Gestion du planning de l'EPN

[Pralinel]

Bonjour à tous,

 

Je travaille actuellement à l'Espace Multimédia d'une bibliothèque qui abrite 6 postes fixes, 5 emplacements pour ordinateurs portables et un parc de 10 tablettes. Actuellement, nous avons un planning papier qui nous permet de savoir qui est venu (soit en prenant rendez-vous, soit à l'improviste) ainsi que leurs activités. Régulièrement, je reprends ce planning pour en tirer des statistiques (tranche d'âge, activité à l'EPN, inscrit ou non à la Médiathèque, etc...) qui nous permettent d'évaluer la fréquentation du lieu.

 

Sauf que faire ces statistiques me prend un temps fou, et nous aimerions que la proportion de personnes non-inscrites diminue le plus possible... Sauf que nous n'avons encore pas trouvé de solution pratique pour tout cela en même temps.

 

Ma question est la suivante : est-ce que vous connaissez un logiciel qui me permettrait de gérer le planning de mon EPN tout en faisant mes statistiques et qui pourrait me signaler lorsque les personnes ne sont pas inscrites ?

Actuellement, j'ai un tableur qui regroupe les noms des usagers de l'EPN, donc je me dis que je vais finir par créer une base de données un méga tableur pour résoudre mon problème, mais avant de me lancer dans cette entreprise titanesque, autant vous demander si vous avez des ressources ^^

 

Je tiens à préciser que je n'ai pas du tout besoin de gérer mes postes à distance, ce n'est pas possible de gérer cela avec la configuration mise en place par le service informatique de notre commune. Le logiciel n'aurait donc besoin d'être présent que sur le poste du responsable de l'EPN.

 

Merci beaucoup !

[Ferris]

Sujets traités sur Agorabib . Beaucoup de bibliothèques utilisent Cyberlux.

 

http://www.agorabib.fr/topic/1673-gestion-du-temps-pour-les-ordinateurs-dun-epn/

 

A voir toutes les fonctionnalités et choisir celles dont tu as besoin sur http://www.data-concept.be/presentation-de-cyberlux-8-logiciel-de-gestion-pour-cybercafes-et-salles-multimedias.html (il y a une version d'essai rechargeable, gratuite pour 4 postes)

 

La version Cyberlux Fusion est gratuite http://www.toucharger.com/fiches/windows/cyberlux-fusion/23777.htm

 

Autre présentation de Cyberlux 8 https://www.doc-developpement-durable.org/file/Projets-informatiques/Projets-informatiques/Cybercafe/Cyberlux 8 logiciel de gestion pour cybercafes.pdf

 

 

Modifié le 3 août 2019 par Ferris

[Pralinel]

Bonjour et merci Ferris,

 

Effectivement, je suis allée voir dans les précédents sujets et j'ai vu ce dont tu me parles, mais ma problématique est un peu différente. Je ne peux rien installer sur mes ordinateurs "clients" et je n'ai pas besoin de contrôler ces postes. J'ai juste besoin d'un bon logiciel de planning amélioré en fait...

[Ferris]

Excuse- moi Pralinel, mais je crois que je ne saisis pas bien ton besoin. Sans moyen de comptabiliser les connexions et conserver les données des personnes connectées (obligation legale), d'où mot de passe, inscription etc...je ne vois pas bien ce que tu veux "planifier". Planifier, c'est anticiper. Ou alors ce sont uniquement tes ateliers, animations etc...Dans ce cas un tableur parait largement suffisant.

 

Si on se place du point de vue du bilan annuel d'un EPN, puisque tu en parles, voici les normes, mais tu les connais surement : Le bilan doit être construit à partir de statistiques détaillées sur les publics et sur les activités de l’EPN en indiquant, a minima, la fréquentation du lieu (nombre d’usagers), le nombre de séances d’initiation ou d’ateliers, la répartition des usagers (âge, sexe, catégorie socioprofessionnelle par exemple) et leur origine (quartiers, commune, extérieur). Une comparaison avec les caractéristiques sociologiques de la population locale (catégories socioprofessionnelles, proportions sur le territoire de jeunes, personnes âgées, demandeurs d’emploi…) est généralement appréciée. Veillez à ne pas réunir les données au dernier moment mais à les tenir à jour en continu, tout au long l’année. L’utilisation quotidienne d’un tableur ou d’un logiciel de gestion d’EPN permet de fournir des statistiques régulièrement ou à la demande.

 

Donc, là encore un logiciel de gestion d'EPN te permettra d'avoir ces données, puisque ce sont des données "usagers", que tu peux intégrer à tes paramètres. Pour les non inscrits, je ne vois pas de solution, à part une inscription provisoire EPN. Surtout si tu ne peux rien installer sur les postes "clients". Mais apparemment ce n'est pas ce dont tu as besoin.

