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LnS

Calcul besoin total personnel en fonction du nb de personnes nécessaire pour l'ouverture

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LnS

Bonjour,

Savez-vous comment calculer le besoin total de personnel en EPT en  fonction du nb de personnel nécessaire pour l'ouverture de la bibliothèque?   par ex si nous sommes  6 EPT et que la bibliothèque  nécessite 6 personnes pour ouvrir, cela pose problème puisqu'aucune absence n'est tolérable (formation, maladie, congés..). Nous sommes 7,5 EPT pour 5 personnes nécessaires pour l'ouverture, je trouve que cela fait peu..

Je vous remercie pour vos réponses.

Modifié par LnS

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Ferris

Etrange question. Tout dépend de tes surfaces et de la sectorisation de la surface totale. Et de ton mode de fonctionnement (une bibliothèque peut-elle ouvrir si un secteur n'est pas "couvert" par une personne , ton prêt est-il automatisé ou non, les animations ont-elles lieu en même temps que l'accueil public, y a t'il des ouvertures le dimanche qui necessiteraient récupération, si vous faites du "hors les murs ou non,  et j'en passe..)  Quand tu dis que ta bibliothèque  nécessite 5 personnes pour ouvrir, c'est une opinion personnelle due à un mode de fonctionnement que tu as choisi ou une réalité fonctionnelle ? Pourquoi pas 4 ou 6 ? J'ai du mal à saisir et je ne connais pas tes données materielles.

 

Il y a bien sur des normes type BDP basées sur la surface et la population à desservir, et des normes de sécurité, mais je crois que tu fais fausse route de toutes façon dans ton mode de fonctionnement : Tu DOIS intégrer dans ton planning, si possible dès fin janvier les périodes de stage et les formations (dès que le calendrier CNFPT est connu), les congés annuels (définir un mode de repartition, type 2 jours par mois + 2 semaines consécutives en été en jouant sur les periodes de fermeture : attention, le CT définit parfois les obligations de prendre un minimum de congés sur la periode estivale par exemple), les RTT (définir une méthode equitable pour les placer, selon que tu es à 35, 36 ou 37h voire davantage, (ce qui est aussi défini par le CT), et te garder une marge d'action pour les arrets maladie, qui sont inévitables, et les congés maternité par exemple.

 

Déja à un effectif de 7.5 pour 5 personnes nécessaires tu as une confortable marge d'action qui te permet d'anticiper sur les points précédemment évoqués, puisque tu peux te permettre 2.5 absences par jour ! Pour beaucoup de collègues c'est un luxe qu'ils n'atteindront jamais!

 

La question est de poser le plus vite possible sur ton planning les éléments dont tu disposes déja.

 

Aucune bibliothèque, nulle part, ne fonctionne toute l'année avec son plein effectif. Sauf quand on est tout seul pour faire fonctionner la structure. En fait tu devrais poser la question autrement : en dessous de quel nombre je ne PEUX pas ouvrir. Moi, pour une surface de 800 m2 sur 2 niveaux, et 6 personnes plein temps par exemple j'avais fixé ce seuil à 3, en précisant toutefois que ce n'était possible que sur quelques jours, moins d'une semaine. Et en espérant que ça ne tomberait pas un samedi ou un mercredi après-midi.

 

Le sujet a été abordé sur le forum http://www.agorabib.fr/topic/2322-nombre-de-personnel-obligatoire-pour-ouvrir-au-public/

http://www.agorabib.fr/topic/2168-personnel-lié-à-la-superficie-de-la-bibliothèque/

 

Sur ces deux topics tu as tous les liens necessaires et les normes existantes. Mais il semble qu'il y ait une très grande disparité selon les villes. N'oublie pas que ces "normes" ne sont en fait que des recommandations, ou des bases minimales pour un subventionnement à la création, mais chaque collectivité fait ce qu'elle veut, car il n''y a pas de Loi sur les bibliotheques.

 

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B. Majour
Il y a 22 heures, LnS a dit :

Savez-vous comment calculer le besoin total de personnel en EPT en  fonction du nb de personnel nécessaire pour l'ouverture de la bibliothèque?   par ex si nous sommes  6 EPT et que la bibliothèque  nécessite 6 personnes pour ouvrir, cela pose problème puisqu'aucune absence n'est tolérable (formation, maladie, congés..). Nous sommes 7,5 EPT pour 5 personnes nécessaires pour l'ouverture, je trouve que cela fait peu..

 

Ferris t'a indiqué plusieurs liens, mais il n'a pas parlé de la fréquentation.

