Durée de conservation des fiches papiers d'adhésion

[Clairebib]

Bonjour, 

 

Je m'interroge sur la durée de conservation des fiches papiers remplies par les adhérents lors de leur inscription… la CNIL prévoyait qu'on les garde au moins 1 an après le dernier prêt. Avec le nouveau règlement RGPD, je n'arrive pas à savoir si ce délai a changé. 

Ces fiches nous servent essentiellement de support pour entrer les informations dans notre logiciel de gestion, la seule chose qu'on ne peut pas rentrer c'est l'acceptation du règlement intérieur et la signature du lecteur, … en même temps lorsqu'il a sa fiche dans notre logiciel, c'est qu'il a accepté et signé. Cependant en cas de problème, ne faut-il pas pouvoir ressortir cette fiche papier?

 

Autant je suis au clair sur les fichiers numériques, nous supprimons les dossiers des adhérents, de manière automatique (le logiciel fait ça tout seul ou presque), sans aucune activité de prêt depuis plus d'1 an. Autant pour les fiches papier…c'est plus le bazar et j'en ai marre de voir toutes ces fiches trainer.

 

Comment fonctionnez vous dans vos structures?

 

Merci, 

Belle journée !

 

Claire

[Manumericus]

Bonjour,

 

Il en va de même pour le papier que pour le numérique : 1 an.

Hormis s'il y a litige et que vous êtes en attente de remboursement de documents perdus ou dégradés. Dans ce cas, vous pouvez vous câler sur le Trésor Public qui garde la procédure ouverte pendant 4 ans si ma mémoire est bonne.

 

Dans ma structure, nous avons 2 jeux de pochettes contenant les fiches d'inscription. Ex: un jeu 2018 et un jeu 2019. Les 2018 vont être supprimées pour laisser place aux 2020. Les cas de litiges sont retirés et conservés à part. Lorsque le litige est résolu, la fiche retrouve sa pochette d'origine

 

Bonne journée,

 

[B. Majour]

Bonjour Clairebib

 

La durée de conservation devrait être identique à celle du traitement RGPD.

Une fois que c'est inutile, il n'est pas nécessaire de conserver. (ou d'anonymiser)

 

Dans la réalité, j'attends souvent un an de plus pour la feuille papier, parce que j'ai des usagers qui reviennent  un an après leur désinscription par le logiciel. En particulier les mamans qui viennent d'avoir un bébé.

A ce moment, je ressors la fiche et je demande s'il y a eu des changements. Ce qui est assez rare.

Je conserve tout dans un classeur taille XXL. Mais ça dépend de la taille de ta structure et si tu fais re-remplir une fiche d'inscription chaque année ou pas.

 

 

Il y a 3 heures, Clairebib a dit :

en même temps lorsqu'il a sa fiche dans notre logiciel, c'est qu'il a accepté et signé.

 

C'est vrai, mais tu n'as pas la signature, (ni son écriture) donc la personne peut toujours dire qu'il a été inscrit contre sa volonté. (ou par un tiers)

 

Si tu veux moins de papier, tu peux toujours scanner les fiches d'inscription en couleur.

Mais attention, ça ne vaut pas une signature papier

https://www.avocats-mathias.com/contrats/signature-scannee-valeur-juridique

La position des tribunaux concernant la validité des signatures scannées

Il est possible pour le signataire d’intenter une action en dénégation d’écriture, en ce compris une signature électronique (article 287 du Code de Procédure Civile). Dans l’hypothèse où une personne dénie l’écriture qui lui est attribuée ou déclare ne pas la reconnaître, les tribunaux doivent vérifier l’écrit contesté, sauf s’ils peuvent rendre leur décision sans en tenir compte.

 

Dans un avenir de dématérialisation complète, ou l'usage massif des téléphones portables identifiera parfaitement leur propriétaire, tu n'auras plus besoin d'une fiche d'inscription.

Ce sera une inscription sans contact, via bluetooth ou autre.

 

L'idéal, ce serait de scanner/photographier la fiche d'inscription, de joindre le fichier image dans le SIGB et de demander à la collectivité de stocker le papier ailleurs.

Deux points qui seront sans doute problématique, surtout au niveau SIGB.

