Mode de gestion des bibliothèques communales et convention avec une association

[EpimelieMargaron]

Assistante de conservation du patrimoine et des bibliothèques principale de 2ème classe titulaire dans une commune de 1700 habitants, je souhaiterais obtenir quelques informations concernant la réglementation.

 

En effet, je suis employée communale, mais il existe une convention entre la mairie et une association (qui propose de nombreuses activités sportives et autres...) qui lui confie la co-gestion ,uniquement de l'animation.

 

Il en résulte que les adhérents à l'une des activités de l'association bénéficient de l'inscription gratuite à la médiathèque municipale et que les non-adhérents à cette association payent une cotisation dès la 2nde année de leur inscription à la médiathèque (5 euros).

 

La médiathèque étant considérée comme l'une des sections de cette association (alors qu'elle est municipale et que je suis employée par la mairie), les lecteurs, lors de leur adhésion à la médiathèque deviennent donc d'office membre de l'association.

 

J'ai cru comprendre que la gestion ne peut être que municipale ou associative, or là c'est un mélange des deux puisque je récupère l'argent des inscriptions (en espèces ou chèques à l’ordre de l’association) ainsi que les données des lecteurs en tant qu'agent du service public et que je transmets ensuite le tout à une association.

 

Je manipule donc de l'argent sans avoir signé de régie, je n'ai pas signé de mise à disposition, c'est moi qui m'occupe de toutes les animations et pourtant c'est l'association qui a prise sur le budget qui est dédié aux animations en questions.

 

Pouvez-vous m'éclairer sur la réglementation à ce sujet ? N'hésitez-pas si vous avez besoin d'un complément d'informations.

Merci d'avance pour votre réponse.

 

Modifié le 22 avril par EpimelieMargaron

[B. Majour]

Bonjour EpimelieMargaron

 

Le 20/04/2024 à 15:02, EpimelieMargaron a dit :

La médiathèque étant considérée comme l'une des sections de cette association (alors qu'elle est municipale et que je suis employée par la mairie), les lecteurs, lors de leur adhésion à la médiathèque deviennent donc d'office membre de l'association.

 

Donc, cela suppose qu'ils envoient les convocations pour les AG à tous les membres de l'association, sauf à être dans l'illégalité. Est-ce bien le cas ?

(Avoir trop de membres non impliqués, c'est aussi dangereux pour l'association.)

 

Autre point gênant, on ne peut pas forcer les gens à devenir membre automatique d'une association sans le leur dire, et sans leur permettre de s'y opposer (conformément à la loi de la CNIL. Finalité de traitement.)

 

Le 20/04/2024 à 15:02, EpimelieMargaron a dit :

J'ai cru comprendre que la gestion ne peut être que municipale ou associative, or là c'est un mélange des deux puisque je récupère l'argent des inscriptions (en espèces ou chèques à l’ordre de l’association) ainsi que les données des lecteurs en tant qu'agent du service public et que je transmets ensuite le tout à une association.

 

Alors, on peut avoir une gestion municipale associative, avec budget municipal, mais gestion de la structure géré par une association.

 

Que tu récupères l'argent pose déjà problème en cas de perte ou de vol.

Que tu transmettes en plus leurs informations personnelles à cette association, sans savoir comment ils protègent et utilisent les données personnelles des lecteurs, en pose un autre.

 

Tu dois absolument éclaircir ces problèmes avec ton/ta DGS ou avec les élus.

 

D'abord pour régler le problème de l'argent, dont tu es responsable (j'espère que tu signes régulièrement les dépôts que tu fais, avec la date, les décomptes et contresignatures du trésorier ou président de l'association. Surtout pour l'argent liquide.)

Pour rappel, tu n'es pas forcée de le faire, surtout que tu n'es pas couverte en cas de problème.

 

Et aussi pour voir avec le DPO de la commune (loi CNIL) si on peut transmettre les informations personnelles des lecteurs à une association. Et si cette association est bien en règle avec la loi de la CNIL au niveau de la protection des données personnelles.

 

Document à transmettre à l'association et à ta hiérarchie.

https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/cnil-guide_association.pdf

A défaut, c'est le président de l'association qui est responsable en cas de problème.

 

Et voici le guide pour savoir si l'association est en conformité avec la loi.

https://www.cnil.fr/fr/guide-de-la-securite-des-donnees-personnelles-nouvelle-edition-2024

 

A remarquer que les amendes existent

08/02/2023 COMMUNE (procédure simplifiée) Obligation de désigner un délégué à la protection des données
Défaut de coopération avec  la CNIL Amende de 5 000 euros et injonction

https://www.cnil.fr/fr/les-sanctions-prononcees-par-la-cnil

 

Voilà des points à corriger dans la procédure.

Sans doute que la gratuité pour tous simplifierait tout, comme un traitement uniquement bibliothèque (pour respecter la finalité de traitement des données personnelles) mettrait moins en risque le président de l'association et aussi le maire (qui doit veiller à la protection des données transmises à un service municipal)

 

Bon courage à toi avec ce mélange des genres, très classique dans les petites communes.

