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Giss

temps de travail des bénévoles

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Giss

Je suis en train de remplir le rapport d'activité 2015, et une question me taraude : comment calculer le temps de travail des bénévoles, ou plutôt, que faut-il prendre en compte ?

 

Jusque là, je tenais compte des permanences et des accueils de classes, basta. Mais en regardant de plus près, je me dis qu'il y a aussi les échanges avec la BDP, la participation aux animations (qui augmentent depuis mon embauche), les achats, etc. Bon, je commence à reprendre mon agenda 2015 pour tout recompter. Et là, euh ... les réunions, ok faut les compter, c'est du temps de présence, mais ça fait 1 heure de réunion = 7 heures de présence (il y a 7 bénévoles). S'il n'y avait pas de bénévoles, ou un salarié à la place, il y aurait beaucoup moins de réunions, donc l'équivalent temps plein que je calcule n'est pas pertinent ...

 

Vous faites comment, vous ?

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Ferris

D'une façon générale on ne comptabilise pas les temps de présence des bénévoles comme on le ferait pour nous. On comptabilise leur présence par action en autonomie (tu n'es pas présente sur cette action) et/ou en actions comme supplétives encadrées (tu es présente sur l'action). Ce n'est pas le nombre de bénévoles intervenantes qui compte c'est la réalisation de l'action (accueil, animations, Equipement, couverture, achats) et le temps de cette action (heures d'accueil du public, etc...)

Ce qu'il convient au fond de faire apparaître dans un bilan aux élus c'est surtout le nombre de cas où elles sont les seules à assumer une tâche, montrant ainsi que ton propre temps de travail ne suffit pas.

Si trois bénévoles encadrent un accueil de groupe et que tu n'es pas présente, tu comptes 1 action (et donc 1 bénévole, car elles pourraient bien être 10 à être présentes cela ne changerait rien. 1h de travail à 3 reste une heure de travail)

Pour 1 heure de réunion, comme tu es présente par définition, tu comptes 1 action/1h pour le groupe de benevoles et un peu plus pour toi parce que tu as aussi préparé ta réunion et que tu en feras un compte-rendu. Dans ton decompte personnel de travail c'est inclus comme action d'encadrement.

 

Elles ne sont pas salariées et n'ont pas à faire 1607h de présence, donc un décompte par heures individuelles réalisées ne se justifie pas. 

 

A quand une badgeuse pour les bénévoles ?:tongue:

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B. Majour

Comme le dit Ferris : 1 heure de temps d'accueil/réunion = 1 heure comptabilisée. (peu importe le nombre de bénévoles)

Mais 1 heure de couverture, c'est 1 heure de couverture par bénévole. Si tu faisais le boulot à leur place, tu devrais utiliser tout ce temps pour couvrir. 7 bénévoles sur une heure de couverture = 7 heures de boulot abattu.

Idem pour la BDP, si elles choisissent à ta place, 1 heure par bénévole.

Je compte de cette façon-là : combien de temps les bénévoles me dégagent de temps.

Même si ça nécessite une heure de réunion pour tout organiser, je suis gagnant et la commune aussi.


 

Si elles n'étaient pas là, il te faudrait combien d'ETP supplémentaire pour faire leur boulot ?


 

Quant à l'idée folle de Ferris, sur la badgeuse à bénévoles, il n'imagine pas les répercussions à long terme : elles voudront plus de gâteaux et de chocolats, et des congés payés ! Sans oublier une sortie annuelle.

Attends qu'elles montent un syndicat en plus de ça ! :tongue:

  Bernard



 

Modifié par B. Majour

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michmaa

Bonjour,

Ce qui est sûre, c'est que j'ajoute le temps qu'elles passent à la couverture.

soit nb de documents * 20 minutes (ou bien nb de docs divisé par 3 pour avoir directement le nombre d'heures)

Chez moi, le compte n'est pas très précis

mais grosso modo

12h de permanence par semaine * 52, dont on retranche les ponts et les réductions horaires liéses aux vacances = 500 h

1000 livres à couvrir = 333h

cela fait facilement 0.5 etp

le reste me semble marginal et se fait souvent pendant les heures de permanence (sauf si tu as vraiment quelqu'un de très impliqué qui s'investit à fonds par ailleurs).

... le reste, ici, c'est moi qui le fait...

 

Michmaa

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Giss

C'est plus clair dit comme ça :

il y a une heure, B. Majour a dit :

Si elles n'étaient pas là, il te faudrait combien d'ETP supplémentaire pour faire leur boulot ?

 

(sauf que je dirais "ils" au lieu de "elles", nous avons aussi des bénévoles masculins !)

 

 

Ca veut dire que je peux déduire le temps qu'ils me font perdre aussi, parfois ? :ahappy:

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B. Majour

En toute bonne logique, ce n'est pas à déduire mais à rajouter ! :wink:

 

S'ils te font perdre une heure de travail, c'est une heure de travail en plus.

 

C'est un peu comme le PIB, les accidents ne sont pas comptés en déduction mais participent pleinement au PIB. Parce que les accidents procurent du travail à plein de gens.

Au Japon, le dernier tsunami a permis une croissance de 2,8 points de PIB. Parce qu'il a fallu reconstruire, donc des travaux de réhabilitation et du BTP, etc.

 

Toute catastrophe n'est pas négative... suivant le point de vue où on se place. :tongue:

  Bernard

  
 

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Ferris

@ Michmaa

 

1000 livres en 333 h ! c'est 3 livres par heure. Chez nous, montre en main c'est 8 minutes par livre en équipement simple hors cotation. Ceci dit, il n'est pas dit que 2 ou 3 bénévoles couvriront aussi vite qu'un pro, quoique...De toutes façons le but du jeu c'est de couvrir 1000 livres, que les bénévoles soient 2 ou 10 à le faire, non ?

