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régie et bénévoles


sachem
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Bonjour,


 


Un doute m'assaille: je travaille dans une bibliothèque municipale (2 agents + des bénévoles), et je me demandais si les bénévoles ont légalement le droit d'encaisser les inscriptions?


Seules ma collègues et moi sommes nommées régisseurs... mais comment faire autrement? pas assez d'agents...


 


De plus, nous sommes, je pense, également dans l'illégalité car nous ne donnons pas les justificatifs de réglèment dès le réglement mais au prochain passage de l'adhérent(les petits papiers carbone du trésor public dont j'ai horreur!!!).  Pourquoi? parce que ce serait aux bénévoles de le faire (et je crains les erreurs), que ma collègue et moi ne pouvons le faire le temps du prêt (trop de transactions, risque d'erreurs là aussi..).


 


Comment faites-vous?


 


merci.


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Bonjour,


Tu dis être régisseur, donc tu as une régie et un journal de caisse. Pour que les bénévoles puissent encaisser l'argent, tu dois demander à ta mairie un arrêté qui les nomme mandataires pour le compte et sous la responsabilité du régisseur. Une liste exhaustive de ceux et celles qui sont d'accord pour être mandataires figure dans cet arrêté.


Tu dois toujours donner une justificatif de paiement au lecteur, sinon il vaut mieux lui demander de venir sur les premanence où tu es présente. Gare aux contrôles de régie !


J'ai un scan de mon arrêté, fais-moi signe si tu veux que je te l'envoie, mais c'est ton DGS qui doit s'en occuper.

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Tous les textes sont là : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/titre-2-nomination-regisseur-et-des-mandataires


Bien faire attention à la différence entre regisseur interimaire et mandataire suppléant, aux cautionnements eventuels, au montant maximal de la recette mensuelle (exemption ou non de cautionnement), à la nécessité ou non de prendre une assurance individuelle, au fait d'être nommé régisseur pour les recettes et les avances ou seulement pour les recettes, etc...


Dans tous les cas l'approbation du comptable public (percepteur) est indispensable.


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Ca me parait risqué de permettre aux bénévoles de faire les encaissements, ici nous sommes très vigilants pour tout ce qui concerne la régie. Si vous n'êtes pas assez nombreuses il vaut peut-être mieux instaurer un système de permanences ou encore mieux faire remonter l'info à la mairie et leur demander de recruter ou d'offrir la gratuité aux usagers  :wink:


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Bonjour,


 


Clairement, vous êtes dans l'illégalité.


 


Dans ma collectivité je milite pour la gratuité pour cette raison (pour mon augmentation du temps de travail aussi mais même comme ça, je ne suis pas là 365 jours par an ;-)


A lire le lien posté par Ferris, j'ai l'impression que toutes les bénévoles pourraient être mandataires...c'est sous la responsabilité du régisseur. C'est donc une question de confiance...


 


Après, il y a la règle et la pratique et souvent un bel écart. le tout parfois c'est de savoir quel est l'écart acceptable. Lyd, c'est courant un contrôle de régie ^^ ?


 


Autour de chez moi il y a plusieurs organisations dont voici une petite liste :


- présence nécessaire d'un salarié et inscription obligatoirement par le salarié.


- des cas exceptionnels où les bénévoles prennent l'inscription et le paiement mais n'ont pas accès à la régie et mettent donc cela de coté en attendant le retour du salarié.


- des cas où les bénévoles font l'inscription mais demande à l'usager de payer à son prochain passage.


...


j'imagine que c'est non-exhaustif.

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Non il n'y a pas illegalité : Peut être nommé régisseur, tout agent de la fonction publique territoriale ou hospitalière mais également toute personne physique extérieure à la collectivité ou à l'établissement public local.


Mais il y a nécessite d'un suivi et donc de gros problèmes d'organisation, beaucoup de bénévoles n'ayant pas un temps de présence suffisant pour assumer ce rôle. Chez nous toutes les structures (avant la gratuité) y étaient autorisées, mais le percepteur avait fortement limité le nombre de suppléants.


