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Bibliothèque et décideurs : le temps de travail ... et son usage


michmaa
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Sous XP ! Ah oui, c'est grave. Nous quand on a une panne,  c'est à une panne du logiciel que je pense, une coupure en fait, puisqu'on le reçoit par internet. Mais toutes les autres applications installées fonctionnent. Ce qu'on arrive pas à trouver c'est une application qui nous mettrait les codes sous forme de codes-barres et pas en chiffres. Si quelqu'un connait un truc...

 

Excuse-moi Ysé, je ne pensais pas rencontrer tant de misère humaine dans notre beau métier.

Nouveaux métiers, nouvelles compétences, et vieux XP pourri....C'est toujours pareil.

 Ah mais tout le matériel est pas pourri hein, le cyberspace (4 postes) est plus récent avec windows 7, au moins l'opac fonctionne bien 

parce que la priorité c'est le public - a savoir euh ... personne, sauf un ou deux pour utiliser l'opac, j'ai bien proposé d'échanger.... ils y réfléchissent aussi, mais attendent les chiffres de fréquentation du cyberspace.

 

Cela dit j'ai bonne espoir que ça s'arrange, j'ai enfin des  usagers au conseil municipal  :sweat:

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De la part de Ferris, que je remercie au passage de s'être donné tout ce mal, voici en pièce jointe le fichier dont il parlait, qui liste les tâches non compressibles (si j'ai bien compris) dans sa bibliothèque.


 


[Edit du 25 juillet] : Ferris a finalement pu télécharger le fichier en question sur le forum, donc vous pouvez tous y avoir accès en cliquant sur ce lien. Il y a ajouté des commentaires pour aider à sa lecture. Enjoy !


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Merci Bouille. Pas exactement, ce sont toutes les tâches (ou quasiment), en temps unitaire et en temps annuel. Certaines sont compressibles d'autres non. Le fichier est disponible dans les téléchargements.


Modifié par Ferris
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@X'Cera

 

Prenons un exemple concret, peut-être vécu par beaucoup : l'informatique tombe en panne, ou la connexion internet, ou le serveur, on s'en fout, pendant une heure publique forte : On passe en prêt manuel ou en "prêt secouru" (ce qui consiste à scanner des codes-barres de cartes et de livres sur une page bloc-notes.). Le lendemain, si c'est reparé il faudra retaper tous ces chiffres manuellement, c'est extremement long et penalisant et generateur d'erreurs. En espérant que le lendemain ne sera pas non plus une "grosse" journée publique.

 

1) Sachant ce que ça représente comme boulot, est-ce que je peux fermer le service, ou n'accepter que les retours ? Non.

2) Si je reste le soir pour rentrer tous les codes, est-ce que ça sera pris en compte (non pour moi cause IFTS), oui pour un agent si je détaille la raison, le temps correspondant etc...et s'il n'est pas déja dans ses 25 HS.

3) Puis-je fermer deux heures le lendemain pour épurer le truc ? Non

 

Entendons-nous : le "Non" du DGS n'est pas une réponse "légale" (il n'y en a pas, en l'occurrence), c'est la réponse de l'Autorité territoriale. Donc...

 

En l'occurrence tu peux tenter de faire comprendre à ton DSI qu'un "bouquin" n'a d'existence dans le service public que par son code-barres, sinon il est imprêtable, voire non exemplarisé,  il n'existe pas en fait.

 

1) Effectivement, je serai tentée de dire que non

2) Là encore, pas d'accord à propos de l'IFTS

3) Non plus, en effet

Nous avons connu la situation, avec un prime une coupure générale de l'électricité (pratique hein) et des collègues plus ou moins consciencieux qui au lieu de relever les n° de documents ont noté les côtes des ouvrages et basta! Une vraie galère à récupérer, qu'on gère sur notre temps de travail...

 

En plus nous aussi on a encore XP, des processeurs d'un autre âge et 2 pauvres Go de ram qui ne suffisent manifestement pas à faire tourner nos - très gourmandes - applis pro  :no:

 

 

Sinon pourquoi tu veux un logiciel qui remette en forme les codes-barre plutôt que les séries numériques associées ? Pour pouvoir les rescanner ensuite dans le sigb ? Pour la transcription il faut voir si ça n'est pas géré dans le paramétrage des douchettes, à condition d'avoir un logiciel ou une macro de la suite bureautique qui prenne en charge le format.