 

Quelle est votre fréquentation aux alentours de midi. La bibliothèque est-elle fermée ou à effectifs réduits ?

Ton chiffre bas, tu l'as à ce moment-là.

Ton chiffre haut, c'est quand la fréquentation est à son maximum.

 

Et après, tout dépend des services que la bibliothèque assure.

Si tu as besoin d'un animateur multimédia et qu'il n'y a pas polyvalence de l'équipe, le service espace numérique de la bib est fermé.

Pareil, si tu as besoin d'un cadre A pour ouvrir, alors sans le cadre A, tu fermes la boutique.

De même, si le cadre A s'enferme dans son bureau, alors tu n'as pas 7,5 ETP, mais 6,5 pour le service.

Etc.

 

Le tout est de déterminer les services critiques et qui les assure, avec quelle polyvalence.

 

Tu peux ouvrir une bibliothèque avec 0 personne si tu as un automate et un gardien pour éviter la fauche.

Par contre, il n'y a pas de service. (D'après ce que j'ai lu, en Hollande, c'est comme ça que pas mal de bibliothèques ouvrent le mardi matin, automate et 0 service. Il y en a même une dans une gare. Aucun bibliothécaire, juste une caméra pour avoir un bib distant.)

 

 

 

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Ferris

Il est clair qu'il faut prendre le chiffre haut. De toutes façons, avec ton bonus de 2.5, tu peux te permettre par exemple de moduler tes RTT en matinées et apres-midis. Je l'ai fait une année (avant les TAP). Pas pour les congés. Mais il reste difficile de demander à un agent en RTT de revenir le mercredi ou le samedi après-midi parce que les chiffres élevés se trouvent là. Attention aussi à fixer une règle claire si tu veux jouer la-dessus : beaucoup d'agent couplent les RTT avec leurs congés. Et du coup sont indisponibles. Tu peux très bien fixer que cette pratique n'est pas souhaitable dans l'intérêt du service. Les RH te suivront.

Ce sont des règles à fixer avec ton personnel en début d'année.

 

Si on entre dans les fréquentations horaires (la plupart des SIGB le permettent) tu n'es pas sortie de l'auberge "Au bon planning"...J'en connais une qui a voulu jouer à ça. Et ça s'est limité aux ouvertures mediane 12h30/13h30, en effectif réduit, et encore, pas longtemps.

 

Idem pour les animations ponctuelles. L'évènementiel est prévu et planifié, qu'il s'agisse d'un atelier multimedia ou d'une soirée lecture. Là encore ton bonus de 2.5 suffira à combler les besoins.

 

Si la présence de spécialiste dans un secteur est réellement nécessaire (c'est pour cela que je te parlais de ton cloisonnement et de ta sectorisation, que je ne connais pas), tu peux te retrouver coincée : 1 en stage, 1 en arrêt maladie, 1 en RTT, et tu feras occuper ton secteur multimedia par un non spécialiste. Bien obligée. Ceci dit, tu comprendras vite que l'ultra-sectorisation basée sur les compétences n'est pas viable à terme. D'où effectivement la nécessité d'une certaine polyvalence de tes personnels, comme le dit B. Majour .Ceci dit, en équipe,professionnelle, la polyvalence totale est un mythe et il ne faut surtout pas en faire un but à atteindre à terme, juste une commodité ponctuelle. B.Majour travaille seul avec des bénévoles. Donc pour lui et ceux qui sont dans son cas, la polyvalence érigée en principe de fonctionnement est une quasi-nécessité.

Modifié par Ferris

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B. Majour
Le 27/10/2018 à 18:18, Ferris a dit :

Ceci dit, en équipe,professionnelle, la polyvalence totale est un mythe et il ne faut surtout pas en faire un but à atteindre à terme, juste une commodité ponctuelle. B.Majour travaille seul avec des bénévoles. Donc pour lui et ceux qui sont dans son cas, la polyvalence érigée en principe de fonctionnement est une quasi-nécessité.

 

Sûr que c'est un mythe.

 

C'est comme croire que des bénévoles (ou même des pros) peuvent tou(te)s assurer un service avec des ordinateurs et remplacer un animateur multimédia sur le pouce, ou un discothécaire, ou un ludothécaire... ou un chef de service lorsqu'il y a une grosse décision urgente à prendre.

 

On travaille en service dégradé... et il ne faut pas que ça dure trop longtemps

Ou même, on y renonce pour ne pas mettre à mal ses bénévoles (ou ses collègues ?).