 

 

 

[EpimelieMargaron]

Merci beaucoup pour cette réponse, je vais rapidement consulter les documents mis en liens.

 

Pour aller un peu plus loin dans mon questionnement, je ne devrais donc pas moi-même encaisser l’argent destiné à cette association, en tant que fonctionnaire territorial.

Il semblerait que la convention qui a été établie soit mixte, ce qui a priori n’est pas possible dans les deux différents modes de gestion des bibliothèques municipales ?

Si convention signifie Délégation de Service Public, confier l’animation à l’association, cela signifie donc que ce devrait être cette dernière qui s’en occupe et qui gère son budget elle-même en totale autonomie, puisqu’en tant que fonctionnaire, je ne dois pas gérer d’argent ou de budget non public ?

 

En fait, l’association reçoit une subvention de la mairie en plus des cotisations d’inscriptions que je récolte et en échange, est censée m’octroyer un budget pour les animations (définit uniquement oralement...)

Or, je n’utilise que très peu de ce budget, d’une part parce que la plupart des animations que je programme sont faites grâce à l’octroi de subventions du département (car j’en fais la demande) et donc doivent passer par le budget mairie, et d’autre part parce que je dois avoir l’aval de la présidente de l’association en question (qui passe par le maire en cas de désaccord avec moi) pour disposer ne serait-ce que d’une partie de cet argent…

 

Par ailleurs, même si la convention datant d’avant mon arrivée (qu’on ne m’a jamais montrée, trouvée dans les archives) précise que l’association doit distinguer les adhésions à l’association des adhésions à la médiathèque, dans la fiche d’inscription à la bibliothèque, cette dernière est présentée comme l’une des activités de l’association et moi, la responsable fonctionnaire, comme la responsable de section…

Ce qui en résulte c’est que forcément, en s’inscrivant à la médiathèque (bulletin d’adhésion avec le logo de l’association et sur laquelle figure «section médiathèque»), il me semble que les lecteurs sont d’emblée répertoriés comme faisant l’une des activités associatives et donc membres de l’association, ce qui semble poser problème si je vous ai bien compris…(tous ne sont effectivement pas convoqués...)

Il est précisé que l’adresse mail donnée facultativement ne sera pas communiquée à l’extérieur de la médiathèque mais comme la médiathèque est considérée comme l’une des sections de l’association, cette dernière récolte bien ce fichier.

Et même concernant les inscriptions gratuites à la médiathèque (jeunes de moins de 18 ans et 1ère adhésion pour les adultes), je transmets (à la demande de l’association) les fiches manuscrites de renseignements (noms, adresses, numéros de téléphones et mails) et la liste mois par mois de tous les renouvellements d’inscriptions à cette même association...

 

Le fait que les adhérents à l’association pour une autre activité (sportive ou autre…) bénéficient d’une inscription gratuite à la médiathèque alors que les non-adhérents doivent payer (même si la somme est modique, 5 € l’année) ne constitue-t-il pas aussi une inégalité de traitement et d’accès au service public ?

Je suis d’autre part moi-même conviée chaque année à l’Assemblée Générale (je ne devrais pas faire partie d’office de l’association, puisqu’il n’y a aucune mise à disposition ?) et tenue de présenter toutes les activités de la structure, alors même qu’aucun bénévole de cette association n’y intervient depuis longtemps et que l’association ne me propose aucune activité.

Tout cela s’explique probablement par le fait que la bibliothèque était, jusqu’aux années 2000 et son informatisation, purement associative et gérée par des bénévoles de cette association, mais je suppose que son fonctionnement aurait du être mis aux normes lors de son passage à la gestion communale par un salarié de la mairie.

Un compromis a du être fait en laissant la charge de l’animation à l’association malgré le recrutement de fonctionnaires successifs qui n’ont pas relevé les anomalies…Mais les animations (comprenant les accueils de classe, les expositions et autres programmations de spectacle...) ne sont programmées et effectuées que par l’agent public que je suis, ce qui rend peu adéquats les termes de la convention :« la médiathèque municipale est gérée par la commune et animée par l’association »

Je comprends bien vos recommandations, mais la présidente de l’association étant une proche du maire ainsi que de mon référent à la médiathèque départementale, la secrétaire de l’association étant elle-même conseillère municipale dans la commune…je crains que solliciter un changement de fonctionnement soit très mal accueilli …d’autant que depuis plus de 8 ans et le changement de maire entre temps, je n’ai jamais eu d’entretien individuel annuel comme il est prévu normalement...donc pas d’occasion d’aborder le sujet sans prendre le risque d'être mal considérée ensuite...

 

J’ai bien conscience que cela fait beaucoup d’informations et que la situation est complexe (même si elle est a priori fréquente...) dans la petite commune où j’exerce (1700 habitants), mais merci encore d’avance si vous avez des recommandations complémentaires éventuelles pour m’éclairer sur les possibles façons de procéder pour ne pas subir de retombées probables …