bibliophage.

[Pigranelle]

Pour un atelier de reliure si c'est un atelier interne le catalogueur peut cataloguer avant de l'envoyer en reliure, si c'est externe en général l'atelier ne met pas la cote et le catalogueur peut le cataloguer à la réception.

Ce n'est pas que le livre soit équipé avant d'être catalogué qui me pose problème, c'est que le catalogueur catalogue et cote sans avoir le livre en main. Mais bon ce n'est que mon avis. Je tiens à avoir un catalogue propre et juste, ça ne me viendrait pas à l'idée de cataloguer sans avoir le bouquin entre les mains, quand bien même j'aurais plein d'infos sur internet.

En fait Bibliophage cote avant de cataloguer (c'est moins pire donc ), pourquoi pas tant qu'on ne se bride pas pour recoter derrière si besoin, mais ça oblige à refaire la cote quand on change d'avis en voyant le contenu (et on sait le prix des rubans des coteuses...).

[Ferris]

 

supprimé

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[Bibliophage]

Et si je vous dis qu'on ne cote pas avec des titreuses, ça déclenche un autre débat ?

 

(trop cher, on a fait le choix de feuilles autocollantes sur lesquelles on imprime nos tableaux de cote – ou alors, quand on a seulement quelques cotes à faire, du papier normal qu’on colle avec notre petit tube UHU !)

 

Puisque, apparemment, notre pratique fait réagir, je peux aller dans le détail : au moment de la livraison des commandes, la personne qui pointe vérifie la répartition par sites, les documents qui sont prioritaires pour la couverture, les éventuels docs à mettre de côté, les docs qui resteraient à livrer… puis prend chaque livre dans sa main pour préparer la cote. Alors effectivement, on ne catalogue pas à ce moment-là (pas le temps, dans notre fonctionnement), mais la cote est faite avec le livre en main (même si ça n’empêche pas que la cote puisse être refaite au catalogage, ou bien après d’ailleurs ! Par exemple ça nous est arrivé quelquefois de reprendre des R en RP ou inversement, suite à plusieurs retours de lecteurs).

 

 

 

[Pigranelle]

Citation

Et si je vous dis qu'on ne cote pas avec des titreuses, ça déclenche un autre débat ?

Certainement . J'ai déjà bossé dans une bib où ils faisaient comme ça aussi, j'avais oublié!!! Vous êtes pas les seuls donc, et si ça peut faire faire des économies...

[Ferris]

supprimé

Modifié le 4 août 2019 par Ferris

[Marie.Ga]

Le 02/05/2019 à 13:53, Bibliophage a dit :

Du très pratique ! 

Je travaille dans un réseau de 5 médiathèques. Nous avons depuis quelques mois une personne dédiée à l'équipement des livres (suite à un reclassement dans la collectivité). Nous avons donc réorganisé notre fonctionnement pour que tous nos achats arrivent sur 1 seul site, celui où cette personne travaille (auparavant les achats arrivaient et étaient traités sur chaque site). Les livres sont équipés, puis partent sur chaque site pour catalogage et mise en rayon.

Sauf que, maintenant que les budgets sont votés et que les achats se succèdent, on a des cartons partout !! 4 cartons par site en moyenne, avec les achats adulte à couvrir / couverts, et pareil pour les achats jeunesse...

D'où ma question pratique à ceux qui fonctionnent de cette façon : comment est-ce que vous organisez cet espace ? Des étagères à couvrir/couverts par site ? Une étagère à couvrir, une étagère couverts ? Des caisses ? 

 

Merci beaucoup pour tous les retours d'expérience que vous pourrez me faire !

Bonjour,

Je travaille dans un réseau intercommunal de 13 bibliothèques et nos commandes sont également centralisées dans une seule bibliothèque. 

Un planning de commande a été fait pour que celles-ci n'arrive pas toutes en même temps et n'encombre pas notre espace de travail (qui est déjà bien trop petit pour notre équipe..) 

Une personne pointe les commandes et note sur la page de titre les trois premières lettres de la commune où le livre ira une fois traité. Ensuite, ils sont mis sur des étagères notées (à cataloguer) avec un intercalaire pour séparer chaque communes. 

Une fois catalogués les livres vont sur une nouvelle étagère : à côté + charnières

Et enfin on a une dernière étagère pour la couverture. 

 

Sachant qu'on a une personne (en mi-temps) dont la couverture de livre est la mission principale avec le prêt/retour. Il y a deux autres personnes qui ont aussi la couverture comme missions notées dans leur fiche de poste mais ils ont moins de temps attribué à cette tâche. Et quand ces personnes sont absentes ou qu'on a pris du retard chaque membre de l'équipe prend le temps de couvrir un peu.

 

ça demande pas mal d'organisation et il y a parfois des erreurs mais ça marche plutôt bien

[Bibliophage]

@Marie.ga merci beaucoup pour cette réponse !! Même si vous êtes le cran au-dessus niveau taille de réseau, c'est super d'avoir un retour d'expérience concret 

[B. Majour]

Il y a 4 heures, Bibliophage a dit :

@Marie.ga merci beaucoup pour cette réponse !!

 

Et surtout de t'être inscrite pour y répondre.

 

Double merci.

 

 

Modifié le 22 mai 2019 par B. Majour

[B. Majour]

Quand je lis ça :

 

Réduire l’impact environnemental du prêt de livre

L’optimisation des ressources et la diminution des déchets implique de repenser le prêt du livre en mettant en place une politique d’acquisition publique et de gestion des stocks plus verte. « Pour faire des achats de livre durables, il faut prendre en compte les impacts économiques et environnementaux dans les marchés publics, et veiller à assurer le renouvellement des collections », explique Emmanuelle Desvaux, responsable de la section des marchés à la Direction des Affaires culturelles de la Mairie de Paris. Cette prise en compte passe notamment par la rationalisation du transport des livres. A cette fin, la ville a choisi de confier au Service du Document et des Échanges des bibliothèques parisiennes (SDE) le soin de centraliser certaines commandes et de les distribuer par tournées, réduisant ainsi l’empreinte écologique des livraisons.

http://www.culture.gouv.fr/Actualites/Lecture-durable-les-bibliotheques-se-mettent-au-vert

 

Je me dis que vous êtes déjà drôlement à la pointe de l'écologie avec vos systèmes.