[Ferris]

Une réponse ENSSIB : Il apparaît donc que contrairement à ce que vous pensiez, vous avez non pas l'obligation légale de conserver les fiches d'inscription, mais celle de les détruire dans un délai d'un an à compter de la fin du dernier prêt. https://www.enssib.fr/services-et-ressources/questions-reponses/conservation-fiches-dinscriptions-en-bibliotheque

 

Les règles de la CNIL s'appliquent toujours, ainsi que leur définition de ce qu'est une "donnée personnelle"/ https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-009-bibliotheques-mediatheques?tx_oxcscnildeclaration_pi1[sauid]=0&tx_oxcscnildeclaration_pi1[tuid]=0&cHash=0b8462991cfd6313a91944d43bc7abfd:

 

 Les données de l’emprunteur sont conservées pendant la durée du service (le temps du prêt) et sont supprimées un an à compter de la date de fin du prêt précédent., qu'il s'agisse des documents papier ou enregistrés en fichier. Donc : destruction.

la norme simplifiée https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-009-bibliotheques-mediatheques?tx_oxcscnildeclaration_pi1[sauid]=0&tx_oxcscnildeclaration_pi1[tuid]=0&cHash=0b8462991cfd6313a91944d43bc7abfd s'applique toujours.

 

Pour les données de connexion c'est variable selon chaque législation nationale : Les données techniques de connexion sont conservées pendant 12 mois maximum selon la législation nationale. En revanche, le droit de l’union européenne prévoit une durée de conservation de connexion qui ne peut excéder 14 jours.

 

En cas de réinscription après la durée légale, et suppression du lecteur, on fait remplir une nouvelle fiche complète, inscription et nouvelle carte. Elle a l'avantage d'être actualisée. Notre SIGB ne met pas cela en pratique automatiquement. C'est à nous de mettre à jour le fichier lecteur.

 

Cela nous pose un problème statistique, c'est que le lecteur reinscrit apparait non pas en renouvellement mais en nouvel adhérent.

 

Pour les infos relatives à chaque prêt, elles  sont supprimées à la fin du 4ème mois suivant le retour du document. Notre fournisseur de SIGB a intégré ces données automatiquement. Par contre nous avons accès à l’historique de ses prêts sur une année et pas le lecteur.

 

Un exposé et des questions intéressantes et récentes sur https://biblionumericus.fr/2018/03/14/rgpd-et-bibliotheques-cartographie-des-traitements-de-donnees-personnelles/

[Blandine]

Bonjour,

 

attention, il y a la CNIL mais il y a aussi les règles archivistiques si on veut être complètement dans les clous ! Je vous rappelle que presque tous les documents produits par la médiathèque sont censés être reversés au service des archives municipales ou départementales régulièrement.

 

Vous pouvez vous reporter à la circulaire des archives concernant les médiathèques pour savoir combien de temps conserver quel type de document et quand les verser aux archives (cf pièce jointe)

V = versement aux archives (listes de pilon, stats, bons de commandes, cr de réunions, ...)

D = destruction (via les archives normalement, ne jamais supprimer de documents sans leur accord sauf les brouillons et copies)

T = Tri

 

Pour les fiches inscriptions, elles n'ont pas vocation à être conservés aux archives mais devront être supprimées via les archives avec bordereau d'élimination signé par les archives départementales ...

Circulaire-archives-sur-documents-bibliotheques.doc

[Louve]

Je rejoins Blandine, normalement nos éliminations doivent passer par les archives sauf que dans les faits... peu de bibliothèque procèdent ainsi!

 

Si jusqu'alors vous ne faisiez pas, rapprochez vous des collègues des archives qui vous guideront l'occasion de revenir à une gestion plus administrative

 

Ca ne prend pas plus de temps !

[Blandine]

il y a 35 minutes, Louve a dit :

Je rejoins Blandine, normalement nos éliminations doivent passer par les archives sauf que dans les faits... peu de bibliothèque procèdent ainsi!

 

C'est sûr mais c'est en partie par méconnaissance de ces règles-là !

Personnellement, je ne les connais que depuis l'année dernière. Sur le coup, j'ai cru que ce serait super compliqué à intégrer à mes anciennes procédures et en fait, non ...

[Clairebib]

Merci beaucoup pour vos retours à tous,

 

Il va falloir que j'établisse clairement la procédure à respecter pour être 100% dans les clous, puis à partir de là, si c'est possible, je pense qu'il faudra adapter la règle… plus le fait souligné dans les dernières réponses, qu'il faut normalement passer par les archives O.o sur ce point là j'avoue que je débarque complètement…

 

@Blandine et @Louve : je vais de ce pas m'adresser à mes collègues des archives communales déjà puis départementales si nécessaire, actuellement, nous ne faisons aucun archivage de quelque sorte que ce soit. Nous sommes passés d'une gestion intercommunale à municipale et depuis 3 ans, aucune procédure n'a été mise en place. Je dirai que c'est l'occasion ! =)

 

@manumericus et @B. Majour :  il faudrait au moins qu'on trie nos fiches par mois et par année, ce sera déjà un bon début. Et effectivement il me faudra un classeur XXL ^^ vu le nombre de fiches de cette année, nous sommes passés de 450 adhérents à 1685 en 1 an (ouverture nouvelle structure en septembre 2018). Mais ça devrait se calmer désormais et comme nous ne refaisons pas signer de fiche tous les ans, nous n'aurons plus que les nouvelles inscriptions. Je n'imagine pas me lancer dans la numérisation des fiches, mais ça pourrait être un début de solution.