 

@ Giss

En tous cas, Giss, tu as tous les points de vue. Comme je te le disais, tout dépend de ce que tu veux prouver aux élus. Tout bibliothécaire qui rédige son bilan annuel cherche toujours à prouver quelque chose. Et il arrange les bidons pour que ça passe.:)

 

 Ajouter à ton quota d'heures/tâches le temps qu'elles te font perdre ? Bernard, l'échassier des sapinières d'Aquitaine, a raison. En bonne logique, il est vrai que le temps passé à former, encadrer, expliquer, parfois rectifier le travail des bénévoles peut amener à la conclusion inverse de celle qu'imaginent les élus, à savoir qu'au total elle créent parfois sur certaines tâches davantage une perte qu'un gain de temps. A savoir quelle conclusion ils peuvent en tirer... Tout dépend de l'organisation et du nombre : au delà d'un certain nombre, souvent excessif, la rentabilité du travail est douteuse, l'information entre elles n'est pas assurée et on arrive à du "travail en miettes". On a le cas de bénévoles, dans des structures autonomes qui sont une quinzaine à se passer le relais sur des créneaux de deux heures. Le résultat est bien évidemment inférieur en termes d'efficacité au travail d'un agent et trois bénévoles par exemple. Donc la répartition du travail et les méthodes de fonctionnement comptent beaucoup.

 

Mais ce temps "perdu" (pour toi) n'est-il pas aussi la condition du maintien du fonctionnement avec des bénévoles et de la cohésion de cette équipe ? Une bénévole n'a pas à être "rentable". Elle n'est pas là non plus pour se faire engueuler ou chronométrer. Madame untel est nulle en équipement et fait donc baisser la productivité globale de l'équipe. Bon, et alors ? Tu la vires ? Non évidemment. Elle est, et elle est là,c'est tout. Et il faut faire avec.

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B. Majour

1000 livres en 333 h ! c'est 3 livres par heure. Chez nous, montre en main c'est 8 minutes par livre en équipement simple hors cotation.

 

Toute la différence est dans le fouet. :drool:

Mais Michmaa compte aussi la pause café, le moment de convivialité, le papotage, les moments d'échanges.

 

Les fonctionnaires nomment ça pudiquement "temps de réunion", et surtout ne comptent pas leurs temps de pause et de "rencontres informelles" autour de la machine à café.

Parce que couvrir n'empêche pas de causer, et si tous les bibliothécaires couvraient, il n'y aurait plus besoin de temps de réunion, hors cas très spécifiques. Ok, la moyenne de couverture en prendrait un coup... sur la cafetière.

 

De toute façon, je préfère que mes bénévoles prennent 20 minutes pour bien couvrir un livre et qu'il n'y ait rien à redire ensuite, plutôt que le couvrir en 8-10 minutes et que moi j'en passe 5 à débuller la bête, ou à rectifier les erreurs.

Le temps des bénévoles ne coûtent rien à la commune, le mien si.  :wink:

 

Boulot bien fait, boulot parfait.

Peu importe le temps, c'est parti pour quatre ans.

  Bernard

 

 

 

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Ferris

Les bénévoles ne sont pas rentables. Les fonctionnaires conviviaux -papoteurs-machine à café non plus. Un bon CDI avec des objectifs de rentabilité à remplir remplacera bientôt avantageusement tout ça. Question de temps.

 

Comme dit Nanard, toute la différence est dans le fouet...:devil:

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michmaa

Salut à vous,

 

ben sachant qu'on a pas d'atelier et même pas franchement une grande table, donc un circuit du document qui consiste à passer son temps à mettre en carton entre chaque étape, sachant que les bénévoles mettent 2 après-midi à 3 pour couvrir environ 50 romans adultes... je pense vraiment que c'est à peu près cela surtout si on ajoute, l'estampillage, les cotes qui sont faites après coup et qui demande malheureusement ma supervision, idem pour la signalétique des documents jeunesse....

Faut dire aussi, que mes bénévoles "sur-équipent", je leur ai dit, mais je ne m'en mêle pas car mon temps de travail ne me permet pas de le faire....

 

Modifié par michmaa

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michmaa

Et j'ajoute que j'aimerais bien que l'équipement soit un moment de convivialité comme cela se passe chez Bernard avec un moment fixe dans la semaine où toutes les bénévoles sont invités à passer. Cela me parait difficile sans atelier mais vous avez peut-être d'autres idées.

 

d'ailleurs, en apparte, Bernard, tu semble considérer que l'équipement est l'activité de base des bénévoles et qu'elles peuvent passer à autre choses ensuite. Mais à l'inverse, chez nous ce sont les permanences qui sont considérées comme étant la base et je n'ai que 3 ou 4 bénévoles qui équipent, sur 10. Depuis que je suis arrivée j'essaie de faire accepter qu'on peut être bénévole selon ses compétences : on peut n'être présent que pour les animations et les accueil de classe par exemple. Pour moi, la base se serait plutôt de venir aux réunions de sorte que chacune aient une vision de l'ensemble de l'activité de la bibliothèque même si elle n'en fait qu'un petit bout.

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Ferris

Chez nous les bénévoles choisissent leur secteur d'activité (equipement, rangement, animation, accueil) et si le nombre souhaitable par activité n'est pas au rendez-vous c'est tant pis. Beaucoup choisissent des activités aux horaires non fixes, comme l'équipement ou se spécialisent dans des animations mensuelles par exemple. Rares sont celles qui cumulent. Dans ce cas la tenue des permanences à l'accueil peut en souffrir, et encore plus quand il s'agit de remplacer au pied levé une absence. 

 

Par ailleurs, petite structure ou pas, il me semble bien que la profession est d'accord pour considérer que l'accueil (du tout public) est le "cœur de métier". Il doit donc être prioritairement être effectué par le professionnel en place. C'est une plus-value incontestable en termes d'accueil et de médiation. Le hic c'est que dans ce cas, les bénévoles "accueil" ne font que du bouche-trou quand le professionnel est absent, ce qui peut, d'une part les démotiver sur cette tâche, et d'autre part diminuer leurs compétences à ce niveau : quand on fait très peu d'accueil ou de façon aléatoire, on "perd la main" assez vite sur certains aspects à périodicité plus faible (inscription, réservation, adaptation aux aspects nouveaux du logiciel etc..)

 

Certaines équipes pallient le problème par un nombre considérable de bénévoles se passant le relais. Mais on connait le revers de la médaille en matière de suivi, de passation de l'information, d'auto-formation en interne etc...La multiplicité des pratiques arrive en corollaire de la multiplicité des personnes. On le voit avec l'exemple des bénévoles de Michmaa dont la pratique de couverture est spécifique et produit un si faible rendement. Le "je leur ai dit mais je ne m'en mêle pas" montre aussi les limites de nos interventions. On peut aussi multiplier les réunions mais c'est chronophage, on le sait tous.