Et pourtant tu indiques bien : "planning papier qui nous permet de savoir qui est venu (soit en prenant rendez-vous, soit à l'improviste) ainsi que leurs activités. Régulièrement, je reprends ce planning pour en tirer des statistiques (tranche d'âge, activité à l'EPN, inscrit ou non à la Médiathèque, etc...)". Tu dis bien que l'idéal serait que la proportion de personnes non inscrites, donc de consultants "libres", diminue. Mais alors pourquoi ne pas les inscrire ? Quitte à ce qu'ils fassent leur inscription eux-mêmes sur écran bloqué ou poste réservé à l'inscription, jusqu'à ce que le logiciel leur délivre un mode d'accès, mot de passe etc...

 

Encore une fois, excuse-moi, mais, déja que je ne suis pas trop doué pour ces trucs là, j'espère que quelqu'un d'autre va te répondre plus efficacement 

[B. Majour]

Bonjour Pralinel

 

Pour remplacer ton planning papier (de l'occupation/utilisation de l'EPN), je pense qu'il te faudrait un logiciel de base de données. (Access, par exemple)

Avec une table : Nom, prénom des personnes inscrites + une ligne avec la donnée séjourneur/non inscrit.

Une autre qui indique toutes les activités possibles

Et une dernière table, avec la date du jour, l'heure, le numéro de l'appareil utilisé, la personne qui l'utilise et son activité.

 

Avec une base de données, tu peux alors faire des requêtes de regroupement pour savoir qu'elle est l'appareil le plus utilisé, quelle est l'activité la plus fréquente.

La date te permet une découpe fine : jour de la semaine, mois. L'heure, c'est encore plus fin. (quels sont les ordinateurs occupés de 14h00 à 15h00, tous les jours de la semaine ? La réponse est immédiate avec une base de données.)

 

Les tableurs ne savent pas vraiment traiter les regroupements (sauf si tu programmes en VBA, Visual BAsic, et là il y a du boulot) et c'est sûr tu vas avoir beaucoup de mal à pouvoir sortir des statistiques, alors que ça se fait très facilement dans une base de données.

Récupérer les données d'un tableur dans une base de données, c'est aussi très simple.

 

C'est ce que fait un logiciel EPN. Lorsque la personne se connecte, elle tape son identifiant, son mot de passe, et lance une application... à telle heure et tel jour.

Toutes ces informations vont nourrir une base de données.

 

Par contre, je ne sais pas s'il est possible d'y intégrer des tablettes, ou d'autres appareils comme un scanner, une imprimante 3D ou un appareil photo.

Ou même des ordinateurs portables s'ils ne sont pas connectés.

 

Donc, pour moi, il te faut un logiciel de base de données pour exploiter tes données... et en sortir des statistiques.

Même si elles sont saisies sur un tableur.

  Bernard

 

 

[Pralinel]

Encore une fois, merci Ferris pour ta réponse En fait, notre EPN n'a vraiment pas un fonctionnement "classique" je m'en rends compte ! Cela vient peut-être du fait que le service informatique de la Mairie a vraiment "la main mise" sur nos outils (ce qui n'est pas forcément négatif, mais du coup, on est assez limités en ce qui concerne nos initiatives.) Je leur avais parlé de logiciels comme Open EPN ou Cybergestionnaire, mais ils m'ont répondu que ce n'était pas possible d'installer ça sur nos postes.

 

Donc en fait, je cherche une solution qui ne soit présente que sur le poste du responsable de l'EPN. Actuellement, toutes les statistiques que tu cites, je les tiens grâce à mon planning papier et mes statistiques que je fais sur Excel en comparant le planning papier et notre SIGB. Autant te dire que même si je le fais toutes les semaines, c'est long et fastidieux. D'où mon envie d'essayer de me simplifier la vie ! Les solutions que tu me proposes sont effectivement à la fois bonnes et adaptées à mon objectif, mais impossibles à mettre en place "à cause" du service informatique...

 

Et du coup, j'en viens à te répondre Bernard Merci aussi pour ta réponse ! La BDD sous Access (enfin, Access en version libre) était ma première idée, mais mes cours de base de données commencent à être loin, et avant de me lancer, je préférais avoir un autre avis Le tableur que j'utilise actuellement me sert uniquement pour prendre des notes et faire mes calculs, le croisement des statistiques, je le ferais moi même en fin d'année....

Je vais donc me replonger dans mes cours, et voir si j'arrive à bricoler un truc qui tient la route...

J'ai aussi commencé des recherches pour trouver un logiciel de gestion de planning gratuit, je vais tester SoPlanning cet après midi !

 

Merci beaucoup à tous les deux pour votre aide

[rené]

Bonjour, je n'ose pas ouvrir un sujet juste pour cette question complémentaire, peut-être les personnes concernées pourront-elles me dire : combien vous coûte votre logiciel d'EPN par an, et pour combien de postes ?

Merci d'avance !