​Le contrôle de regie n'est pas fixé. Chez nous une fois en 5 ans, sauf s'il y a des problèmes récurrents lors des remises de comptes.


Par contre ce qui est clair c'est que le salarié regisseur en titre se paie la verif de caisse tous les soirs. La confiance c'est bien joli, mais on ne rigole pas avec ces trucs là...


 


Rien ne vaut une bonne gratuité... :) 


Modifié par Ferris
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J'ai eu un contrôle de régie par le percepteur et un grand ponte descendu de je-ne-sais-où.


 


Ils ont contrôlé la tenue du journal de caisse et ont compté ma caisse. Par contre ils n'ont pas comparé les inscriptions dans logiciel de bibliothèque par rapport aux encaissements du journal de caisse. C'est eux qui m'ont informée de mes devoirs et responsabilités s'il y avait un problème (et des conséquences).


Ceci dit, j'étais dans une commune de 3000 âmes et les recettes n'étaient vraiment pas compliquées à tenir ! Il fallait juste que les erreurs de colonnes (chèque/espèces) soient barrées proprement et ne jamais utiliser de "blancs" pour corriger (erreur de débutante-pas-informée).


La mairie m'avait au préalable informée de la venue imminente de la perception.


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@michmaa


J'ai une toute petite régie, cela ne me prend pas longtemps et je ne fais pas les comptes tous les soirs, mais toutes les semaines. Je porte à la perception  environ 6-7 fois par an, càd tous les 1,5-2 mois environ.


Hebdomadairement, je dirais que cela me prends entre 5 mn et 1/4 d'h (suivant le montant perçu) et le versement en perception 3h. Je compte le déplacement à la trésorerie.

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Merci à tous pour vos réponses: dans un premier temps, je vais demander à ce que les bénévoles concernés (en qui j'ai confiance) soient déclarés et détailler tous les problèmes engendrés par la délivrance des reçus (que nous ne faisons pas en même temps que le paiement).


Pour info, je suis dans une ville de 6000 habitants, 1500 inscrits actifs, 55 000 prêts annuels... le tout pour seulement 2 agents et 12 bénévoles dont 4 au prêt/retour/inscriptions. Nous sommes devant un manque de moyens humains criant...


Nous sommes dans l'impossibilité de délivrer ces *** reçus dans les temps (pas de temps, pas de place)!!!


Alors, après cet état des lieux, je vais militer pour la seule solution valable: la GRATUITE  :drool:


 


Du coup, j'ai une autre question: pour ceux qui ont opté pour la gratuité, l'adhésion pour les habitants d'autres communes est-elle payante ou pas?


 


merci.


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Un détail : TOUT dépend du niveau de compréhension de votre percepteur. N’hésitez pas à aller le voir. Exemple : pour les photocopies, il nous avait autorisé, au lieu du carnet à souche traditionnel à remplir, la delivrance d'un bon de type billet de tombola, pré-rempli et anonyme, chaque bon valant une copie (prix unique). La mairie a validé les a édités et ça a beaucoup facilité le travail.


 


Le Percepteur est le personnage le plus important d'une collectivité me disait-on un jour. C'est vrai (t'as qu'a voir la merde en Mairie s'il refuse le paiement d'une facture...c'est l'ambiance enterrement de première classe). Mais il peut être très compréhensif face à des situations de type bénévolat etc... et s'il accepte des solutions particulières, elles seront validées par le CM. N'hesitez pas à prendre directement rendez-vous avec lui , en tant que chef de service, pour voir tout ça. Passer par le DGS, puis la compta etc...vous y laissez des billes à chaque fois parce que ces administratifs ne sauront pas présenter vos difficultés comme vous seul pouvez le faire (et chercheront aussi à se faciliter la vie avant de faciliter la vôtre).


 


Un arrangement direct avec le percepteur sera toujours validé par votre hiérarchie, qui n'aura plus qu'à établir l'arrêté selon ses preconisations.