 

Et merci pour ton document, c'est très intéressant de voir la façon dont on peut exploiter ces données pour défendre des postes (et en effet là ça me paraît bien plus parlant que le calcul en ETP ^^)

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De la part de Ferris, que je remercie au passage de s'être donné tout ce mal, voici en pièce jointe le fichier dont il parlait, qui liste les tâches non compressibles (si j'ai bien compris) dans sa bibliothèque.

 

[Edit du 25 juillet] : Ferris a finalement pu télécharger le fichier en question sur le forum, donc vous pouvez tous y avoir accès en cliquant sur ce lien. Il y a ajouté des commentaires pour aider à sa lecture. Enjoy !

 

bouh !

ça ne marche pas pour moi.

J'ai à la fois "désolée vous n'avez pas la permission pour cela" et "Nous n'avons pas pu trouver le fichier spécifié."

 

help me !

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Sinon pourquoi tu veux un logiciel qui remette en forme les codes-barre plutôt que les séries numériques associées ? Pour pouvoir les rescanner ensuite dans le sigb ? Pour la transcription il faut voir si ça n'est pas géré dans le paramétrage des douchettes, à condition d'avoir un logiciel ou une macro de la suite bureautique qui prenne en charge le format.

 

Oui, pour pouvoir ensuite les rescanner. On a perdu depuis longtemps la notice des douchettes, mais je vais voir de ce côté. Sinon, quand tu dis "à condition d'avoir un logiciel ou une macro de la suite bureautique qui prenne en charge le format.", peux-tu traduire français courant , fin du 20° siècle ? Merci Chatouille  :blink: 

Modifié par Ferris
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Oui, pour pouvoir ensuite les rescanner. On a perdu depuis longtemps la notice des douchettes, mais je vais voir de ce côté. Sinon, quand tu dis "à condition d'avoir un logiciel ou une macro de la suite bureautique qui prenne en charge le format.", peux-tu traduire français courant , fin du 20° siècle ? Merci Chatouille  :blink: 

 

 

Haha, en fait il faut que ton logiciel prenne en charge la forme "code-barre", parce que je ne suis pas sûre que ça soit d'office dans les suites bureautiques (on reproduit rarement les codes-barre tels quels), ou alors il te faut un logiciel qui génère un code-barre du même format que celui qui a servi à "traduire" le numéro de document. En plus ça implique de devoir imprimer tous tes codes-barre avant de les rescanner, puisque les douchettes ne peuvent normalement pas lire directement sur l'écran.

 

Pour les notices si tu as le modèle elle sont souvent téléchargeables en pdf sur le site du constructeur.

 

Nous on avait fait des copié-collé des numéros parce qu'on avait scanné les numéros de carte et de documents dans un tableau Excel (on a régulièrement des pannes logiciel).

 

Fait trop chaud pour faire des chatouilles, mais j'arme mes plumes mouhahaha

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Merci pour tes efforts, mais j'imprime que dalle. Cherche pas, c'est de ma faute. Pas important. A part ça, je t'informe que depuis le post 47 nous sommes en situation de digression caractérisée. Donc je stoppe.  :)


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@Michmaa

 

Le fichier est maintenant présent dans les téléchargements

 

 

@Ferris

Ce qu'on arrive pas à trouver c'est une application qui nous mettrait les codes sous forme de codes-barres et pas en chiffres.

 

Tu veux quoi ?

Générer des codes barres à partir de chiffres ?

 

Pour ça, j'ai installé une police Word  police C39HrP24DhTt, afin de générer des codes barres spécifiques (par exemple pour mes affiches patrimoniales, ou pour refaire un code-barre qui s'est abîmé).

 

Le seul inconvénient de cette police, c'est qu'il faut entourer les chiffres ou lettres avec des étoiles.

 

 

Comme ça : *C0005367407*

 

On surligne, on change la police en C39HrP24DhTt et obtient un code-barre imprimable.

 

 

Sinon, pour saisir directement des code-barres en cas de problème, j'utilise autohotkey (www.autohotkey.com), petit logiciel gratuit.

Autohotkey est logiciel fantastique qui simule les frappe clavier (et aussi la souris) comme si on les tapait soi-même à la main (tapait ou bipait d'ailleurs, les douchettes utilisent le même principe : lecture chiffre après chiffre, puis touche entrée à la fin.).

 

 

En utilisant Excel pour générer les ordres "clavier", en deux copier-coller, j'ai le script qui me permet de tout rentrer d'un coup.