 

Deux points chez nous :

1. nous sommes en bord de mer et avons notre pic de fréquentation et d'inscription entre juin et août, beaucoup sont des enfants en résidences secondaires, et ça arrive qu'il soit là une année, puis plus là l'année suivante puis reviennent plus tard… avec la règle d'1 ans après le dernier prêt, il faudrait leur faire refaire une fiche à chaque fois. A moins de tenir compte des grands parents, parents, ou parents proches, rattachés à la carte, si ils sont actifs, on garde tout le monde.

2. nous avons voulu simplifier les inscriptions, et pouvons avoir toute une famille inscrite avec une unique fiche et une signature qui engage tout le monde.

 

Le classement par mois et par année serait en tous les cas un début et permettrait au moins de commencer à "débroussailler"...

 

 

@Ferris : j'avais lu la réponse de l'ENSSIB mais je n'étais pas sure de sa pertinence, comme cela date de 2016... la nouvelle réglementation étant plus récent et plus stricte. Merci pour ton éclairage et l'article de Biblionuméricus est très clair et vraiment intéressant.

Citation

Les données de l’emprunteur sont conservées pendant la durée du service (le temps du prêt) et sont supprimées un an à compter de la date de fin du prêt précédent., qu'il s'agisse des documents papier ou enregistrés en fichier. Donc : destruction.

Si on veut faire les choses correctement, ça veut donc bien dire que régulièrement il faut reprendre toutes ses fiches une par une, et regarder si au cas par cas, il y a eu emprunt il y a moins d'un an, ça me parait très fastidieux.

J'imagine maintenant que ça peut être quelque chose à faire de façon régulière pour en avoir moins à gérer d'un coup. Et puis c'est vrai qu'on reste une petite structure, malgré une ouverture récente, là on a beaucoup de choses à traiter, mais ça va se calmer.

 

Coté SIGB et données numériques, c'est un peu moins le bazar.

Nous aussi nous faisons le tri à la main, c'est long mais ça se fait (on a de supers gentils bénévoles qui nous aident). Au lancement du RGPD nous avons fait faire par notre fournisseur un gros traitement de la base qui a permis de supprimer pas mal de données que nous n'avions pas à garder. Nous avions gardé des infos pour certains jusqu'à 5 ans après leur dernier prêt...

 

Merci encore à tous !

Bonne soirée !

 

Claire

[Ferris]

Il y a 3 heures, Clairebib a dit :

Si on veut faire les choses correctement, ça veut donc bien dire que régulièrement il faut reprendre toutes ses fiches une par une, et regarder si au cas par cas, il y a eu emprunt il y a moins d'un an, ça me parait très fastidieux.

 

C"est vrai que c'est fastidieux, mais il y a une tolérance au niveau des mises à jour. Nous sommes très réticents à confier cela au fournisseur de SIGB, d'autant plus que le systeme d'inscription est trop complexe. Chez nous, il est hors de question de supprimer par exemple un représentant famille, sinon on doit supprimer aussi tous les enfants, même s'ils sont à jour. Un enfant ne peut pas être inscrit si son représentant famille ne l'est pas (même s'il n'utilise pas sa carte). Idem pour les grand-mères qui, recevant leurs petits enfants régulièrement, sont devenues représentantes famille, par commodité (c'est hors règlement en fait). En plus il y a souvent plusieurs noms de famille différents sous la même famille. Et nous avons aussi nos touristes (chez nous plutôt des résidences secondaires). Bref, la complexité est telle que nous doutons de la validité d'un système automatisé.

On préféré se taper ça en manuel. Par contre il est hors de question de le faire tous les jours. D'après un collègue, tant qu'on reste dans la limite annuelle (au sens d'exercice en cours), on ne risque rien. Donc trois ou quatre désherbages annuels suffisent à rester à peu près dans les clous. Le dernier de l'année en décembre est le plus long.