 

Chaque équipe et structure a ses problèmes particuliers, comme l'absence de matériel et de local souligné par Michmaa, ou la necessité que toutes aient une vision d'ensemble, ce qui est très vrai. Il n'y a donc pas de solution globale pour gérer ces situations. Toutes sont particulières.

 

A titre personnel j'en ai un peu assez que beaucoup de sujets sur le bénévolat (le forum en est rempli) évitent les vraies problématiques pratiques, essaient de démontrer qu'il y a de bonnes et de mauvaises pratiques tous contextes confondus, et se terminent souvent par un credo et des propos incantatoires sur la convivialité, café, papotages et petits gâteaux. Autant le "moi je fais comme ça dans ma boutique" est recevable car pas une boutique ne se ressemble, autant le "il faut faire comme ci et pas comme ça", qui apparaît en filigrane, est dénué de sens. D'autant plus que passent souvent à la trappe les conditions locales (locaux, matériel etc..) et l'apport parfois considérable des partenaires extérieurs (réseau, Bdp...) qui est très variable selon les structures. Et enfin ne sont pas comparables les tâches effectuées par les professionnels (ici beaucoup d'investissement dans les animations, là très peu, ici très peu de temps consacré aux acquisitions pour cause budgétaire, ailleurs davantage, etc...) Or c'est bien tous ces facteurs qui entrent en compte pour déterminer le temps que pourra ou non passer le professionnel à encadrer ou assister ses bénévoles, ainsi qu'à effectuer l'accueil du public, qui reste fondamental.

 

Une bibliothèque tenue par des bénévoles et au moins un agent plein temps peut et doit viser aussi un niveau de professionnalisme et d'excellence de service public, à la hauteur de ses moyens évidemment et en dehors de toute comparaison avec les bibliothèques d'à côté. C'est un objectif à fixer, qui sera atteint ou non, mais il sera au moins fixé.

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michmaa
Il y a 4 heures, Ferris a dit :

Par ailleurs, petite structure ou pas, il me semble bien que la profession est d'accord pour considérer que l'accueil (du tout public) est le "cœur de métier". Il doit donc être prioritairement être effectué par le professionnel en place. C'est une plus-value incontestable en termes d'accueil et de médiation. Le hic c'est que dans ce cas, les bénévoles "accueil" ne font que du bouche-trou quand le professionnel est absent, ce qui peut, d'une part les démotiver sur cette tâche, et d'autre part diminuer leurs compétences à ce niveau : quand on fait très peu d'accueil ou de façon aléatoire, on "perd la main" assez vite sur certains aspects à périodicité plus faible (inscription, réservation, adaptation aux aspects nouveaux du logiciel etc..)

 

A titre personnel j'en ai un peu assez que beaucoup de sujets sur le bénévolat (le forum en est rempli) évitent les vraies problématiques pratiques, essaient de démontrer qu'il y a de bonnes et de mauvaises pratiques tous contextes confondus, et se terminent souvent par un credo et des propos incantatoires sur la convivialité, café, papotages et petits gâteaux. Autant le "moi je fais comme ça dans ma boutique" est recevable car pas une boutique ne se ressemble, autant le "il faut faire comme ci et pas comme ça", qui apparaît en filigrane, est dénué de sens. D'autant plus que passent souvent à la trappe les conditions locales (locaux, matériel etc..) et l'apport parfois considérable des partenaires extérieurs (réseau, Bdp...) qui est très variable selon les structures. Et enfin ne sont pas comparables les tâches effectuées par les professionnels (ici beaucoup d'investissement dans les animations, là très peu, ici très peu de temps consacré aux acquisitions pour cause budgétaire, ailleurs davantage, etc...) Or c'est bien tous ces facteurs qui entrent en compte pour déterminer le temps que pourra ou non passer le professionnel à encadrer ou assister ses bénévoles, ainsi qu'à effectuer l'accueil du public, qui reste fondamental.

 

 

 

Ferris, pour moi ces deux phrases se contredisent car, quelque part, tu dis à la fois qu'il n'y a pas une solution et en même qu'il est quand même préférable que ce soit le professionnel qui fait l'accueil.

Toutefois la plus-value du professionnel c'est aussi la sélection des documents, la mise en espace, les accueils de groupe, les partenariats ....

 

"Donc dans ma boutique", il n'est pas envisageable que je fasse la totalité ou même la majorité de l'accueil :

- mon temps de travail ne le permet pas ou bien je ne pourrai pas du tout me consacrer à des tâches que les bénévoles n'effectuent pas du tout et qui sont aussi une plus-value professionnelle

- 2 personnes à l'accueil ne se justifient souvent pas voire se gênent. On a à peine la place et souvent pas la fréquentation.

résultat, j'interviens en doublon aux heures où il y a le plus de monde ou bien en fonction des bénévoles (+ ou - autonomes) ou en fonction de ce qu'il y a à faire.

mais si je pouvais faire la totalité de l'accueil, je le ferais car c'est aussi une manière de former les bénévoles à tout un tas d'autres choses aux moments creux... et /ou (convivialité quand tu nous tiens ) de prendre des nouvelles de la santé, du mari et des petits-enfants... C'est essentiel dans ma boutique.

 

Cela dit, ce que tu dis sur l'organisation des équipes avec les bénévoles vaut aussi pour des équipes de professionnels. il faut toujours s'adapter plus ou moins aux traditions préexistantes et au caractère de certains. 

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B. Majour

Ah oui, il faut quand même une grande table. :wink:

Et une bibliothèque entièrement à disposition de l'équipe bénévole.

 

Au besoin, on récupère les tables de la bibliothèque pour les regrouper.

 

Et, si possible, un espace où stocker les documents.

Dans mon cas, c'est en bacs de transport (bacs que j'utilise pour la BDP)

 

L'estampillage est effectué par les bénévoles.

- Date de la couverture à la fin du document, sur la lie.

- Tampon de la bibliothèque sur la page de titre, à l'intérieur du livre.

 

La cote, par contre, est faite en même temps que la saisie à l'ordinateur.

Le document est "à couvrir", et quand il revient de l'atelier couverture, il est à "mettre en rayon" (après un éventuel débullage ou rectification)

 

De temps en temps, j'interviens sur un gros soucis, ou alors je forme une nouvelle bénévole ou une stagiaire, à l'occasion.