 

Je l'ai aussi utilisé récemment pour pilonner des magazines qui n'ont pas de Code-barre. (Canard Enchaîné par exemple)

 

exemple de script (fichier texte enregistré avec l'extension .ahk)

 

nom du fichier texte Notepas : pilonmag.ahk

 

#N::

send CANARD4832{Enter}

send CANARD4833{Enter}

send CANARD4834{Enter}

send CANARD4835{Enter}

send CANARD4836{Enter}

send CANARD4837{Enter}

return

 

; Windows + P pour arrêter la macro si ça ne va pas.

 

#p::Pause
return

 

Escape::
ExitApp
Return

 

 

Explication du script

 

#N::  => touche Windows + N (pour activer la macro, une fois qu'on est positionné sur la case des retours dans son SIGB)

Send = envoie des touches qui suivent  (C,A,N,A,R,D,4,8,3,2, touche entrée)

{Enter} = touche entrée

return = fin de la macro, place à la suivante

 

;  (toute ligne commençant par ; est un commentaire et ne sera pas exécuté par autohotkey)

 

#p::Pause => touche windows + P pour mettre en pause le script
return = fin de la macro.

 

Escape:: => touche Esc ou Echap pour arrêter et quitter autohotkey.

ExitApp => fermer autohotkey

 

 

A la place de "Canard4832", on peut avoir n'importe quel code-barre (du moment qu'il y ait tous les chiffres, Excel tronque souvent les premiers s'ils valent 0)

 

Et comme ce script n'est pas dépendant du SIGB, on peut le tester d'abord sur Word ou un autre traitement de texte pour voir ce qu'il va faire, et quel code-barres il va passer.

Ceci pour faire les tests de précaution. Parce qu'une fois le script lancé, on ne peut pas revenir en arrière. Les documents retournés sont retournés.  :wink:

Et taper touche Windows + P ou Echap risque d'être insuffisant, tant le retour est rapide.

 

Il suffit de le constater en le lançant sous Word (là où il n'y aucun risque).

 

 

Bien sûr autohotkey peut faire beaucoup beaucoup plus de choses.

Mais là, c'est un script facile et simple qui me facilite bien la vie avec mon SIGB.

  Bernard (qui remercie Ferris pour son tableau excel)

Modifié par B. Majour
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Tu veux quoi ? Générer des codes barres à partir de chiffres ?


 


Non, le contraire. En prêt secouru, la scanette lit les CB de cartes et livres mais nous les transcrit sous forme de chiffres (uniquement sur bloc-note ou word, pas sous excel). Du coup le lendemain, on prend nos feuilles imprimées et on tape chaque Cb à la main. Ce qui serait bien (tant pis pour le papier) ce serait que lors de la lecture elle imprime des CB plutôt que des chiffres.


 


Maintenant si tu as un systeme qui permet que le lendemain la scanette lise les chiffres en les transformant en CB ou un truc accepté par l'ordi, avec un cache en papier, on pourrait lire les chiffres, ce qui reviendrait au même.


 


Le but du jeu c'est de pas avoir a retaper des CB à la main le lendemain. Le problème c'est qu'on a , en réseau, différents types de CD, (y en a meme qui "entrent en conflit quand il y a trop de zeros devant le chiffre) ,ca va du "code 39 simple et des truc plus sophistiqués où il parait que le nom de la bib est inclus dans le CB, même si ça se voit pas. Bref, m'en demande pas plus mais quelqu'un m'a dit que paramétrer la scanette n'y changerait rien, et que c'est déja beau qu'elle lise tous ces codes différents. Certains CB ont d'ailleurs deja deux etoiles entourant le code. Mais reportés sur word, ils ont tous la même tête. La plupart sont des 14 chiffres , livres et lecteurs, mais on peut pas se tromper  à la retape : tous les codes lecteurs commencent par un 9 et tous les codes livres par un zéro.