 


Nayez pas peur ! (Jean-Paul II, Pape)


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@Sachem


 


Du coup, j'ai une autre question: pour ceux qui ont opté pour la gratuité, l'adhésion pour les habitants d'autres communes est-elle payante ou pas?


 


Si tu ne veux plus de problème de régie et de reçus, c'est la gratuité pour tout le monde, sinon tu restes dans la même problématique pour encore moins de personnes.


 


En décomptant le nombre d'usagers "extérieurs" (autrement dit qui ne travaille pas sur la commune, qui ne sont pas scolarisés sur la commune, parce que ceux-là ont droit au tarif communal), tu peux arriver à prouver à ta tutelle que le jeu en vaut encore moins la chandelle. Car ce qui est le plus impactant dans la tenue d'une régie, c'est le temps de travail qu'on y consacre. (Lyd l'explique très bien, juste le message au-dessus. Le temps de déplacement à la Perception sera le même que tu aies un usager payant par mois ou cent, et ce temps-là coûte cher à la commune et te prend du temps plus utile ailleurs sur ton travail interne, sans compter les frais de déplacement)


 


Bon, tout ça m'explique encore mieux pourquoi je tiens absolument à conserver notre système de bibliothèque municipale-associative.


Dans ma structure, c'est l'association qui encaisse les cotisations => les bénévoles peuvent encaisser les cotisations, sans problème ; nous ne sommes pas assujettis aux problèmes de régie/perception... ce qui n'empêche pas les tenus de compte, mais c'est pris en charge par la présidente et la trésorière... autant de temps en interne que je n'ai pas à déployer. Même si j'encaisse la majorité des cotisations, avec reçu pour le décompte mensuel.


 


Ceci dit, je plaide quand même pour la gratuité, pour tous.


Parce que je perds du temps à rendre la monnaie et à faire ces foutus reçus, plus cahier de cotisations, plus validation sur l'ordinateur. Sans compter que même 8 euros par an, c'est dur pour certaines familles.


Et moi ça me dégagerait l'obligation de trimballer un paquet de pièces de deux euros en permanence.


Parce que suite à quelques visites pour 45 centimes d'euros, nous ne laissons plus rien à la bibliothèque.


 


Donc oui, gratuité pour tous, sinon ça n'a pas de sens.


  Bernard

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D'accord avec toi Bernard sur la question de personnes extérieures à la commune.


La rentrée va être intéressante!


Je pense qu'il nous faudra tout de même conserver une régie "minimum" pour le remboursement des documents perdus ou abîmés (seulement pour les magazines et les dvd)...


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La tarification uniquement pour les hors-communes n'existe pas dans le cas de la gratuité sur la commune-centre. Par contre quand la commune-centre est payante, des tarifications parfois très élevées sont appliquées aux extérieurs. Cette pratique, d'une part annule les effets benefiques de la gratuité (temps de travail et coût supérieur aux recettes), et d'autre part , dans une configuration actuelle (obligatoire depuis janvier 2014) de fusion des communes et des intercommunalités, même si la compétence lecture publique n'est pas obligatoirement reprise par la nouvelle communauté, la maître mot reste le principe d'équité territoriale : gratuit ou payant, mais pour tous les habitant du territoire concerné. Par contre les tarifications à options restent pratiquées, on l'a vu plus haut.


 


Il faut effectivement conserver une régie pour les prestations payantes (memes minimes), sinon envoyer les personnes payer en régie Mairie ou directement en perception....


 


Se souvenir au niveau de l'argumentaire gratuité que le maintien de penalités payantes par exemple exige quasiment le même temps de travail de la part du régisseur (tenue de caisse, verification, transport des recettes). Seul le temps de perception lui-même est diminué (en théorie, car on a souvent plus de perceptions annexes à percevoir que de nouvelles inscriptions ou renouvellements, notamment sur des periodes courtes.). Vous pouvez proposer des penalités non-payantes (exclusion temporaire du droit de prêt par exemple), ça fonctionne très bien chez nous et l'effet dissuasif est equivalent à "l'amende".