Vrai qu'à 7-8, elles terminent 40 livres en une 1-1h30 heures.

 

Michmaa, pour te répondre plus avant, l'équipement est surtout l'occasion de tous nous réunir.

De profiter d'un café ensemble (ou d'une galette, d'un gâteau, de chocolats, etc.) et de discuter de choses et d'autres.

C'est aussi le moment où nous mettons au point les plannings des permanences, ce qui permet à chacune de dire : moi, je ne suis pas là à telle date. En début d'année, on pose aussi le planning des classes/TAP, pour savoir qui veut faire quoi.

 

Le mardi matin, c'est parfois aussi le temps des opérations de rangement, pilonnage, etc.

Plus agréable de le faire à tous.

 

C'est un vrai temps de réunion... où on se retrouve ensemble avant tout.

 

Si on se réunit autour d'une activité, c'est aussi pour casser cette idée de "réunion perte de temps" où chacun intervient peut-être 5 minutes et perd 55 minutes à écouter les autres. Mon temps est précieux, celui des bénévoles tout autant.

On peut tout à fait parler en couvrant des livres. (pas quand on reçoit du public)

Si vraiment il nous faut une réunion, pour les assemblées générales par exemple, alors on prend la demi-heure nécessaire.

Mais ça ne va pas au-delà.

 

Alors oui, je considère que la journée du mardi matin est essentielle pour intégrer l'équipe. C'est à ce moment-là qu'on peut comprendre le vrai travail des bibliothécaires (en backoffice). Quand les bénévoles couvrent, elles découvrent les livres qui passent dans leurs mains. Quand elles les rangent, idem... et elles peuvent en parler ensuite, les conseiller à des lecteurs.

 

Quand elles pilonnent, elles peuvent voir pourquoi on pilonne un livre, pourquoi un livre est malade, pourquoi ça fait du bien d'éliminer des livres (même quasi-neufs) dans une bibliothèque. Quand elles rangent ensuite, elles peuvent me dire : "ça serre à tel endroit, il va être temps de pilonner".

Idem, quand une bénévole s'arrête de couvrir pour parcourir un article, ou regarder un album (et donc faire chuter la vitesse de couverture), je ne dis rien parce que ce temps, on va le retrouver ailleurs. Dans la connaissance du fonds et de la bibliothèque.

 

C'est d'ailleurs de cette façon que je procède avec mes stagiaires :

- couverture des livres (pour qu'elles se rendent compte du temps que ça prend à couvrir un livre, qu'il faut le faire avec soins)

- rangement de documents (que j'ai gardés sous le coude, pour la "découverte" du fonds)

- puis pilon d'ouvrages (pour que le stagiaire se rende compte qu'un livre mal rangé est très difficile à retrouver pour le pilonner, ou pour le prêter)

 

Tout est lié à ce niveau.

 

Et ensuite, seulement ensuite, on passe à l'accueil du public.

Les personnes timides peuvent effectuer toutes ces actions sans avoir à "affronter" le public. Pour les autres, une solide connaissance du fonds, ça aide à être meilleur pour l'accueil. Celui qui ne couvre pas ne connaît pas les nouveautés. Celui qui ne range pas ne sait pas où sont les documents, et ne découvre pas le fonds, il ne peut pas conseiller ou même orienter le lecteur.

 

Pour moi, tout est lié, car : connaître le fonds, c'est fournir un meilleur accueil et un meilleur service.

Voilà pourquoi je passe tous mes bénévoles par ce tamis.

 

On peut le faire sans problème sur ces moments où la bibliothèque est à nous. Et où il est facile de montrer sans l'arrivée inopinée d'un lecteur "pressé".

Je ne te cache pas non plus que lorsque les piles s'accumulent, que ce soit pour la couverture ou pour le pilon, les bénévoles s'aperçoivent du boulot abattu. Souvent j'ai la réflexion, avec un rien de fierté : "Ah, on a bien bossé".

Et c'est vrai, elles bossent bien. Tout le monde a participé, suivant ses moyens, et le résultat se voit !

La pile est haute.

 

Stratégie que j'utilise aussi sur le chariot des retours. Je ne range plus tout de suite, pour que les piles montent un peu sur le chariot... parce que la fréquentation, elle se voit aussi là. Et puis, il y a les fanas du chariot des retours.

 


Je lis la réponse de Ferris qui parle d'accueil "coeur métier" (juste avant une coupure Web :angry:).

 

Je ne dis pas non, je dis juste que je n'enverrai pas un jeune collègue ou une bénévole devant le public sans lui avoir fait ranger un maximum de livres. Sinon, il passerait pour un con ou un incapable, et pourrait en ressortir blessé.

D'après mon expérience, il faut 10 à 12 séances pour qu'une bénévole se sente à l'aise et qu'elles commencent à prendre des initiatives. Même petites, même au niveau de la discussion.

 

Si tu regardes un peu mieux la question des gâteaux, et autres papotages : on partage les gâteaux, on partage la même activité, on partage la même tâche : rendre service au public, rendre un service public.

C'est la question d'être une équipe avant tout.

Une équipe pour faire quelque chose.

Comme toute association bénévole.

 

Pour le reste, ce n'est pas du filigrane. C'est effectivement ce que je pratique... suivant la personnalité de mes bénévoles, et suivant la mienne.

Peut-être que ça peut servir à d'autres, peut-être pas. C'est à chacun d'adapter à sa propre situation, à ses propres possibilités, et à ses propres bénévoles... et à ce que le professionnel souhaite obtenir.

 

- Est-ce que c'est dénué de sens ?

Je ne le vois pas comme ça.

D'abord, ces discussions m'aident à réfléchir à mes propres pratiques (comme pour tout le reste du forum) et donc chaque intervention m'est nourrissante.

Peut-être qu'à force d'interventions multiples, on pourra dégager quelques trucs et astuces fiables et solides.

Cependant, c'est comme pour l'accueil, sans connaissance du fonds, on est beaucoup plus faible et moins armé... pour répondre à la diversité des situations.

 

Si on ne partage rien, on n'aura rien en bout de ligne.

Sans aucune base de réflexions possibles.

 

Tiens, par exemple, je comprends tout à fait l'idée de Michmaa pour les réunions.