 


J'ai rien compris à tes explications, mais s'il y a un logiciel à charger et un tutoriel avec, je peux refiler le bébé à un plus doué que moi. Tiens je te passe direct sur la page forum des CB par la scanette un cb carte et les trois documents empruntés


 


90324000104948


 


00325000051038


00324000155352


00324000054308

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Tutoriel pour installer une police code-Barre

 

=> Télécharger cette police de caractères
http://fr.fontriver.com/font/c39hrp24dhtt/download.html

 

Ou chercher : police code barre c39hrp24dhtt (sur un moteur de recherche, si le lien n'est plus valide)

 

 

=> Dézipper le fichier
=> Copier le fichier c39hrp24dhtt.ttf dans c:\windows\font (pour que la police soit reconnue par tous les logiciels)

Installer une police avec Windows 7
     Double cliquer sur le fichier .TTF
     Cliquer le bouton "Installer"

(=> Fermer Word s'il était ouvert.)
=> Lancer Word (ou un traitement de texte)

=> Copier ses codes barres scannés

90324000104948
 
00325000051038

00324000155352

00324000054308

=> Les entourer d'étoiles * *


*90324000104948*
 
*00325000051038*

*00324000155352*

*00324000054308*

=> Sélectionner / surligner avec la souris le premier code-barre étoilé, prendre tous les caractères de la ligne.

*90324000104948*

=> Cliquer sur Format/Police
=> Choisir c39hrp24dhtt
=> Changer la taille en 24 (pour que ce soit lisible)

Et les chiffres se transforment en code-barre.

=> Procéder de la même façon pour changer la police de chaque code-barre.

=> Imprimer la feuille.
=> Passer la douchette sur la feuille imprimée pour vérifier que ça fonctionne.

 

 

Pour Autohotkey, il te faudra sans doute l'aide de quelqu'un. Oui. :wink:

Pour installer la police de caractère, je ne pense pas.

Le reste de la procédure n'est pas trop compliqué, c'est l'utilisation classique d'un traitement de texte.

 

Merci de me dire si ça fonctionne.

Dans ce cas, je mettrai le fichier explicatif en téléchargement pour tout le forum.

  Bernard

Modifié par B. Majour
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SI je peux me permettre, il faudra tout de même vérifier qu'il s'agit du même encodage pour les CB, puisqu'il existe plusieurs formats et qu'ils ne retranscrivent pas les données de la même façon... En général le type de CB est indiqué sur tes boîtes de CB ou sur ton bon de livraison (enfin il vaut mieux en tous cas ^^)


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D'après mes constatations, ce sont les mêmes code-barre que ceux des ISBN des livres. D'où les deux étoiles.


 


De toute façon, il suffit d'imprimer une page et de voir si ça marche ou pas avec cet encodage. :wink:


  Bernard


Modifié par B. Majour
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Merci beaucoup Bernard, je vais essayer ça au boulot dans la semaine est je te tiens informé. Mes excuses pour le temps de réponse mais j'étais occupé avec mon lierre... :)


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D'après mes constatations, ce sont les mêmes code-barre que ceux des ISBN des livres. D'où les deux étoiles.

 

De toute façon, il suffit d'imprimer une page et de voir si ça marche ou pas avec cet encodage. :wink:

  Bernard

 

A priori ça dépend des collectivités, parce que nos cb par exemple ont pas le même encodage...

 

Oui le plus simple c'est encore de tester dans les deux sens, et de comparer les séries numériques obtenues  :D

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  • 3 months later...

Bon alors, pour commencer, j'avoue humblement qu'étant sur mon temps de travail (je recherche ici de l'information pour une note, mais je vais vous faire un joli post tout bien comme il faut pour vous poser mes questions ;) ), je n'ai pas pris le temps de tout lire.

 

Juste un petit retour d'expérience en cours sur un outil, pour répondre à la question initiale et qui pourra peut-être s'avérer utile à plus d'un d'entre nous : le plan de charge...

 

Suite à un certain nombre de difficultés avec une des équipes dont j'ai la charge, un comité de pilotage a été mis en place sur cette structure en particulier et la DG nous a demandé les plans de charge pour cette équipe. Avec l'appui de la DRH, j'ai donc élaboré l'outil correspondant, puisque le plan de charge doit être l'exact reflet de l'activité et donc doit être adapté service par service, et même agent par agent.

 

En échangeant avec mes collaboratrices responsables des autres équipements, nous nous sommes rendu compte que cet outil serait également utile et très pertinent pour les bibliothèques et nous avons donc décidé de le mettre en place. Afin de ne pas alourdir plus que de raison la charge de travail des bibliothécaires et afin de lever les inquiétudes en termes de "flicage", nous avons décidé de procéder par périodes test pour ces équipements (pour la première structure, c'est un travail mené sur une année complète) : nous sommes actuellement en train de mener la première période de deux mois, il y en aura une autre en avril mai, une en juillet août et une en septembre, a minima, pour rendre compte des différents contextes d'activité du réseau (petites vacances, période scolaire, fin d'année scolaire avec tous les temps forts, vacances d'été et rentrée).