 


Une incidence : dans vos argumentaires, tâchez de vous cantonner aux arguments economiques : la perception coute plus qu'elle ne rapporte, ratios de temps de travail, coût global de revient par agent...). Y insérer des arguments de politique locale (equité territoriale, réactions de la population, tarifications globales des services publics locaux, comparaisons avec d'autres services, arguments sociaux etc...) peuvent être très mal vus : vous êtes fonctionnaires, laissez le choix politique aux politiques, contentez-vous de les informer le plus completement possible. Vous pouvez (et devez) vous prononcer pour la gratuité par principe, c'est dans les recommandations du Ministère, vous etes donc dans votre role. Vous pouvez enfin citer des exemples de villes à demographie et aspects socio-culturels equivalents et à tarifications equivalentes, qui ont vu augmenter leurs inscrits suite au passage à la gratuité.


 


L'aspect benevolat n'est pas un argument valable et il peut se retourner contre l'agent en charge. Associatif ou non, tout bénévole peut percevoir de l'argent. C'est la loi et beaucoup d'entre nous l'ont vécu ou le vivent encore. Par contre en temps que régisseur principal, l'agent titulaire peut voir son temps de travail très augmenté, au détriment d'autres charges, qui ne seront pas forcement reprises par des bénévoles.


 


Cet argument ne tient malheureusement pas dans les structures professionnelles où l'on aura tendance à diviser le travail de perception par le nombre d'agents présents, ce qui ne diminuera pas le coût / temps global mais permettra de dire que la charge ainsi répartie sera minime par agent mandataire et ne nuira donc pas au service.


 


Rien n'est simple....


Modifié par Ferris
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Bonjour,


Une jurisprudence de la Cour de Justice européenne de 2003 sur les tarifs préférentiel condamne les tarifs différents selon le lieu d’habitation. Certains pays, comme l'Italie, l'ont transposée. Voici le lien vers la synthèse faite par le site Carrefour Local : http://www.senat.fr/questions/base/2005/qSEQ050215882.html


Un argument peut-être...


Quant à la gratuité, je répète surement plusieurs pistes : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2012-03-0047-007 et surtout http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/48205-l-impact-de-la-gratuite-sur-l-activite-et-la-frequentation-des-bibliotheques-municipales.pdf


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  • 7 months later...

Bonjour


Je profite de cette conversation qui concerne les cotisations, pour élargir un peu. Dans notre réseau intercommunal, gratuité complète, et donc aucune régie mise en place. La CC a la compétence partielle pour la mise en réseau, chaque bib garde son autonomie par ailleurs : acquisitions, personnel... et animations (même si la CC en finance quelques-unes). Jusqu'ici, toutes ces animations étaient proposées gratuitement. Mais aujourd'hui, une bib, exclusivement gérée par des bénévoles, me demande de relayer une info concernant une animation, et leur texte mentionne une participation de 1€ par personne. Bon, ce n'est pas la mort, mais pour le principe, j'aimerais savoir si elles ont le droit... Imaginons que la prochaine fois ils demandent 5 € par personne ? 


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Ton contexte administratif n'est pas très clair. Les bibs sont sous administration municipale ou bien il existe bien un réseau" intercommunal" (de bibliothèques), puisque tu utilises le mot ? L'interco n'a pris qu'une compétence limitée (mise en réseau, donc c'est qu'il n'y a pas encore de réseau avec règlement unique et gestion intercommunale , mais elle décide de quoi? Il y a des conventions entre les villes (tu parles de bibs autonomes)? Et la bib benevole , elle est associative ou sous gestion communale ? Precise ton contexte


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la bib dont je parle est sous gestion communale, comme les autres


la com de com a une compétence en matière de mise en réseau donc au niveau informatique (finance tout ce secteur) + mon poste de coordinateur avec mission de conseil, de "professionnalisation des acteurs" comme dit le profil de poste. Il y a une convention entre la CC et chaque commune avec bib, qui dit qui prend en charge quoi financièrement.


Le précédent président de la CC a obtenu la gratuité au niveau des adhésions, en mettant en place un fonds de concours pour aider financièrement chaque site (le département subventionne les acquisitions, la CC s'aligne sur le montant pour aider au fonctionnement).