Sauf qu'une réunion, pour moi, doit obligatoirement avoir un ordre du jour. (=> en quoi suis-je concerné ? est-ce que ça m'intéresse directement ? Est-ce que je peux déjà y réfléchir et apporter des idées ?)

 

Qui dit ordre du jour, dit envoie par mail.

Si tout est déjà dit dans le mail, pourquoi se réunir ?

Si on peut répondre par mail, pourquoi se réunir ?

 

Donc : Qu'est-ce qu'il n'est pas possible de faire par mail ?

 

Pour moi, la conclusion s'est imposée d'elle-même.
Les possibilités bon marché ne sont pas nombreuses.

Les gâteaux, c'est pas trop cher, et le papotage gratuit. (gratuit et informatif sur ce qui se passe sur la commune, dont les décès et autres problèmes qui m'évitent de tomber des nues)

 

Mais si un généreux mécène nous offre un voyage tous frais payés au Bahamas, on l'emmène avec nous. :flowers:
    Bernard

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Ferris

Bon, chacun sa boutique, donc c'est ok.

 

Mais fixer (a minima) comme priorité, pour le professionnel s'entend, de recevoir les publics, reste apparemment toujours une question qui chatouille aux entournures. Idem d'ailleurs dans les structures entièrement professionnelles. D'où l'idée qu'une bénévole qui manipule des livres en les couvrant et en les rangeant en saura vite autant que le professionnel qui gère les acquisitions, du moins assez pour conseiller le public...Malin mais pas vérifié "dans ma boutique".:wink:

 

Bien sûr qu'on a d'autres priorités, comme le dit Michmaa, notamment les acquisitions. (pour les accueils de groupes ça se discute, la priorité c'est tout de même le tout public, c'est pour lui qu'on a construit des bibliothèques ne l'oublions jamais). Mais la finalité de tout ça, c'est tout de même de valoriser les fonds qu'on a acquis (avec amour et méticulosité) auprès du public, non ? Et qui mieux que toi, acquéreur et prescripteur,  peut le faire aussi bien ? Une bénévole ? Alors il faut laisser les bibliothèques entièrement aux bénévoles, elles sauront faire. Je rappelle au passage que des bibliothèques sans aucun professionnel permanent existent. 6 dans mon réseau. Certaines se portent bien, d'autres moins.

 

Il s'agit tout de même de déterminer les actions où seul le professionnel apportera une plus-value pour le tout public. Si elles n'existent pas vraiment, ça pose de graves questions. Et là on est dans un cadre général, valable comme socle commun pour tout type de structure. Ensuite les différences locales prennent le pas et on aménage les objectifs avec ce qu'on a, c'est normal.

 

Bravo tout de même pour le couplet lyrique de Bernard sur le partage. A un moment je me suis cru dans une église au moment du prêche...:D

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B. Majour

Bien sûr "chacun dans sa boutique", ce qui n'empêche pas d'aller visiter la boutique du voisin pour récupérer quelques idées, ou noter quelques titres. :thumbsup:

 

"D'où l'idée qu'une bénévole qui manipule des livres en les couvrant et en les rangeant en saura vite autant que le professionnel qui gère les acquisitions, du moins assez pour conseiller le public".

 

Je ne pousse pas jusque-là, mais c'est pour bien montrer que, par rapport aux bénévoles, les professionnel ont d'autres moyens de connaissance du fonds, en plus de la manipulation du livre pour la saisie informatique et du rangement.

Les bénévoles, eux, en ont très peu, sauf à lire les livres qui les intéressent.

 

Si on veut des bénévoles qui conseillent ou guident les lecteurs, il faut leur en donner les moyens.

 

C'est un peu pareil dans les grosses structures. Les acquéreurs sont des B ou des A, lorsque les agents en banque d'accueil sont souvent des C... vraiment au courant des dernières acquisitions ?

 

"Une bénévole ? Alors il faut laisser les bibliothèques entièrement aux bénévoles, elles sauront faire."

C'était mon cas pendant plus de 10 ans.

Oui, les bénévoles impliqués savent faire, avec un certain succès... sauf que c'est bien un métier à part entière, pas juste une implication à deux ou trois heures par semaine. (ou même 10-12).

Un professionnel, c'est 35 heures, au bas mot... plus tout un réseau d'autres professionnels qui discutent, échangent et partagent leurs infos... pour rendre un meilleur service, prolongé dans le temps.

 

Oui, le partage à un certain sens (pas idiot de le lire comme le prêche d'une messe, messe bibliothéconomique ? :wink:), comme celui de partager ses connaissances avec son public.

 

Mes connaissances et ma curiosité font aussi partie du service que je rends à mes usagers.

Tout n'est pas dans le fonds. Le professionnel apporte beaucoup de plus-value à ce niveau.

 

Enlève-moi mon fonds et, en trois jours :angel:, je redresse le service par du conseil sur Internet. :ahappy:

   Bernard

 

P.S. : le fonds, c'est la chair et le sang, mais il y a aussi l'esprit ! :drool:

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Giss

Je remonte le sujet. Je voulais répondre à tous, mais j'avais tellement de choses à dire que je voulais prendre le temps ... et finalement le temps m'a pris.
Bon, je laisse tomber le laius sur notre fonctionnement et viens (presque) directement à de nouvelles questions.

 

Hier soir j'avais une réunion avec les bénévoles. Entre prarenthèse, comme 3 sur 7 étaient absents (1 en voyage quelque part en Asie et à priori 2 oublis), j'ai passé ce matin 2 heures à faire un compte-rendu détaillé pour une réunion qui a duré 1h30. Youpi ! Bref, comme tous les ans au printemps, temps des vacances et des voyages pour les retraités, un besoin de nouveaux bénévoles se fait ressentir. Avant de passer une annonce, on va demander aux personnes que l'on connait et qui pourraient être intéressées si elles souhaitent rejoindre l'équipe. Seulement, j'ai du mal avec certains bénévoles qui voudraient prendre les décisions pour la bibliothèque à ma place pour ce qui les intéresse : comment dépenser les sous notament, mais qui ne sont pas là quand j'ai besoin d'eux (on a réaménagé la bibliothèque il y a quelques mois et ça a demandé énormément de travail sur 10 jours, j'ai bossée comme une dingue week-ends et soirs compris, même mes enfants ont aidé pour étiqueter, mais je n'ai quasiment pas vu ces deux personnes alors qu'elles auraient pu être là).