 

En bref, un plan de charge, c'est un tableau dans lequel sont mises en évidence les trois ou quatre missions principales d'un poste, et pour chacune d'elle les activités (ou tâches) qui la composent, en regard des jours de travail. Chaque agent a son propre plan de charge et doit y entrer pour chaque tâche le temps consacré dans la journée (en gros, une fois qu'on est habitué à l'outil, ça ne prend guère plus de 5 minutes). Comme ce sont les grandes masses de l'activité qui nous intéressent, j'ai demandé aux agents de ne pas descendre en-dessous du quart d'heure pour les données rentrées dans le tableau (on ne va pas leur demander de passer leur temps le nez rivé à l'horloge pour savoir à la minute près combien de temps a été consacré à telle ou telle tâche...).

Par définition, le plan de charge reflète l'activité et non le temps de travail de l'agent : par exemple, quand deux tâches sont menées simultanément sur un temps donné, ce temps est entré pour chacune d'elles dans le tableau (ce qui permet de mettre en évidence le besoin réel, et non les aménagements qu'on lui trouve pour tenir les contraintes qu'on a). Par exemple, si pendant 30 minutes, un agent au service public a fait de la recherche pour ses acquisitions, il rentre 30 minutes dans les deux cases correspondantes. On sait bien que ce n'est pas souhaitable, mais dans beaucoup d'établissements, on n'a guère le choix, au vu des moyens humains et des besoins temporels...

 

Régulièrement, je demande aux agents de me communiquer leurs plans de charge individuels et je synthétise les données dans un tableau commun qui est transmis à ma hiérarchie : comme je le disais, l'objectif n'est pas un flicage du travail des agents, mais une évaluation réaliste de l'activité et des besoins pour remplir au mieux nos missions.

Par ailleurs, cet outil permet d'avoir des arguments objectifs pour alimenter les bilans annuels, au-delà des seules statistiques fournies par le SIGB.

 

Voilà voilà :) Je prendrai le temps de lire l'ensemble des échanges à tête reposée :)

Modifié par Anne Baudot
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Non, il s'agit bien d'un reflet de l'activité. Et non, flicage il n'y aura pas : je suis le manager en responsabilité, c'est moi qui collecte et synthétise les infos, et ce n'est pas ma politique de fliquer les agents (et globalement, il n'y a pas d'abus, ce serait même plutôt l'inverse ;) ). Comme ils n'ont pas les données par agent, mais juste le résultat global, ils ne peuvent pas s'en servir pour fliquer... et ce n'est pas franchement la politique RH en vigueur chez nous, de toute façon... Sans compter que ce sont les agents eux-mêmes qui remplissent leur plan de charge, donc c'est nécessairement basé sur une relation de confiance ;)

 

A ta dernière question, la réponse est assez simple : la charge de travail reste identique (sauf à ce qu'ils mènent plusieurs tâches en parallèle, comme dans l'exemple que je citais plus haut), c'est seulement la nature des tâches qui change ;)

 

Et non, la mesure en ETP ne suffit pas : on nous demande des données argumentées et objectivées, et tu peux sortir toutes les statistiques nationales que tu veux, ce n'est pas considéré comme une donnée argumentée et objectivée, ils veulent du concret local, donc on leur donne du concret local. C'est donc des données collectées par le plan de charge qu'on déduit, au moins en partie, les besoins en ETP (et oh, comme c'est étrange, on aboutit à des besoins supérieurs aux moyens qu'on a, dis donc...). En regard de cet outil, la RH utilise effectivement un tableau de calcul des besoins en ETP à partir du tableau des emplois (et oh, comme c'est étrange, là aussi on aboutit à des besoins supérieurs aux moyens qu'on a, c'est fou...).

 

Bref, malgré toutes les notes et les bilans d'activité, il semblerait qu'on ait un peu de mal à faire comprendre comment se décompose l'activité (certes très complexe) de la lecture publique sur notre territoire, donc on utilise tous les outils objectifs à disposition pour en rendre compte ;)

Le plan de charge est un outil de management utilisé dans d'autres secteurs d'activité et qui permet notamment le dialogue entre clients et prestataires, par exemple...

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