Je prefere rattraper ma connerie en manuel que corriger la connerie d'un SIGB.

[B. Majour]

Il y a 4 heures, Clairebib a dit :

Si on veut faire les choses correctement, ça veut donc bien dire que régulièrement il faut reprendre toutes ses fiches une par une, et regarder si au cas par cas, il y a eu emprunt il y a moins d'un an, ça me parait très fastidieux.

 

Bonjour Claire

 

Disons que si ton SIGB est bien fait, il t'indique les personnes qui sont effacées de la base.

Tu peux les noter dans un fichier Excel. Sauf que là aussi, c'est fastidieux pour pas grand chose.

 

Si tu as le numéro d'inscription sur ta fiche d'inscription et sur le SIGB, tu peux décider de vérifier X ou une fois par an la concordance entre le SIGB et les fiches.

Il suffit de classer les fiches par numéro d'inscription dans ton ou tes classeurs XXL.

 

Et de pouvoir imprimer la liste des lecteurs avec nom et numéro d'inscription.

Ce qui reste une procédure assez lourde.

 

L'idéal, c'est de pouvoir exporter (au format Excel) la liste nom et numéro d'inscription en début d'année. (ou de période)

Puis de le faire en fin d'année. (ou de période)

Et ensuite de comparer les deux listes des numéros d'inscription pour voir les usagers effacés par le logiciel.

 

Il suffit de chercher : "comparer deux listes excel" sur son moteur de recherche favori.

Ou alors d'utiliser ce lien, explications d'un bibliothécaire reloaded

https://bibliotheques.wordpress.com/2009/10/30/astuce-9-comparer-deux-listes-de-valeurs/

 

 

Et bravo pour tes 1685 adhérents.

 

[Blandine]

Voilà le détail de ce que nous faisons, de notre côté : 

 

Nous stockons les fiches d'inscriptions dans des classeurs XXL, classées par numéro de carte.

 

1 fois tous les 2 mois, j'édite la liste des personnes qui n'ont pas empruntés depuis + d'1 an avec mon SIGB, sauf ceux en cours de recouvrement, je garde une liste excel de toutes ces cartes puis je les supprime de la base. J'ai un message d'erreur si c'est une carte parent et que des cartes enfants y sont rattachés, dans ce cas, je modifie une par une les cartes enfants pour les rendre autonomes (en inscrivant les coordonnées du responsable dessus mais sans lien vers une carte adulte), ensuite, je transmets à des collègues la liste des cartes supprimés pour qu'ils retirent toutes ces fiches des classeurs, je stocke les vieux bulletins dans mon armoire et je verse aux archives pour destruction 1 fois par an.

 

C'est fastidieux, c'est un des trucs les + pénible que j'ai à gérer, mais je me fais un devoir de m'y atteler régulièrement pour faire de + petits listings à traiter, c'est + agréable pour tout le monde ...

 

 

Modifié le 11 janvier 2020 par Blandine

[Clairebib]

Bonjour à tous,

 

Merci encore pour vos multiples réponses très détaillés. Après échanges avec mes collègues, nous allons essayer de mettre en place une fiche de renouvellement d'adhésion.

Ainsi nous ferions remplir une fiche lors de la première inscription avec tous les coordonnées, signature, mentions etc. Au bout d'un an, cette fiche serait mise de coté et versée aux archives, un an après si la personne renouvelle son abonnement, au moment de le faire, on lui fait remplir une fiche de renouvellement simplifiée, uniquement nom, prénom, numéro de carte, signature et mentions légales adaptées. Ce qui permet un an plus tard, de détruire la toute première fiche et de verser aux archives le 1er renouvellement.

 

Et à coté de ça nous ferions par contre effectivement plusieurs fois par an, manuellement comme tu le pratiques Ferris, un nettoyage manuel de la base en supprimant les adhérents non actifs depuis plus d'un an. Nous avons les mêmes contraintes que toi avec des familles en vacances avec pleins de noms de famille différents, réunis sous la carte du grand-père, ou de la grand-mère qui pour autant n'est pas très actif et ces profils ci feront exceptions. Nous avons beaucoup de résidents secondaires et parfois ils viennent une année, ne viennent pas la suivante et reviennent l'année d'après... en théorie ils devraient être supprimés....

M'enfin j'imagine qu'on peut quand même adapter à nos situations.

 

J'ai donc suivi votre conseil d'impliquer les archives et effectivement la procédure n'est pas si complexe (du moins sur le papier), on verra ce que cela donne en pratique.

 

Encore un très grand merci à tous !

 

Je vous souhaite une belle journée.

 

Claire