 

Bref, passer par le bouche à oreille est rassurant quelque part car on connait les personnes et ont sait à priori si elles sont fiables. Mais je n'ai pas envie que ces deux bénévoles trouvent quelqu'un dans leur optique, ce qu'ils auraient tendance à chercher. C'est d'ailleurs la première personne bénévole qui a ramené l'autre. Donc je vais chercher de mon côté. J'ai pensé à une stagiaire qui est venue dernièrement et qui a adoré son stage et que j'ai appréciée. Mais elle est en 3ème, elle a 14 ans, ça n'est pas trop jeune pour faire du bénévolat ? Il n'y a pas d'âge minimum légal ? Ca serait pour faire de l'accueil, en binome avec moi.

Modifié par Giss

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Ferris

Il y a une réponse ENSSIB à ta question : http://www.enssib.fr/content/un-mineur-peut-il-travailler-comme-benevole-en-bibliotheque. En gros c'est non, pas avant 16 ans.

 

Sauf si tout se passe dans le cadre associatif : Si les membres d'une association reconnue comme telle par la municipalité exercent leurs activités comme bénévoles dans votre bibliothèque, l'enfant pourra adhérer à cette association et participer, en toute sécurité, et en toute légalité, aux rangements et aux permanences de votre structure.

 

Sauf que si l'on va sur les sites associatifs, ça reste un peu flou au niveau de l'âge des mineurs en question et des précautions à prendre :

http://www.jeuneetbenevole.org/mineurs.php

http://www.jeunes.gouv.fr/interministeriel/citoyennete/benevolat/article/devenir-benevole-mineur

 

En tous cas je t'approuve à 200% de vouloir tenter le coup. Même si tu peux être sûre que tu vas te mettre les autres bénévoles sur le dos.

 

Je n'ai pas envie d'en rajouter une louche la-dessus, car au vu de ce que vis actuellement, je deviendrais méchant....:ermm:

 

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Giss

Merci Ferris. Bon, je redemanderai à la stagiaire dans 2 ans, alors.

 

Il y a bien une association de bénévoles, mais elle ne sert pas à grand chose. Enfin, on se demande à quoi elle sert. Enfin, si, on sait : elle sert aux membres du bureaux (les deux personnes sus-citées + 1 autre moins revendicative) à avoir l'impression d'avoir encore du pouvoir sur la bibliothèque, bien qu'elle soit passée municipale. Ca se passe très bien avec les autres bénévoles, ils ont compris le fonctionnement et on forme une bonne équipe. Mais ils ont "le cul entre deux chaises" en quelque sorte, car ils n'ont pas signé de charte de coopération, bien que j'en ai rédigée une lors de la municipalisation (discutée âprement avec eux et la mairie avant validation), et ils ne sont pas officiellement membres de l'association non plus.

 

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B. Majour

Bonjour

 

Je complète la réponse de l'ENSSIB. C'est tout à fait possible dans le cadre d'un stage découverte d'entreprise.

 

Si c'est possible dans ce cadre-là, c'est possible dans le cadre d'une animation "découverte du métier de bibliothécaire".

Attention, il peut y avoir de l'engouement pour cette activité. Manipuler la douchette représentant le must pour certains. :wink:

 

De toute façon, en premier lieu, il faudrait obtenir l'accord de sa tutelle. Si la tutelle dit oui, on est couvert et on peut pratiquer l'activité... ou l'animation.

On peut aussi vouloir "tester" la formule avec un jeune en particulier pour baliser le terrain (toujours en accord avec la tutelle) et surtout baliser un parcours d'apprentissage, avant de l'ouvrir à d'autres.

Ce n'est pas impossible, il suffit de présenter la chose correctement.  :D

 

Bien sûr, c'est plus facile dans le cadre d'une association... si l'âge des bénévoles n'est pas indiqué dans les statuts. A vérifier là aussi. (Suivant l'âge, peut-on vraiment se présenter à l'élection du CA ?)

 

En ce qui concerne la dépense du budget, j'ai résolu le problème de la manière suivante :

- J'écoute et je note toutes les suggestions des bénévoles et du public.

Pour toute demande, je note. Et c'est ce que je dis à mes bénévoles : "très bien, je note".

Suivant les 10-15 % de budgets que je réserve pour répondre aux demandes du public (et donc des bénévoles) et mes recherches sur la qualité du livre, je satisfais ou non à la demande. (J'essaie quand même de trouver à la BDP en premier lieu)

 

Ceci dit, si la demande des bénévoles est pertinente (= pas pour leur satisfaction personnelle :tongue:), elle a deux fois plus de valeur que celle du public, puisque eux travaillent dans la bibliothèque et peuvent remarquer des manques dans la collection. Ou alors parce qu'ils ont entendu des remarques des lecteurs, ou encore parce qu'ils sont au courant d'activités dans la commune. Etc. Ces demandes-là sont à examiner avec soins.

Mais toute demande entre dans une démarche de validation... suivant le budget disponible, et l'orientation de la collection.

 

Pour répondre à Ferris.

On ne se met pas les bénévoles à dos quand la situation est claire.

Si on s'inscrit dans une démarche "découverte du métier", on peut arriver à beaucoup de choses.

J'ai plusieurs jeunes stagiaires qui veulent revenir, mais elles ne le peuvent pas sauf de manière très très ponctuelle. Car les études sont là ! Et, devoir compris, le week-end est court. Cette "obligation" passe avant tout le reste.

(car il faut aussi que les parents soient d'accord. A ne pas oublier avec des mineurs, accord parental obligatoire, et signé par les deux parents !)

  Bernard

 

 

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Giss

Si l'ancienne stagiaire rejoignait les troupes, aucun bénévole n'y verrait d'inconvéniant. Elle a été super pendant la semaine, intéressée, intéressante, j'ai vraiment apprécié et elle aussi (sa maman me l'a redit plusieurs fois depuis). Elle est discrète mais agréable, donc passerait bien. Je préfère attendre qu'elle ait 16 ans, en espérant qu'elle soit toujours motivée, pour lui demander. J'ai une 6ème que je verrais bien rejoindre le rangs aussi, elle nous aide déjà à ranger les livres quand elle vient le soir.