 

La polyvalence, certes, mais jusqu'à un certain degré.

 

 

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LnS

Bonjour, 

 

Je vous remercie pour vos réponses et vos pistes de réflexion. 

 

Pour clarifier mes propos : j'arrive sur mon poste et la bibliothèque s'équipe de 3 automates pour une ouverture post-travaux en décembre. La bibliothèque fait dans les 600 m2 sur 3 étages.  Avant les automates , la bibliothèque pouvait ouvrir avec 3 personnes (une par étage) ;  avec les automates, nous devrons être 5 pour se consacrer d'avantage à la médiation et  pour accompagner le public à l'utilisation des machines (paradoxe?).  Donc "fonctionnellement" nous pouvons tjs ouvrir à 3 mais dans le nouveau projet,  pour un meilleur service,  nous avons besoin d'être 5 désormais. En soi, améliorer l'accueil est plutôt positif!

 

Mais la question au fond n'est pas de déterminer le nombre de personnel nécessaire à l'ouverture ( nous avons dit 5 donc).

Il s'agit bien de qualifier la marge de manœuvre que nous possédons face aux diverses absences de personnel et de déterminer si nous sommes assez nombreux au total pour assurer ce nouveau projet.   Ferris m'indique qu'un  effectif de 7.5 pour 5 personnes nécessaires est confortable..d'accord, je veux bien te croire! Cela me semblait peu.. 

Nous allons devoir trancher les souhaits de congés de Noël et concrètement,  si nous voulons être à 5 min, 3 personnes ne pourront pas du tout prendre sur la période des vacances de Noël, alors que cela aurait été possible avant les automates puisque 3 personnes étaient estimées nécessaire à l'ouverture.. Difficile à faire passer.....

 

Bien à vous, 

 

 

 

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B. Majour
il y a 33 minutes, LnS a dit :

Avant les automates , la bibliothèque pouvait ouvrir avec 3 personnes (une par étage) ;  avec les automates, nous devrons être 5 pour se consacrer d'avantage à la médiation et  pour accompagner le public à l'utilisation des machines (paradoxe?).  Donc "fonctionnellement" nous pouvons tjs ouvrir à 3 mais dans le nouveau projet,  pour un meilleur service,  nous avons besoin d'être 5 désormais. En soi, améliorer l'accueil est plutôt positif!

 

C'est donc  un problème temporaire, le temps que le public s'habitue.

Combien de temps avez-vous prévu pour cette période de médiation, qui va effectivement mobiliser une à deux personnes de plus ?

 

Seront-elles utiles uniquement durant les moments de forte affluence, ou bien les personnes à l'accueil aux différents niveaux pourront-elles se consacrer à cette médiation sur les automates.

 

Vous avez beaucoup d'affluence durant les périodes de Noël ?

Au point de justifier la présence de 5 personnes obligatoires ?

Une bonne signalétique, des explications à destination des enfants (*), ça peut être très efficace. (* si un enfant comprend, il peut l'expliquer à ses parents, ou grands-parents. Il suffit de transformer la règle en jeu.)

 

Surtout qu'il y a l'effet "aide des usagers entre eux" qui va intervenir. Ceux qui savent peuvent montrer aux autres.

Rien que pour gagner du temps, ils le feront.

 

Soyez aimables, entraidez-vous... et la vie sera beaucoup plus simple !

 

Un bonbon pour tout enfant qui aide un adulte à passer ses livres, ça ne coûte pas si cher.

Ok, à Noël, ce sera un chocolat. :wink:

 

Bonne journée Hélène.

 

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Ferris
Il y a 22 heures, LnS a dit :

Ferris m'indique qu'un  effectif de 7.5 pour 5 personnes nécessaires est confortable..d'accord, je veux bien te croire! Cela me semblait peu.. 

Nous allons devoir trancher les souhaits de congés de Noël et concrètement,  si nous voulons être à 5 min, 3 personnes ne pourront pas du tout prendre sur la période des vacances de Noël, alors que cela aurait été possible avant les automates puisque 3 personnes étaient estimées nécessaire à l'ouverture.. Difficile à faire passer.....

 

Effectivement, comme je l'avais signalé, il me manquait tes données de surface et de cloisonnement/secteur : un étage = 1 cloisonnement = 1 personne minimum. Et nous n'avons pas non plus tes chiffres de fréquentation hebdomadaire, ce qui compte aussi beaucoup dans la gestion d'un secteur. Nous pouvions le faire à 3 sur 800 m2 mais avec un seul étage et sur une courte période, avec une baisse de qualité d'accueil qu'il faut pouvoir assumer sur le temps court. Sur 3 niveaux il faut ajouter au minimum une personne. Ta marge "fonctionnelle" passe donc de 2.5 à 1.5. Et c'est sur ce 1.5 que tu dois trouver ta marge qualitative.