Nous avons un règlement commun mais rien ne fait mention d'obligation de gratuité des actions menées. Mais ça me semble contraire à la philosophie de départ (surtout pour 1 €...).

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Donc la réponse est dans ta question. La CC a "obtenu" des communes le principe de gratuité pour les animations, moyennant en cas de besoin un fonds de concours pour une aide ponctuelle. Les decisions de la CC en matiere de compétence "lecture" sont avalisées par les conventions avec les communes. Point-barre. Le règlement commun, qui est un document public, ne mentionne pas ce type de tarification. Par contre, quand vous serez totalement en réseau interco le Règlement de l'interco pourra le mentionner. Pour l'instant vous n'avez qu'un systeme de conventions bipartites communes /cc.


A mon avis, selon les renseignements que tu donnes, la bib en question, et donc sa tutelle, est hors des règles communes. Éventuellement, en tant que coordinateur, c'est à toi de proposer que les conventions liant chaque commune/bib à la CC mentionnent bien ce principe. Si non, comme tu le dis, c'est la porte ouverte à toutes les fenêtres...


La solution est pourtant prévue : le fonds de concours de l'interco devrait pouvoir jouer, pour eviter une bib de tarifer sa prestation, non ?


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non la CC a obtenu la gratuité des adhésions, ils n'ont jamais discuté animations (qui se résument à peau de chagrin, travaux manuels aux moments des fêtes diverses). Il n'y a que depuis cette année que j'ai obtenu un budget pour des animations financées par la CC, mais c'est quasiment du clés en mains, et ça n'a pas vocation à se substituer à ce qui existe déjà.


Le fonds de concours est plus ciblé pour les dépenses de type entretien, chauffage, éclairage.


Mais oui je suis d'accord, mon rôle de coordinateur réseau me donne droit d'alerter la bib concernée sur une éventuelle dérive, ce que j'ai fait, et je vais dès que possible aborder la question au niveau de la CC.


Cependant, en attendant de "rétablir" la gratuité, je voulais confirmation que s'il n'y a pas eu de régisseur de nommé, ce groupe de bénévoles ne peut encaisser même 1€ symbolique pour une participation à des animations.


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Excuse-moi, j'avais oublié cet aspect de ta question ! Je confirme, et fortement, qu'il ne peut y avoir aucune perception d'argent sans régie ! Il se peut que l'argent ait été perçu directement en Mairie sur la régie municipale, mais, bénévoles ou pas, il faut une régie et un régisseur. Là, en plus, d'après ce que tu dis (sous gestion communale) on est en régie municipale directe, donc...


 


Un petit texte :


 



La régie municipale directe :

Dans ce cas, la commune assume pleinement sa compétence en matière de lecture publique : le service est réellement public et reconnu comme tel. La loi de décentralisation de juillet 1983 précise d'ailleurs dans les articles L 1422-1 et suivants du code général des collectivités territoriales : "Les bibliothèques municipales sont organisées et financées par les communes." C’est aussi la garantie d’une continuité du service.


Le responsable est en général un fonctionnaire de la commune , mais le fait que la bibliothèque soit gérée par des bénévoles ne lui enlève pas son statut de service public.


Le budget de la bibliothèque est géré dans le cadre du budget communal. Toutes les dépenses sont donc effectuées au nom du maire, par les services municipaux, dans le respect des règles de comptabilité publique.


Tout service public amené à percevoir de l'argent auprès de la population (inscription, remboursement de livres perdus, pénalités de retard) doit être détenteur d'une régie de recettesTout autre fonctionnement est illégal ! Une régie de recettes est une délégation à une tierce personne des pouvoirs du percepteur municipal. Le régisseur est désigné par un arrêté du Maire, avec l'accord express du percepteur municipal. Obligations : tenir un relevé très précis des sommes collectées à l'aide d'un carnet à souches ; rendre des comptes au percepteur municipal qui peut contrôler à tout moment la régularité des opérations.

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