 

Pour ce qui est du budget, je reviendrai en parler plus tard, je suis en accueil public.

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Giss

Me revoilà. Pour le budget, quand je suis arrivée j'ai fait une répartition du budget par genre : x€ en romans adultes, y€ en BD jeunesse, etc ... en me basant sur les recommandations des BDP (ça varie de l'un à l'autre, d'ailleurs) et en l'ajustant suivant les lacunes ou les surreprésentations de notre fonds et les demandes du public. Autant dire que cela couplé avec un bon désherbage, les fonds albums et documentaires jeunesses n'ont plus grand chose à voir avec ce qu'ils étaient il y a deux ans.

 

Et donc, ce tableau de répartition des dépenses est un argument poids-lourds et inattaquable. Ils ont essayé, ils se sont cassés les dents. Ils ont compris au moins ça. Pour les achats jeunesses, ils me laissent tranquilles, ça les intéresse pas. Les points de tension sont sur les romans et les BD. Les BD on en a trop. Autant que des romans. J'en ai viré 2 000 depuis que je suis là, j'ai encore du travail à faire. Et l'un des deux bénévoles est fan de BD, donc il voudrait en acheter plein, à chaque virée chez le libraire. Donc je lui explique et lui réexplique régulièrement qu'on suit les séries que l'on a d'abord, et que si on achète un 1er tome de série, ça nous engage pour perpète, et ça crève le budget à venir. Il me répond donc "One Shot". Mais comme j'ai commencé à travailler avec un soldeur que j'ai connu dans une autre structure, je l'ai invité à venir lors de son prochain passage, avec la perspective que l'on pourra profiter des sous de la prochaine braderie et acheter direct des séries complètes ou des one shot moins récents, certes, mais moins chers. Il ronge son frein, il ne pourra pas profiter gratos là-tout-de-suite de nouveautés qui le font baver. D'un autre côté, il s'y connait et il fait de bons choix. C'est juste qu'il doit comprendre les notions de "politique documentaire" et de "budget limité".

 

Les achats adultes se font en groupe, à la libraire. Ils ont toujours suivi les "coup de coeur" des libraires. Les libraires ont bon goût, soit. Mais ça ne suffit pas. Je vais donc aux achats avec ma liste de livres soigneusement sélectionnés, mais supérieure au budget à dépenser. Je tiens compte de leur avis sur ma liste (certains livres sont inattaquables) et je leur laisse choisir plusieurs titres que je valide. C'est tendu. Très tendu. D'autant plus tendu que je voudrais changer de librairie pour des raisons pratiques. Pour le moment on fait la jeunesse chez l'un et l'adulte chez l'autre. Cette année je vais imposer les commandes chez celui qui est plus pratique pour moi. Ca va être tendu, mais j'ai un argument budgétaire en béton : j'ai comparé le coût d'une commande chez chacun des libraires. Leur bourse de contribuable devrait y être sensible ...

 

La mairie est au courant de ces tensions. Devinez leur position ?

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Ferris

Je suppose qu'ils te suivent avec enthousiasme, leur masse à la main, prêts à démolir les piédestal en or massif qu'ils ont érigé en l'honneur du bénévole inconnu...:tongue:

 

@Bernard

 

"Mais je n'ai pas envie que ces deux bénévoles trouvent quelqu'un dans leur optique, ce qu'ils auraient tendance à chercher"

"Entre parenthèse, comme 3 sur 7 étaient absents (1 en voyage quelque part en Asie et à priori 2 oublis), j'ai passé ce matin 2 heures à faire un compte-rendu détaillé pour une réunion qui a duré 1h30. Youpi ! Bref, comme tous les ans au printemps, temps des vacances et des voyages pour les retraités, un besoin de nouveaux bénévoles se fait ressentir."

 

j'ai du mal avec certains bénévoles qui voudraient prendre les décisions pour la bibliothèque à ma place pour ce qui les intéresse 

 

j'ai bossée comme une dingue weekend et soirs compris, même mes enfants ont aidé pour étiqueter, mais je n'ai quasiment pas vu ces deux personnes alors qu'elles auraient pu être là).

 

Pour les achats jeunesses, ils me laissent tranquilles, ça les intéresse pas. Les points de tension sont sur les romans et les BD

 

A part ça, Bernard,  il n'y a pas de tensions ? Faudrait arrêter la rigolade. Si ta bib c'est le monde des bisounours, bravo, mais n'en fais pas une généralité.

 

Nous avons 11 structures qui, à présent, ont toutes des bénévoles, même la centrale. Différentes mais qui comportent toutes leur lot de problèmes, y compris les problèmes qu'elles peuvent avoir entre elles. Ce que souligne très bien Giss. Et non associatives, ce qui change pas mal la donne.

 

Par ailleurs le problème des stagiaires, collège ou lycée, que nous recevons en masse tous les ans, c'est qu'ils ne peuvent pas vraiment s'investir sur la durée et sur certains créneaux, et surtout en dehors d'une convention de stage découverte, sinon on n'est pas couverts, tu le dis toi-même.

 

Moi j'ai vu des bénévoles tirer une tronche de deux mètres en constatant que certains stagiaires apprenaient en deux heures ce qu'elles n'ont pas pigé en deux ans. Alors l'accueil des jeunes, c'est pas forcément gagné partout...

 

Certains bénévoles s'accrochent à leur siège et à leur scannette-fétiche comme un droit éternel qu'elles auraient gagné de haute lutte. "Vous avez été bien content de me trouver il y a quinze ans quand on a créé la bibliothèque". Oui, merci bien Mâame, mais aujourd'hui les choses ont changé. Vous non .

 

Tout est là. Il suffit de deux ou trois personnes pour empêcher ou retarder tout progrès dans une structure. C'est valable aussi pour les pros. Et en plus il faut se battre pour faire passer toute chose. Et c'est fatiguant. Elles ont des chaussons dans la tête. Et du coup c'est nous qui finissons par marcher sur la tête...

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B. Majour

Allons Ferris, sachons proportions garder.

 

Je ne vis pas dans un monde de bisounours, comme tu le supposes à chaque fois, mais après plus de 10 ans en association bénévole, j'en ai vu passer des bénévoles. Et encore plus avec 10 ans supplémentaires.