 

Tu as raison de signaler qu'il  a un vrai paradoxe dans le fait qu'avec des automates, ce qui pouvait se faire à 3 ne peut désormais se faire qu'à 5. Mais, comme tu le signales, fonctionnellement ça reste possible. Le choix de qualité de la médiation n'est pas une obligation sur des périodes courtes. Difficile de convaincre les élus que cette exigence qualitative est fondamentale. Pour eux l'aspect fonctionnel suffit (+ normes sécurité) et il se pourrait qu'ils se posent des questions sur la validité d'un projet d'automatisation qui crée des besoins supplémentaires en personnel. Je voudrais bien lire l'argumentaire du projet, qu'ils ont validé.

 

Concernant les normes de sécurité elles ne sont pas à negliger et servent souvent de reference aux élus https://www.agorabib.fr/topic/2322-nombre-de-personnel-obligatoire-pour-ouvrir-au-public/

Je ne connais pas ta catégorie d'ERP (il y en a 5) mais : Pour les établissements de 1ère catégorie (1500 personnes en simultané), la sécurité doit être assurée par 3 agents de sécurité, pour les établissements de 2ème catégorie, elle doit être assurée par trois personnes ayant reçu une formation de sécurité incendie et la réglementation est simplifiée pour les établissements des catégories 3 à 5. Un représentant de la direction doit être présent dans les locaux afin de décider des premières mesures de sécurité à prendre en cas de problème . 

 

 

Il y a 22 heures, LnS a dit :

Il s'agit bien de qualifier la marge de manœuvre que nous possédons face aux diverses absences de personnel et de déterminer si nous sommes assez nombreux au total pour assurer ce nouveau projet.

 

Tu as tout compris. En fait, il faut inverser le raisonnement et, comme je te le disais  En fait tu devrais poser la question autrement : en dessous de quel nombre je ne PEUX pas ouvrir. Fonctionnellement parlant bien sur.

 

Un gros travail de planification t"attend si tu veux éviter une période longue de sous effectif qualitatif (pour moi, le maximum c'est une semaine normale c'est à dire sans action supplémentaire d'animation, hors les murs etc..) Pourquoi une semaine ? Parce qu'il est rare qu'une même personne passe plusieurs fois la même semaine, surtout dans un secteur nécessitant une forte médiation, type secteur multimedia. Je me suis retrouvé une fois à boucher un trou en secteur discothèque pendant 3 jours. Je n'y connais rien, le public s'en rendait compte,  et il est clair que sur une plus longue période cela ne serait pas passé. Par contre mettre un non spécialiste en secteur BD, où les mômes peuvent en plus passer plusieurs fois dans la même semaine, pose moins de problèmes, car ils y prennent leur autonomie. Donc là encore à toi d'établir une typologie des secteurs à forte ou faible polyvalence.

 

Autant la polyvalence est un mythe, autant l'ultra-spécialisation est un danger. Créer un secteur qui ne peut valablement être géré que par une seule personne est un risque. Là encore à toi de voir quel secteur peut se passer ou non de son "spécialiste" au delà d'une semaine. (Oui, sinon cela voudrait dire qu'il ne prendrait jamais de congés)

 

Un bon truc, pour les secteurs clés, c'est la création de binômes. Jean est referent multimedia mais Veronique, qui s'y intéresse aussi, est en binôme avec lui. Du coup il va pouvoir lui apprendre des choses et elle pourra efficacement le remplacer. Du coup quand tu fais ton planning d'absences tu raisonnes en binômes : Jean et Véronique ne seront pas absents en même temps. Et c'est valorisant pour Véronique.

 

EDIT. 

Voici ce qu'indique la norme ISO 11620:2008(F) "Indicateurs de performance des bibliothèques" dont l'objectif  est le suivant : "Cet indicateur a pour objet d'évaluer le nombre d'agents de la bibliothèque pour 1000 personnes de la population à desservir. Le nombre de personnes appartenant à la population à desservir peut être considéré comme proportionnel à la charge de travail à accomplir. "
- Calcul indicateur = (nombre d'agents ETP / nombre de personnes appartenant à la population à desservir) X 1000.

Modifié par Ferris

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