 

Oui, bien sûr, certains bénévoles voudraient dépenser le budget... à leur profit, mais ça ne marche pas comme ça. Il en faut pour tout le monde, et il y a la collection, et la personne qui la suit de bout en bout. C'est cette personne-là qui choisit où et quoi acheter. (Perso, j'ai un peu de mal à comprendre pourquoi Giss estime que ce sera tendu de choisir un libraire plutôt qu'un autre. Présumer ce qui va arriver, c'est le provoquer. Si je dois changer de libraire, je préviendrai les bénévoles sans redouter leur réaction, parce que j'aurais calculé quel est le plus rentable. Plus rentable pour la bibliothèque et idem, plus rentable pour moi. Parce que je suis redevable de mon temps et du budget confié auprès de ma tutelle. C'est tout. 1 heure de gagnée, c'est une heure de gagnée. Visiter un libraire de moins, c'est économiser du temps.)

 

Idem, si tu lances de gros travaux, vient un moment où tu te retrouves tout seul à faire le boulot, bien au-delà des heures réglementaires. Je l'ai fait, j'aurais pu réclamer l'aide des employés municipaux ou m'assurer de la disponibilité exceptionnelle de mes bénévoles sur une plus longue durée. Mon choix n'a pas été celui-là. Pareil en ce qui concerne la rédaction d'un compte-rendu de deux heures pour une réunion beaucoup plus courte. Là aussi, j'ai pratiqué  et compris combien c'était peu intéressant (rentable). Maintenant, c'est un quart d'heure et une page grand maximum. Ou alors un copier-coller et je change ce qu'il faut changer.

 

Avec le temps, on apprend.

 

Pareil que toi, je vois aussi des stagiaires se débrouiller mieux que des bénévoles de longues dates. Et quelque part, c'est normal, les stagiaires sont dans un monde d'apprentissage, lorsque les bénévoles âgées n'y sont plus depuis des lustres.

Et alors. Les stagiaires, eux, ne sont pas disponibles toute l'année, et en particulier sur les créneaux scolaires.

Je regarde les avantages et les inconvénients de chaque situation.

 

Bien sûr avoir les deux seraient le top, et même le triple-top, compétents, rapides et disponibles 24/24, mais dans ce cas, à quoi peut servir le professionnel si les bénévoles sont aussi bons et disponibles que lui ?

 

Et puis note aussi que les stagiaires passent une trentaine d'heures dans la structure. Trente heures de bénévolat, ça représent combien de semaines pour un bénévole ? Entre 10 et 20. Temps diffracté vs temps condensé. Heureusement que les stagiaires deviennent plus compétents au bout de quelques jours. Surtout quand on leur demande des choses simples. C'est une autre paire de manches lorsqu'il s'agit de conseiller un lecteur. Le bénévole qui a lu, depuis des années peut conseiller des livres et guider le lecteur. Dans chaque cas, tu as des avantages et des inconvénients.

 

"Et en plus il faut se battre pour faire passer toute chose. Et c'est fatiguant."

 

Apporte des chocolats, les chocolats ça passe tout seul. Quand une première chose passe, la suivante passe mieux.

Et ce n'est pas qu'une image.

Si tu veux apporter des changements, apporte d'abord la vision que tu as, et ce qui la sous-tend. Le pourquoi ? de ce que tu veux faire. Sans explications, tu engendres de la friction.

 

Et le pourquoi on devrait te suivre.

Si tu n'as pas pris en compte la peur que tu engendres, l'intérêt de la manoeuvre, alors ça va frictionner.

Mets-toi à /prends la place de la personne en face, reconnais d'abord son utilité (ses avantages) et ses besoins avant de vouloir la changer. (Un bénévole est là pour la reconnaissance qu'il en tire)

Et ça changera ton discours et ta façon d'aborder le changement à venir.


 

Si tu trouves que se battre en continu est fatiguant, alors tu es mûr pour changer de stratégie.

Pas abandonner, changer de stratégie.

 

 

Dans le cas de Giss, vouloir imposer : "Cette année je vais imposer les commandes chez celui qui est plus pratique pour moi. Ca va être tendu"... c'est effectivement vouloir se battre et créer de la tension.

Changer de stratégie, ce serait dire : Cette année je souhaite me concentrer chez un seul libraire pour savoir combien de temps je gagne. On ira chez le moins cher".

 

 

A situation claire, résolution claire, et s'il le faut on insiste sur "cette année", pour garder la porte ouverte.

 

Mais bon, je comprends tout à fait que certains aient besoin de se battre, ou de vouloir électriser les relations. Ce n'est pas mon cas, parce que tu as raison, c'est fatiguant... de mouliner du vent, en pure perte.

On n'en ressort pas gagnant-gagnant.

 

Et si on n'en ressort pas gagnant-gagnant, ça ne m'intéresse pas.

  Bernard

 

P.S. : Tiens, à la réflexion. J'ai l'impression que les bisounours travaillent toujours en mode gagnant-gagnant. Si c'est le cas, je suis un bien bisounours. :wink:


 

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Ferris

Bon, ben je vois que tu as réponse à tout, m'sieur l'abbé..., avec toujours la même Bible.

 

Ah, un détail, juste pour avoir le dernier mot : Cette année je souhaite me concentrer chez un seul libraire pour savoir combien de temps je gagne. On ira chez le moins cher".

 

Excellente stratégie, mais en France, il existe le le prix unique du livre, depuis la loi Lang de 1981 . Et les remises sont plafonnées à 9%. Donc il n'y a pas de libraire "moins cher". Sans compter que, si l'on est en marché, il n'est pas question d'aller chez n'importe quel libraire, mais ça c'est en option.:tongue:

 

L'année dernière vers Noel une lectrice m'a offert des chocolats. Normalement je n'en abuse pas, à cause de mon diabète et de mon cholestérol, sans compter mes triglycérides, et l'état de mes dents. Eh bien là j'ai profité d'un jour où j'étais tout seul pour m'enfiler tout le sachet. Les bénévoles m'avaient fichu les nerfs a vif la veille avec leur sapin de Noel. Ces dames décoraient en piaillant tandis que je me farcissais le rangement. Pour un peu elles auraient pondu. Résultat j'ai bouffé mes crottes (en chocolat) et elles se sont farci les boules...

 

Sur ce, joyeuses Pâques tout de même, Père Bernard !

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